Vår personuppgiftspolicy

Svenska Möten värnar om din personliga integritet och strävar efter att skydda dina personuppgifter på bästa sätt. Denna policy beskriver varför vi samlar in information om dig och hur informationen hanteras.

Denna personuppgiftspolicy tillsammans med Webbplatsvillkor, Svenska Mötens Cookie Policy och eventuella andra villkor reglerar Svenska Mötens behandling av Personuppgifter. Om du adderar Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Svenska Möten får behandla även de Personuppgifterna i enlighet med tillämpliga Integritetsvillkor.

Innehåll:

  • Vad är en personuppgift och behandling?
  • Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund?
  • Varför vi behandlar personuppgifter
  • Hur inhämtar vi dina personuppgifter?
  • Ansvarig för de personuppgifter vi samlar in
  • Vi delar dina personuppgifter med andra
  • Var behandlar vi dina personuppgifter?
  • Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
  • Dina rättigheter som registrerad
  • Kan det finnas hinder mot radering?
  • Hur hanterar vi personnummer?
  • Vad är cookies och hur använder vi det?
  • Kan du själv styra användandet av cookies?
  • Hur skyddas dina personuppgifter?
  • Överlåtelse
  • Tillsynsmyndighet
  • Hur kontaktar du oss om personuppgifter?
  • Uppdatering av personuppgiftspolicy

Vad är en personuppgift och personuppgiftsbehandling?
Personuppgifter är all slags information som direkt eller indirekt kan hänföras till dig som fysisk person. Exempel på personuppgifter är namn, personnummer och adress. Även bilder och ljudupptagningar som behandlas i en dator kan vara personuppgifter. Krypterade uppgifter och olika slags elektroniska identiteter (t.ex. IP-nummer) är personuppgifter om de kan kopplas till fysiska personer.
Behandling av personuppgifter är allt som sker med personuppgifterna, dvs. varje åtgärd som vidtas med en personuppgift, oberoende av om den utförs automatiserat eller inte. Exempel på vanliga behandlingar är insamling, registrering, organisering, strukturering, lagring, bearbetning, överföring och radering.
Vi hanterar även ibland även känsliga personuppgifter som information om specialkost (som kan relatera till religiös åskådning och/eller hälsa) eller fackförening, dessa anses vara extra skyddsvärda, och sker endast efter samtycke. För att kunna se till att personer med tex allergier får sina behov tillgodosedda under mötet måste vi dela denna information med underleverantörer efter samtycke. Vi har även avtalskunder inom fackorganisationer, och för att kunna leverera vår tjänst måste vi meddela arbetsställe till våra underleverantörer.

Vilka personuppgifter samlar vi in om dig som kund?
Vi samlar in följande information:
Grundläggande personuppgifter: namn,
Kontaktuppgifter: e-postadress, telefonnummer, arbetsplats och adress.
Betalningsinformation: kredit- och betalkortsnummer, annan betalningsinformation som du tillhandahåller.
Bokningshistorik: Vilka mötesförfrågningar du gjort och vad som var önskemål under resp möte, när och vart du har haft dina möten, samt avbokade förfrågningar/möten.
Teknisk information: IP adress, webbläsare och operatörssystem, datum och antal tillträden samt standardiserad webblogginformation, de sidor på webbplatsen som du besöker, tidsperioden som du tillbringar på dessa sidor och annan liknande teknisk användningsinformation

Varför vi behandlar personuppgifter
Svenska Möten samt våra personuppgiftsbiträden hanterar dina personuppgifter med stöd av, i lag angivna, grunder. Främst behandlas dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra vår del av vårt avtal. Får vi inte dessa uppgifter kan vi inte fullgöra våra åtaganden. Vi gör en intresseavvägning, dvs. vi bedömer att vi har ett berättigat intresse av att använda dina uppgifter, t.ex. för att ge dig information om nya tjänster och be dig svara på kundenkäter samt för att utvärdera, utveckla och förbättra våra tjänster/produkter. Vi behöver även ditt samtycke för att t.ex. skicka anpassade erbjudanden i marknadsföring till dig. När ditt samtycke krävs för en personuppgiftsbehandling kommer vi att samla in det separat. Vi kan även komma att behandla dina uppgifter om vi på grund av lag eller myndighetsbeslut tvingas att göra så. Vi vill ständigt förbättra oss och vår webbplats svenskamoten.se, dess egenskaper och innehåll. Därför använder vi dina uppgifter för att förstå hur du använder dig av vår webbplats för att förbättra dess funktionalitet och användarvänlighet. För att göra det kan vi komma att använda s.k. cookies, eller annan liknande teknik.

