Guide till upphandling
Upphandla en mötespartner
Genom alla år som vi på Svenska Möten har varit verksamma som Mötespartner har vi hjälpt företag och organisationer att få kontroll och överblick över sina externa möten och styra mot mötespolicies. Med tiden har vi samlat på oss gedigen kunskap och erfarenhet om upphandlingar av möten och konferenser, både inom det privata näringslivet och inom offentlig sektor. Det har gett oss en djup förståelse för vad som är viktigt för dig som upphandlar möten och konferenser. Vi vet också vad du behöver veta och tänka på för att säkerställa att du får ut det mesta av ditt avtal. Det är för att dela med oss av denna kunskap som vi har tagit fram den här guiden. Väl mött!
Vad är en upphandling?
En upphandling kan användas som ett strategiskt verktyg för företag och offentliga myndigheter att uppnå sina uppsatta mål och använda sina ekonomiska resurser effektivt. Genom en upphandling kan kunden jämföra och väga in – inte bara pris – utan även kvalitét, hållbarhet och tekniska egenskaper och driftskostnader hos de företag som svarar på upphandlingen.
Vid utvärdering av anbuden bör man alltid se till helheten och att företagets eller organisationens hela behov täcks, och välja det anbud som är mest ekonomiskt fördelaktigt mätt med flera parametrar. Exempelvis kanske det anbudet med lägst pris inte når företagets uppsatta hållbarhetsmål.
Det är mycket att tänka på, och här guidar vi dig genom hela upphandlingsprocessen.
Vad behöver just din organisation?
Gör först en behovsanalys av organisationens behov kring mötes- och konferenstjänster, som besvarar följande frågor:
Vilka bokar möten inom er organisation?
- Har de som bokar möten kunskap och utbildning?
- Hållbarhets- och mötespolicy, finns detta och hur efterlevs dessa?
- Hur mycket tid/personalkostnader lägger organisationen ned internt på möteshantering och bokning?
- Finns en samlad bild över vad möten kostar er organisation?
- Inhämta information från ledning gällande mötesoch konferensbehov kommande år.
- Vilka tjänster behöver vi? Bokning av mötesanläggning, digitala möten, transporter, deltagarhantering (webbsida med inbjudan, anmälan, frågor och svar, uppföljning mm), talare/moderator, projektledning för större evenemang, förbättringar av möteskulturen inom organisationen (ex. innehåll, spelregler, föreläsningar och utbildningar för effektivare möten), bokning av aktiviteter, måltider etc?
- Är det viktigt för oss att digitalisera bokningsprocessen och kunna boka själva online?
Viktiga punkter att se över och besluta:
- Gör en sammanställning av de senaste två årens mötesinköp. Svara på frågorna:
- Antal bokade möten per år?
- Total möteskostnad per år?
- Eventuella tillkommande resekostnader
kopplat till möten? - Hur besparing mäts? Tid, pengar?
- Om en eventuell hållbarhetspolicy finns,
efterföljs den?
- Om tidigare upphandling har gjorts, se över förfrågningsunderlaget och utvärderingskriterierna kring denna tjänst
- Antal bokade möten per år?
- Total möteskostnad per år?
- Eventuella tillkommande resekostnader
kopplat till möten? - Hur besparing mäts? Tid, pengar?
- Om en eventuell hållbarhetspolicy finns,
efterföljs den?
- Om avtal funnits sedan tidigare av mötes- och konferenstjänster:
- Hur nöjda har ni varit med leveransen?
- Har den tidigare leverantören bidragit med minskad arbetsbelastning?
- Utse en ansvarig för avtalet vars uppgift är att säkerställa att verksamhetens behov tillgodoses genom upphandlingen, avtalet och leveransen
- Säkerställ hur ert behov av betalningslösningar ser ut:
- Fakturering från anläggning direkt eller endast från leverantören?
- Säkerställ även antalet betaldagar, format på faktura; svefaktura, (xml-faktura) eller PDF-faktura.
- Uppdatera faktureringsalternativen.
- Besluta om val av utvärderingsmodell: pris eller det ekonomiskt mest fördelaktiga?
Med ekonomiskt mest fördelaktiga avses exempelvis- Kostnadseffektivitet.
- Kvalitet.
- Hållbarhetsprestanda.
- Pris.
- Leverans- och genomförandetid.
- Service, funktionella och tekniska egenskaper.
Vilken prismodell passar er bäst?
En avgörande fråga inför varje upphandling är vilken prismodell som ska efterfrågas. I mötesindustrin är ett vanligt ersättningsupplägg att en anläggning som fått en bokning ersätter leverantören med en provision, dvs en procentsats på det bokade beloppet. Det finns också ett antal olika modeller där kunden istället betalar sin leverantör direkt. Nedan specificeras de tre vanligaste prismodellerna vid upphandling av mötes- och konferenstjänster.
