Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Utmaningen med hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Troligtvis är den här för att stanna eftersom det alltid kommer att finnas någon eller några deltagare som av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt. 

Den vanligaste och enklaste formen av hybridmöten är små hybridmöten där alla kan se varandra, exempelvis ett säljmöte där ett par-tre deltagare sitter i ett litet mötesrum och via en enkel teknisk lösning kopplar upp sig mot ett fåtal digitala deltagare. Troligtvis kommer också stora evenemang och mässor i framtiden att erbjuda deltagare alternativet att delta fysiskt på plats eller koppla upp sig via länk och följa delar av programmet digitalt.

Men är hybridmöten rätt för alla typer av mellanstora möten?
Utmaningen med hybridmöten kommer när du ska samla till ett mellanstort möte eller konferens med både deltagare på plats och via länk som ska delta i – och bidra till – mötet på lika villkor. Det är faktiskt enklare att ha ett helt fysiskt eller helt digitalt evenemang eller konferens eftersom du kan tillgodose allas behov av inkludering på samma sätt. Ett lyckat hybridmöte däremot, ställer mycket högre krav både på dig som mötesledare och tekniken för att alla deltagare ska känna sig sedda, hörda och kunna bidra obehindrat.

Tänk noga igenom syfte och mål med ditt möte!
Är syftet att låta deltagarna nätverka med inslag av frågestunder, diskussioner och beslutsfattande?  Tänk i så fall en extra gång på om hybridmöte verkligen är det bästa alternativet, eftersom den typen av möten som bygger på interaktivitet mellan deltagarna är svår att genomföra på ett bra sätt och på lika villkor för alla.

När du har bestämt dig för att hybridmöte är det bästa alternativet för dig, vad är då viktigt att tänka på i planeringsfasen? Säkerställ följande:

  1. Att både de som finns på plats i lokalen och deltar via länk, ska kunna se varandra i lokalen, gärna med flera olika kameror och vinklar
  2. Att alla deltagare lika lätt ska kunna begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen
  3. Att ljudet både digitalt och i lokalen är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar
  4. Att mötesledaren faciliterar och styr mötet på ett proffsigt och tydligt sätt för att säkerställa att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor

För ett lyckat hybridmöte behöver du ställa höga krav på den tekniska utrustningen och säkerställa att du som mötesledare har den kompetens som krävs för att koordinera och facilitera mötet på bästa sätt. Det är inte så enkelt som det kan verka, men övning ger färdighet!

  • Ett mötesplattform för videomöten, exempelvis Zoom, Teams eller Skype, är ett måste. Om ni inte redan har ett konto på ditt företag, fråga mötesanläggningen om de kan hjälpa till.
  • Förutom en bra mötesplattform behöver ni också ett bra system för ljudupptagning, extra viktigt nu när deltagarna ofta sitter utspridda i lokalen.
  • En kamera eller två som både kan visa deltagare och zooma in på talare eller detaljer är att föredra för att få ett djup för de som deltar digitalt.

Vi hjälper dig!
Svenska Möten guidar dig till rätt anläggning – även för hybridmöten. Här har vi listat mötesanläggningar i Sverige som har möjlighet att skapa lyckade hybridmöten där tekniken är i fokus, https://www.svenskamoten.se/konferens/hybridmote

Mer lästips! På samma sätt som för fysiska möten är planeringen A och O. Här kan du ladda ner en guide och checklista för din planering.

Ska du leda ett hybridmöte? Här får du våra bästa tips! 

Foto: Hotell Kristina, Sigtuna

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off. På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och […]

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

En guide till digitala årsstämmor.

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma. […]

Så planerar och genomför du en stämma

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma. Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Vi förklarar hubmöten.

Vi förklarar hubmöten.

Borta är tiden då fysiska möten var standard. Nu har en rad nya mötesformer tagit plats på arenan. Hybridmöten, digitala möten, studios, digitala events – och hubmöten. Begreppet hubmöte, på engelska pod-meeting, var i princip helt okänt för bara ett år sedan men används nu allt oftare. Så vad är egentligen ett hubmöte och hur […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]