Hur inhämtar vi dina personuppgifter?
Vi får de flesta uppgifter direkt från dig, antingen direkt eller om ni är avtalskunder till oss er avtalsansvarig, kan även få era personuppgifter från våra medlemmar (mötesanläggningar) om ni behöver hjälp med ett möte. Även genom utifrån hur du använder våra tjänster och vår webbplats.

Ansvarig för personuppgifter vi samlar in
Personuppgiftsansvarig för de behandlingar som vi utför med dina personuppgifter är Svenska Möten Ekonomisk Förening org.nr 769609-0732
Personuppgiftsansvarig är den som är ansvarig för behandlingen av personuppgifter och bestämmer varför och hur personuppgifter ska behandlas.

För att kunna leverera våra tjänster samt uppfylla våra avtal så använder sig Svenska Möten av personuppgiftsbiträden. Det innebär att Svenska Möten är Personuppgiftsansvarig, men att vi outsourcar delar av behandlingen. Som tex våra underleverantörer som ska ta emot mötesgrupper, marknadsföringssystem, bokningssystem, deltagarhanteringssystem, ekonomisystem. Svenska Möten ingår avtal med alla våra underleverantörer för att säkerhetsställa att vi följer förordningen och att dina personuppgifter hanteras på ett korrekt sätt.

Om du adderar Personuppgifter om andra personer är du ansvarig för att Svenska Möten får behandla även de Personuppgifterna i enlighet med vår personuppgiftspolicy.

Vi delar dina personuppgifter med andra
Dina personuppgifter kan komma att delas till andra tjänsteleverantörer för att vi ska kunna tillhandahålla vår tjänst till dig.
När det är nödvändigt för att erbjuda våra tjänster delar vi dina personuppgifter med företag som är s.k. personuppgiftsbiträden för oss. Ett personuppgiftsbiträde är ett företag som behandlar informationen för vår räkning och enligt våra instruktioner. Det kan vara företag som hjälper oss med betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer), marknadsföring (print och distribution, sociala medier, mediebyråer eller reklambyråer) eller IT-tjänster (företag som hanterar nödvändig drift, teknisk support och underhåll av våra IT-lösningar), företag där ni kommer att förlägga era möten/aktiviteter eller liknande samt vårt bokningssystem där vi hanterar dina mötesförfrågningar.

När dina personuppgifter delas med ett personuppgiftsbiträde sker det med stöd av samma legala grund som vi har samlat in din information, t.ex. för att uppfylla våra åtaganden enligt avtalet. Vi har skriftliga avtal med personuppgiftsbiträden för att garantera säkerheten för de personuppgifter som behandlas. Vissa aktörer är självständigt personuppgiftsansvariga. Det kan vara statliga myndigheter, eller företag som erbjuder betallösningar (kortinlösande företag, banker och andra betaltjänstleverantörer). När dina personuppgifter delas med ett företag som är självständigt personuppgiftsansvarig gäller det företagets personuppgiftspolicy för deras behandlingar.

Var behandlar vi dina personuppgifter?
Dina personuppgifter behandlas huvudsakligen i våra egna IT-system som finns i Sverige, men de kan även bli föremål för behandling i system som är placerade inom EU/EES. I undantagsfall fall kan dina personuppgifter överföras till ett land utanför EU/EES. Om vi delar dina personuppgifter med ett personuppgiftsbiträde som, antingen själv eller genom en underleverantör, är etablerad eller lagrar information i ett land utanför EU/EES får biträdet endast ta del av information som är relevant för ändamålet. Vi vidtar alltid alla rimliga legala, tekniska och organisatoriska åtgärder för att säkerställa att skyddsnivån är densamma som inom EU/EES.

