Inga sparade anläggningar!
Visa orginalspråket
Frågor & svar

Utmaningen med hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Troligtvis är den här för att stanna eftersom det alltid kommer att finnas någon eller några deltagare som av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt. 

Den vanligaste och enklaste formen av hybridmöten är små hybridmöten där alla kan se varandra, exempelvis ett säljmöte där ett par-tre deltagare sitter i ett litet mötesrum och via en enkel teknisk lösning kopplar upp sig mot ett fåtal digitala deltagare. Troligtvis kommer också stora evenemang och mässor i framtiden att erbjuda deltagare alternativet att delta fysiskt på plats eller koppla upp sig via länk och följa delar av programmet digitalt.

Men är hybridmöten rätt för alla typer av mellanstora möten?
Utmaningen med hybridmöten kommer när du ska samla till ett mellanstort möte eller konferens med både deltagare på plats och via länk som ska delta i – och bidra till – mötet på lika villkor. Det är faktiskt enklare att ha ett helt fysiskt eller helt digitalt evenemang eller konferens eftersom du kan tillgodose allas behov av inkludering på samma sätt. Ett lyckat hybridmöte däremot, ställer mycket högre krav både på dig som mötesledare och tekniken för att alla deltagare ska känna sig sedda, hörda och kunna bidra obehindrat.

Tänk noga igenom syfte och mål med ditt möte!
Är syftet att låta deltagarna nätverka med inslag av frågestunder, diskussioner och beslutsfattande?  Tänk i så fall en extra gång på om hybridmöte verkligen är det bästa alternativet, eftersom den typen av möten som bygger på interaktivitet mellan deltagarna är svår att genomföra på ett bra sätt och på lika villkor för alla.

När du har bestämt dig för att hybridmöte är det bästa alternativet för dig, vad är då viktigt att tänka på i planeringsfasen? Säkerställ följande:

  1. Att både de som finns på plats i lokalen och deltar via länk, ska kunna se varandra i lokalen, gärna med flera olika kameror och vinklar
  2. Att alla deltagare lika lätt ska kunna begära ordet, oavsett om de deltar via länk eller finns på plats i lokalen
  3. Att ljudet både digitalt och i lokalen är bra så att alla hör varandra, oavsett hur man deltar och vem som pratar
  4. Att mötesledaren faciliterar och styr mötet på ett proffsigt och tydligt sätt för att säkerställa att alla deltagare blir sedda och hörda på lika villkor

För ett lyckat hybridmöte behöver du ställa höga krav på den tekniska utrustningen och säkerställa att du som mötesledare har den kompetens som krävs för att koordinera och facilitera mötet på bästa sätt. Det är inte så enkelt som det kan verka, men övning ger färdighet!

  • Ett mötesplattform för videomöten, exempelvis Zoom, Teams eller Skype, är ett måste. Om ni inte redan har ett konto på ditt företag, fråga mötesanläggningen om de kan hjälpa till.
  • Förutom en bra mötesplattform behöver ni också ett bra system för ljudupptagning, extra viktigt nu när deltagarna ofta sitter utspridda i lokalen.
  • En kamera eller två som både kan visa deltagare och zooma in på talare eller detaljer är att föredra för att få ett djup för de som deltar digitalt.

Vi hjälper dig!
Svenska Möten guidar dig till rätt anläggning – även för hybridmöten. Här har vi listat mötesanläggningar i Sverige som har möjlighet att skapa lyckade hybridmöten där tekniken är i fokus, https://www.svenskamoten.se/konferens/hybridmote

Mer lästips! På samma sätt som för fysiska möten är planeringen A och O. Här kan du ladda ner en guide och checklista för din planering.

Ska du leda ett hybridmöte? Här får du våra bästa tips! 

Foto: Hotell Kristina, Sigtuna

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Just när vi äntligen hade fått träffa kollegorna igen och mötas – på riktigt, så är vi tillbaka till nya restriktioner och hemarbete. Men i mötesrum över hela Sverige pågår det dagligen säkra och ansvarsfulla möten som bygger företagskulturer, svetsar samman team och ger näring åt kreativa framtidsvisioner.  Här är våra bästa tips för covidsäkra […]

Sju tips för en lyckad julfest

Sju tips för en lyckad julfest

Det är mitten av december och vi befinner oss mitt i julfesternas högsäsong. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul. Men vissa kanske en oro för att smittas, inför att veta vem man ska prata med eller vad för beteende man ska acceptera, kan skapa stress inför festen.  Här är sju tips som […]

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Visste du att du kan beställa ett snabbtest av alla mötesdeltagare för pågående Covid-19-infektion genom oss? Testningen sker på plats på mötesanläggningen innan konferensen, mötet eller julbordet och 15 minuter efter utfört test meddelas provsvaret. Du kan också beställa prisvärda självtester genom oss som levereras till anläggningen.  Hur går det till? Testningen går till så […]

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

Ska mötet vara fysiskt eller digitalt? Vilken mötesform passar för vilket typ av möte? Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka […]

Mötesstruktur inför det nya året

Mötesstruktur inför det nya året

Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick […]

Webbinarium – Hållbara konferenser

Webbinarium – Hållbara konferenser

Att boka ett hållbart möte, konferens eller evenemang är så mycket mer än att kolla om det finns laddstolpar för alla på mötesanläggningen eller undvika kött på menyn. Det här kostnadsfria webbinariet är för dig som och vill ha koll på vilka do’s and don’t du behöver veta för att utifrån de globala målen planera och […]

Dags att damma av möteskunskapen

Dags att damma av möteskunskapen

Efter en lång tids distansarbete är kanske mötesskillsen i fysiska möten lite ringrostig? Hur var det nu man gjorde nu igen?  Till din hjälp har vi samlat några nyttiga länkar: Du hittar en rad praktiska och nedladdningsbara guider om hur du bokar och leder möten i vår Kunskapsbank >> Hur möblerar man mötesrummet vid ett […]

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Att hybridmöten är här för att stanna råder det inga tvivel om. Vi är övertygade om att det kommer vara lika vanligt att koppla upp kollegor eller talare på distans som det är att visa en powerpointbild eller skriva på whiteboarden framöver. Detta ställer förstås krav på den tekniska utrustningen som finns tillgänglig i mötesrummet […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]