Guide för planering av möte

Innan du bokar, tänk noga igenom:

Syfte och mål

• Vad är syftet och målet med mötet?
• Vad vill du att deltagarna ska känna, tycka och göra efteråt?
• Vilken nytta ska det här ge organisationen?

Vilka som ska delta

• Vilka ska delta och varför?
• Säkerställ att rätt målgrupp bjuds in för att syfte och mål ska kunna uppnås
• Hur många deltagare?

Viktiga beslutspunkter

• Vad är budgeten?
• Vem tar beslut?
• Vilket/vilka datum? Kan du vara flexibel med datum och veckodag?
• Tider och klockslag?
• Hur ska programmet se ut?
• Tänk igenom de viktiga pauserna! Kaffepauser, mejl- och telefonpauser, luncher, middagar (2 eller 3-rätters)?

Typ av anläggning och boende

• Övernattning? Enkel- eller dubbelrum?
• Typ av anläggning? Centralt? Naturskönt eller nära flygplats? Behov av parkering, transport, tillgänglighet för funktionshindrade? Krav på miljömärkning?
• Vilken typ av möblering?
• Speciella önskemål, exempelvis utställningsytor, scen, teknisk utrustning?
• Vad behöver ni för teknik? Kommer någon talare eller deltagare att vara med på länk under hela eller delar av mötet?
• Behövs hjälp med deltagarhantering och/eller registrering på plats?

Transport, aktiviteter och övrig information

• Behöver du hjälp att boka transport, talare eller artister?
• Aktiviteter? I så fall vilken typ? Fysisk aktivitet? Hjärngympa? Mat och dryck?
• Andra uppgifter för anläggningen att känna till