Hur länge sparar vi dina personuppgifter?
Vi lagrar/sparar dina personuppgifter enbart när vi har skäl att göra det eller så länge det är nödvändigt för att vi ska kunna fullfölja våra åtaganden/avtal gentemot dig som kund. Om du avregistrerar dig från våra tjänster tar vi bort dina personuppgifter så snart vi kan, med undantag för avidentifierade uppgifter som vi kan komma att spara för statistikändamål. Vi kan även komma att behålla dina uppgifter om vi på grund av lag eller myndighetsbeslut tvingas att göra så.

Dina rättigheter som registrerad?
Vid en begäran om tillgång kan vi behöva be om ytterligare uppgifter för att säkerställa en effektiv hantering av din begäran och att informationen lämnas till rätt person.
Om du anser att personuppgifterna är felaktiga eller ofullständiga har du rätt att begära att vi rättar dessa och i vissa fall att vi begränsar eller raderar dessa
Du har rätt att invända mot viss behandling såsom direktmarknadsföring som vi gör baserat på samtycke. Invändningen omfattar även analyser av personuppgifter (profilering) som utförs för direktmarknadsföring. Med direktmarknadsföring avses alla typer av uppsökande marknadsföringsåtgärder (t.ex. via post, e-post och sms). Om du invänder mot direktmarknadsföring kommer vi att upphöra med behandlingen av dina personuppgifter för det ändamålet. Detta görs enklast genom att avregistrera sig från våra utskick genom att klicka på avregistreringslänken i utskicket eller givetvis kontakta Svensk Möten direkt.
Om du väljer att använda våra tjänster eller söker upp oss för att få veta mer om våra produkter och erbjudanden räknas det inte som direktmarknadsföring.

Kan det finnas hinder mot radering?
Det finns vissa legala skyldigheter som hindrar oss från att omedelbart radera vissa personuppgifter. Sådana skyldigheter finns i bokförings- och skattelagstiftning, bank- och penningtvättslagstiftning, samt i konsumenträttslagstiftning.

Hur skyddas dina personuppgifter?
Endast behöriga anställda, samarbetspartner, underleverantörer som faktiskt behöver behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna uppfylla våra angivna ändamål har tillgång till dem. Vi är angelägna om att dina uppgifter ska hanteras med hög säkerhet. Vi har därför vidtagit, tekniska och organisatoriska, för att hantera dina personuppgifter i enlighet med gällande och modern teknologi för att skydda dina uppgifter.

Vi är alltid skyldiga att meddela dig om dina personuppgifter har läckt samt att vi alltid måste rapportera till Datainspektionen att detta skett inom 72 timmar.

Överlåtelse
Om vi säljer, omorganiserar eller på annat sätt överlåter hela eller delar av vår verksamhet kan dina Personuppgifter komma att överlåtas samtidigt.

Tillsynsmyndighet.
Integritetsskyddsmyndigheten är ansvarig för att övervaka tillämpningen av GDPR (General Data Protection Regulation) dataskyddslagstiftningen.
Om du har invändningar eller klagomål på hur vi hanterar dina personuppgifter kontakta:
Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm
Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Fax: 08-652 86 52

Uppdatering av personuppgiftspolicy
Vi kan komma att uppdatera denna personuppgiftspolicy. Den senaste versionen av personuppgiftspolicyn kommer alltid att finnas på https://www.svenskamoten.se/om-oss/personuppgiftspolicy/. Ändringar i denna policy meddelas genom att de nya villkoren publiceras på Svenska Mötens webbplats och vi rekommenderar därför att du regelbundet tar del av dessa.

Hur kontaktar du oss om personuppgifter?
Svenska Möten, org.nr 769609-0732, personuppgiftsansvarig för behandlingen av dina personuppgifter.
Köpsvängen 10
168 67 Bromma
Du kan även nå oss via telefon: 0771-505 500 och epost: info@svenskamoten.se
Svenska Möten har ett dataskyddsombud, som du enklast kan kontakta via e-postadressen marcus.wallin@svenskamoten.se

Policys