Guide till hybridmöten
Guide för planering av möte
Hybridmöten, alltså möten där några finns på plats i en lokal medan andra ansluter digitalt, ställer högre krav på dig som mötesledare än på vanliga möten där alla deltar på lika villkor. Men att få de som är uppkopplade att känna sig lika inkluderade och engagerade som de som finns på plats i rummet behöver inte vara så svårt. Här guidar vi dig till hur du planerar och genomför hybridmöten.
Planering
- Bestäm verktyg och plattform. Det finns en rad hjälpmedel på marknaden.
- Fördela ansvaret. Kan du ha en medhjälpare som ansvarar för att deltagarna som är med via länk blir engagerade i samtalet?
- Se över behovet av teknik i rummet. Finns all utrustning du behöver på plats? Och fungerar den?
- Håll det kort. Låt de digitala deltagarnas upplevelse styra, då det är mer tröttande att delta på distans.
- Variera agendan. Bryt långa diskussioner med interaktiva inslag för att involvera och engagera dina deltagare.
- Tänk på möbleringen, att alla deltagare måste kunna se varandra och den som talar. Placera ut flera mikrofoner i rummet så att alla hörs tydligt.
- Planerar du ett större hybridmöte för 150 personer och uppåt? Ta in professionell hjälp och gör en tydlig kravspecfikation.
Under mötet
Börja alltid med att vända dig till distansdeltagarna så att de känner sig sedda och blir synliggjorda. Repetera alltid frågor och svar eftersom det kan vara svårt att uppfatta vad som sägs i rummet när man är med via länk.
Tänk parallella sejourer. Kanske deltagarna som är med via länk kan lösa uppgiften tillsammans medan de på plats tar ett promenadmöte? Alla behöver inte uppleva samma saker samtidigt.
Bullar till alla – inte bara de som är plats! Det finns flera bra mingelplattformar för de som är med på distans.
Redo att boka eller skicka en förfrågan?
Då kan du boka snabbt och smidigt online via formuläret eller skicka en förfrågan till våra erfarna mötesplanerare.
Vill du gärna prata med någon direkt? Se olika alternativ under fliken ”Kontakta oss”.