Trygg och säker – spaningar från Svenska Mötens trendrapport 2024

I en tid präglad av global osäkerhet och digitala hot har säkerhetsfrågorna blivit allt viktigare. Vad innebär det för möten och konferenser? Vilka framtida krav kommer ställas på både de som upphandlar och bokar möten samt konferensanläggningar? Michael Schüller, vd Svenska Möten, belyser några spaningar och insikter från Svenska Mötens trendrapport 2024.

Arbetslivet 2024 fortsätter präglas av en pågående arbetslivstransformation med digitalisering, AI, hybridarbete och växande hållbarhetsfokus, parallellt med en dämpad konjunktur och ett osäkert omvärldsläge. Våra mötesstrukturer är under granskning och vi frågar oss hur ofta, hur länge och på vilka sätt vi möts bäst. Möten blir en integrerad del i en strävan efter hållbarhet, i livet, arbetslivet liksom i verksamhetsstyrning, rapportering, säkerhet och trygghet.

– Svenska Mötens trendrapport som publiceras varje år, används strategiskt och bygger på omvärldsanalys. Trenderna är en central del i en pågående dialog med kunder, konferensanläggningar och branschen kring förändringar i omvärlden. Genom löpande omvärldsanalys fångar vi upp rörelser i och kring branschen, i Sverige och internationellt. Analysen bygger på långsiktiga megatrender, berättar Maria Skarve, marknads- och kommunikationschef Svenska Möten.

Säkerhetens ökade betydelse

Under de senaste åren har Svenska Möten sett en markant ökning av säkerhetsrelaterade frågor vid mötesupphandlingar. Större organisationer och offentlig sektor är särskilt angelägna om att säkerställa att deras möten hålls i en säker miljö. Datasäkerhet, som inkluderar säkra IT-system och datalagring, toppar agendan. Enligt en rapport från PwC planerar 79 procent av globala beslutsfattare att öka sina budgetar för datasäkerhet under 2024, vilket innebär en ökning med 14 procent från föregående år​​.

– Osäkerheterna i världsläget driver denna trend. Vi ser en ökad efterfrågan på säkra mötesplatser och robusta IT-system. Det handlar inte bara om fysisk säkerhet utan även om att skydda digitala tillgångar och data, säger Michael Schüller, vd Svenska Möten.

Den digitala världen innebär stora möjligheter men också betydande risker. De senaste fem åren har säkerhetsrelaterade sök trendat online. Vanliga sökord globalt inom detta område som ökat markant är tvåfaktorautenticering (+76 procent) och lösenordshanterare (+52 procent). För konferensanläggningar är det nu inte tillräckligt att enbart erbjuda gratis Wi-Fi; nu krävs det även att nätverken är säkra.

Enligt globala observationer har säkerhetsfrågor tagit större plats på agendan i mötesupphandlingar och i Svensk Konferens & Mötesbarometer 2024 syns en ökning, från 7 till 13 procent, av konferensinköparna som anger säkerhet som viktigt.

– Det osäkra omvärldsläget kommer att bestå, och säkerhetsfrågorna kommer att vara i fokus framöver. Jag vill betona vikten av att integrera säkerhet i sin mötespolicy, vilket i sin tur kan innebära att garantier för säkerhet kan bli en konkurrensfördel för mötesanläggningar, fortsätter Michael.

Tips och råd

För att möta den ökande efterfrågan på säkerhet har Svenska Möten identifierat flera viktiga åtgärder som företag och mötesbokare kan göra för att säkerställa trygghet och säkerhet vid möten:

• Uppdatera mötespolicyn: Säkerställ att mötespolicyn är i linje med verksamhetens säkerhetspolicy och rutiner. Uppdateringar bör ske regelbundet för att hålla sig ajour med nya hotbilder.
• Välj rätt anläggning: Satsa på konferensanläggningar som erbjuder säkra nätverk och har lämpliga säkerhetscertifieringar, både för fysisk säkerhet och cybersäkerhet.
• Utbilda medarbetare: Investera i utbildning för medarbetare inom strategisk datasäkerhet.
• Kommunicera säkerhet: Var tydlig med vilka säkerhetsåtgärder som finns på plats. Det kan handla om allt från säkert Wi-Fi till boxar för mobiltelefoner under möten​​​​.

Framtida utsikter

Säkerhetsfrågorna kommer att fortsätta vara av stor betydelse under de kommande åren. Det finns en förväntan om att säkerhet, och i synnerhet datasäkerhet, kommer att bli en del av hållbarhetsarbetet. Vi kan räkna med att se en framväxt av certifieringar och standarder inom detta område.

– Jag ser att säkerhet kommer att gå från att mer anses  vara något extra och valfritt, till att uppfattas som en nödvändighet. Våra kunder förväntar sig högsta möjliga säkerhet, och vi strävar efter att möta dessa förväntningar på alla nivåer,” avslutar Michael Schüller.

Svenska Mötens trendrapport för 2024 visar tydligt att trygghet och säkerhet är en central del för framtidens möten. Med rätt åtgärder och kontinuerlig anpassning kan vi skapa säkra och pålitliga möten och mötesmiljöer som möter dagens och framtidens utmaningar.