Provision
Denna affärsmodell är kostnadsneutral för er organisation. I klartext betyder det att leverantören (i detta fall Svenska Möten) får betalt av mötesplatsen i fråga då leverantören är en anlitad återförsäljare. Den här modellen innebär att ingen kostnad för er organisation tillkommer. Beroende på estimerad volym i underlaget bör kund (dvs er organisation) efterfråga en en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, till exempel projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc.
Servicearvode
Denna affärsmodell innebär att ni ersätter leverantören direkt. Servicearvodet utgörs oftast av en procentuell ersättning baserad på bokningsbeloppet. Beroende på uppskattad volym i underlaget bör kund efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, t.ex. projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc.
Transaktionsarvode
Denna affärsmodell innebär att ni som organisation ersätter leverantören för nedlagt arbete. Transaktionsarvodet utgörs oftast av en fast kostnad per bokning/per tjänst. (kostnad beroende på storlek av grupp). T.ex. ett pris på storlek 2-30 deltagare, 31-70 deltagare osv. Utöver bokning av mötesplats upphandlas vanligen tillkommande kringtjänster på fast pris, t.ex. projektledning, deltagarhantering, personal på plats under genomförande etc. Beroende på estimerad volym i underlaget bör kund efterfråga en fastslagen garanterad rabatt vid varje bokning.
9 viktiga frågor som alltid bör ställas:
- Säkerställ ekonomisk stabilitet (skallkrav)
- Rating via UC/Creditsafe alternativt årsredovisning.
- F-skattebevis.
- Försäkringar (skallkrav)
- Kräv intyg på ansvarsförsäkring.
- Kompetens och erfarenhet (skallkrav)
- Kräv företagsbeskrivning samt krav på organisationsschema, som styrker att leverantören har kompetens och erfarenhet att hantera era krav, till företagsbeskrivningen.
- Kräv en beskrivning av leveransen.
- Säkerställ att leverantören har erfarenhet av att utföra tjänsten och säkerställ leveransen av avtalskunder i likvärdig storlek.
- Kräv dokumentation för arbetsrutiner över hur leverantören arbetar med avtalskunder för att säkerställa leverans.
- Kräv implementeringsplan.
- Kräv att leverantören beskriver hur de arbetat med kompetensutveckling av sin personal.
- Service och tillgänglighet (utvärderingskriterium)
- Kräv tillgänglighet, leverans av tjänsten samma dag.
- Kräv anpassad tillgänglighet som är optimal för er organisation, exempelvis erbjuder leverantören köp av tjänsten online?
- Ett dedikerat team som exempel. Bra för de kunder som har specifika önskemål och krav = trygghet.
- Säkerställ att leverantören arbetar med systematiska kundnöjdhetsuppföljningar.
- Tillse att tillräcklig konkurrensen tillvaratas (exempelvis alltid offert från minst tre anläggningar).
- Säkerställ att leverantören erbjuder önskade tilläggstjänster såsom deltagarhantering, personal på plats under genomförande, projektledning etc.
- Digitala möten.
- Referenser (skallkrav)
- Begär minst två referenser från kunder med liknande uppdrag hos leverantören samt att referenserna skall vara volymmässigt i samma storlek som er organisation.
- Referenser kan vara på hela avtalet eller specifika uppdrag i avtalet.
- Dedikerat kundansvar (utvärderingskriterium)
- Kräv egen KAM hos leverantören för avtalet (Key Account Manager).
- Ställ krav på hur ofta uppföljning av avtalets leverans skall ske.
- Ställ krav på hur ofta statistik skall levereras.
- Ställ krav på vilka delar KAM:en skall vara behjälplig med under implementeringen.
- Kollektivavtal (utvärderingskriterium)
- Skall följa gällande Svenska lagar och regler.
- Bör tillhöra en etablerad branschorganisation.
- Hållbarhetsarbete
Leverantören bör själv kunna hänvisa till ett aktivt hållbarhetsarbete.- Kräv att leverantören ska boka miljömärkta anläggningar.
- Leverantören bör kunna hjälpa er att redovisa klimatavtryck per deltagare.
- Leverantören bör själv kunna hänvisa till ett aktivt hållbarhetsarbete inkluderat miljömässiga, sociala och ekonomiska aspekter. Detta bör leverantören kunna påvisa genom en oberoende certifiering/märkning som ISO14001, ISO2021 eller med hjälp av en hållbarhetsrapport.
- Kvalitetsarbete (utvärderingskriterium)
- Säkerställ hur leverantören arbetar med kvalitetsförbättringar, hållbarhet, reklamationer och avvikelser.
- Leverantören bör arbeta efter ett kvalitetsledningssystem, till exempel ISO 9001
Kontakta oss
Vill du veta mer om hur Svenska Möten kan hjälpa dig?
Välkommen att fylla i formuläret eller kontakta oss på 0771-50 55 00.