Guideline för en mötespolicy

Bra frågor att ta ställning till för externa möten

Vad är viktigt vid bokning av externa möten och konferenser? Till exempel att välja miljöcertifierade mötesplatser?
Hur resandet påverkas genom val av mötesplats? Hur vill ni att ert varumärke skall förknippas med val av mötesanläggningar?

Har ni eller vill ni ha en mötespartner som kan hjälpa er med denna kvalitetssäkring?

En mötespartner säkerställer:

• Överblick och kontroll på externa möten och konferenser
• Kvalitetssäkring av mötesanläggningar utifrån era krav
• Tidsbesparing
• Kostnadskontroll och en tydlig rapportering
• Rabatter
• Stöd av rådgivare i val av rätt mötesanläggning

Förankring och implementering av mötespolicyn

Det bör ges utrymme för dialog så att berörda medarbetare kan ställa frågor.
En frågeställning som ni bör besvara är vilka konsekvenser det får om man inte följer policyn.

Några råd:

• Ta ställning till hur arbetsgruppen och ledningsgruppen ska vara tillgänglig för att stötta förankring och implementering.
• Hur och när bör dessa två grupper ses för att följa upp arbetet. Vilka rapporter och resultat behövs för att se hur implementeringen fortlöper?
• Finns det tydliga rutiner och checklistor i de olika delarna i er nya policy?
• Är det tydligt till vem/vilka medarbetare man kan ställa frågor kring policyn?
• Känner alla chefer sig trygga med att implementera detta i sitt team?

Bestäm vem som ska leda uppdraget och vilka mål vill ni ha?

Ett råd är att ledningen bör enas om vem som skall leda uppdraget och säkerställa att dessa får resurser och mandat att kunna fatta snabba beslut.

En policy på papper eller ett avtal med en mötespartner är ingenting värt utan att den är förankrad och implementerad. Alla vinster som detta kan ge är helt avhängt hur policyn kommer att efterlevas. Därför är det viktigt att relevanta personer hos er får vara delaktiga.

Behövs en arbetsgrupp av beslutsfattare som ska implementera och genomföra nya regler och rutiner för era möten?

• Här bestämmer ni beslut- och förankringsprocessen.
• Vilken ambitionsnivå ni skall ha är viktigt att tillsammans komma fram till.
• Vilka mål och andra policys kan påverka er mötespolicy? Till exempel mål för agenda 2030, hållbarhet-, hälso-, rese-, säkerhetspolicy eller er uppförandekod?
• Bildande av en arbetsgrupp.
• Återkoppling och avstämningar till ledningsgrupp. Sätt konkreta och rimliga mål, vilket underlättar förankring och uppföljning.

Uppföljning och återkoppling

Bestäm och sätt tidpunkt för hur utvärdering, återkoppling och uppdatering skall ske.

Tips på frågeställningar ni ställer er:

• Hur väl känner medarbetarna till mötespolicyn?
• Hur väl efterföljs den?
• Hur har era externa möten förändrats?
• Vilka besparingar och effekter har ni uppnått?
• Hur kan ni genom återkoppling uppmuntra och lyfta fram goda exempel i organisationen?
• Vad är nästa steg?
• Vill ni göra uppdateringar?
• Ytterligare behov av förankring?
• Ytterligare behov av förankring?