Checklista inför konferensförfrågan
En bra start på planeringen
För att du ska få en så bra offert från oss som möjligt, är det viktig att vi får ett bra underlag med information om mötets syfte, dina önskemål och ramar. Vi har tagit fram en checklista som guidar dig som bokar möten och konferenser till hur du gör en bra förfrågan som säkerställer att offerten möter dina syften, att ditt möte har rätt form och hålls på rätt plats.
Att tänka på:
- Syfte och mål
Vad är syftet med mötet? Vad vill du förmedla för känsla? - Datum och tider
Se till att boka in tillräckligt med tid för hela agendan. Våga planera in fri tid eller utrymme för en aktivitet. Vi rekommenderar två pauser med en gemensam aktivitet eller informella samtal under en hel dags konferens. - Pauser
Boka in en mejl- och telefonpaus för deltagarna om ni möts under en längre tid. Annars finns en risk att ni tappar deltagare under de gemensamma aktiviteterna. - Deltagare
Hur många ska vara med på mötet? Skiljer sig antalet mellan dagar eller för- eller eftermiddag? Behöver ni anpassa mötet efter någon deltagare, tex på grund av religiösa skäl eller funktionsvariationer? - Möblering i lokalen
Valmöjligheterna är många men det är viktigt att välja rätt typ av sittning beroende på syftet med ditt möte och antal deltagare. Vissa möbleringar kräver större lokaler, så viktigt att tänka till innan så att du får rätt pris i offerten! - Alternativ sittning
Vi på Svenska Möten kan hjälpa er för att hitta en alternativ sittning - Mötesanläggning
Val av anläggning ska spegla det du vill uppnå med mötet. Platsen gör skillnad! - Ska ni övernatta?
Vill ni ha dubbel eller enkelrum? Eller blandat? - Geografiskt område
Finns geografiska måsten eller önskemål om tex centralt eller närhet till naturen? Måste det vara enkelt att åka kommunalt, eller är det viktigt med parkeringsmöjligheter? - Transport
Behöver ni boka buss? Du vet väl att du kan boka transport direkt via Svenska Möten? - Talare
Behöver ni en extern talare, moderator eller artist under mötet? Att ta in en extern föreläsare kan vara ett sätt att beröra på djupet. En trött chef som personalen lyssnat på tusen gånger har förmodligen svårare att bidra till förändring. - Aktivitet/Samvaro
Rätt aktivitet under konferensen förstärker mötets syfte, bygger teamkänsla och skapar motivation - Budget
Finns det något budgettak för vad konferensen får kosta? Berätta gärna det för oss, så vet vi vilka anläggningar som kan möta era kostnadsramar - Teknik
Tänk igenom ert behov av teknik redan innan du skickar förfrågan. Kommer en eller flera deltagare eller talare kanske vara med på länk under hela eller delar av mötet? Då behöver ni tillgång till teknik för hybridmöten. Eller behöver ni kanske en studio eller möjlighet att livesända mötet? Detta styr val av anläggning, så tänk igenom detta tidigt i planeringen.
Redo att boka eller skicka en förfrågan?
Då kan du boka snabbt och smidigt online via formuläret eller skicka en förfrågan till våra erfarna mötesplanerare.
Vill du gärna prata med någon direkt? Se olika alternativ under fliken ”Kontakta oss”.