Utmaningen med hybridmöten
Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Troligtvis är den här för att stanna eftersom det alltid kommer att finnas någon eller några deltagare som av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt.
Den vanligaste och enklaste formen av hybridmöten är små hybridmöten där alla kan se varandra, exempelvis ett säljmöte där ett par-tre deltagare sitter i ett litet mötesrum och via en enkel teknisk lösning kopplar upp sig mot ett fåtal digitala deltagare. Troligtvis kommer också stora evenemang och mässor i framtiden att erbjuda deltagare alternativet att delta fysiskt på plats eller koppla upp sig via länk och följa delar av programmet digitalt.
Men är hybridmöten rätt för alla typer av mellanstora möten?
Utmaningen med hybridmöten kommer när du ska samla till ett mellanstort möte eller konferens med både deltagare på plats och via länk som ska delta i – och bidra till – mötet på lika villkor. Det är faktiskt enklare att ha ett helt fysiskt eller helt digitalt evenemang eller konferens eftersom du kan tillgodose allas behov av inkludering på samma sätt. Ett lyckat hybridmöte däremot, ställer mycket högre krav både på dig som mötesledare och tekniken för att alla deltagare ska känna sig sedda, hörda och kunna bidra obehindrat.
Tänk noga igenom syfte och mål med ditt möte!
Är syftet att låta deltagarna nätverka med inslag av frågestunder, diskussioner och beslutsfattande? Tänk i så fall en extra gång på om hybridmöte verkligen är det bästa alternativet, eftersom den typen av möten som bygger på interaktivitet mellan deltagarna är svår att genomföra på ett bra sätt och på lika villkor för alla.
När du har bestämt dig för att hybridmöte är det bästa alternativet för dig, vad är då viktigt att tänka på i planeringsfasen? Säkerställ följande:
- Att både de som finns på plats i lokalen och deltar via länk, ska kunna se varandra i lokalen, gärna med flera olika kameror och vinklar
- Att alla deltagare lika lätt ska kunna begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen
- Att ljudet både digitalt och i lokalen är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar
- Att mötesledaren faciliterar och styr mötet på ett proffsigt och tydligt sätt för att säkerställa att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor
För ett lyckat hybridmöte behöver du ställa höga krav på den tekniska utrustningen och säkerställa att du som mötesledare har den kompetens som krävs för att koordinera och facilitera mötet på bästa sätt. Det är inte så enkelt som det kan verka, men övning ger färdighet!
- Ett mötesplattform för videomöten, exempelvis Zoom, Teams eller Skype, är ett måste. Om ni inte redan har ett konto på ditt företag, fråga mötesanläggningen om de kan hjälpa till.
- Förutom en bra mötesplattform behöver ni också ett bra system för ljudupptagning, extra viktigt nu när deltagarna ofta sitter utspridda i lokalen.
- En kamera eller två som både kan visa deltagare och zooma in på talare eller detaljer är att föredra för att få ett djup för de som deltar digitalt.
Vi hjälper dig!
Svenska Möten guidar dig till rätt anläggning – även för hybridmöten. Här har vi listat mötesanläggningar i Sverige som har möjlighet att skapa lyckade hybridmöten där tekniken är i fokus, https://www.svenskamoten.se/konferens/hybridmote
Mer lästips! På samma sätt som för fysiska möten är planeringen A och O. Här kan du ladda ner en guide och checklista för din planering.
Ska du leda ett hybridmöte? Här får du våra bästa tips!
Foto: Hotell Kristina, Sigtuna
