Inga sparade anläggningar!
Visa orginalspråket
Frågor & svar

Så skapar du en bra mötesstruktur

För att bygga en bra möteskultur krävs några gemensamma riktlinjer och ett arbetssätt kring möten som alla på företaget är överens om. Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för möten skapas både samsyn kring vad som behöver göras och en transparens kring när, var och hur beslut fattas i organisationen.

En plan över de möten som ska äga rum under året – från interna avdelningsmöten till den årliga konferensen för hela företaget – gör det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var. En bra och genomtänkt mötesstruktur innebär att alla möten får rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen. Det skapar trygghet och effektivitet.

Som chef eller ledare för ett team sätter du med en genomtänkt mötesstruktur upp dina egna förutsättningar för att kunna leda din grupp. ”Bygget av en bra mötesstruktur behöver inte börja uppifrån. Du kan börja där du står”, säger Sylvia Nylin vd på Svenska Möten.

Kommer du in som ny chef så kliver du ofta också rakt in i en ärvd mötesstruktur. Då behöver du ta dig tid att bygga en egen fungerande mötesstruktur. Gör en översikt över era möten – från minsta avdelningsmötet till den årliga kickoffen. Har alla tydliga syften och mål? ”Alla företag har någon typ av ledningssystem och mötesstruktur, även om det inte alltid är uttalat”, säger Sylvia. Det är den mötesstrukturen ni behöver utvärdera. ”Börja på den högsta nivån, med era ledningsmöten.”

Hon leder vidare genom punkterna som följer efter det, för att bygga en användbar och skräddarsydd mötesstruktur.

– Sätt på pränt vilka möten ni har.
– Gå vidare med att se på hur ofta varje möte infaller.
– Kom fram till vad som är varje mötes syfte och mål.
– Tydliggör vem som är sammankallande för varje typ av möten.
– Gör klart vem som ska delta i mötet.

Skissa gärna upp en bild av när under året de olika bärande mötena för att rulla verksamheten infaller.

 

Bygg ert mötesår

Hur byggs möteskedjan som tar er till era gemensamma mål smartast hos er? Här är exempel på möten som kan behöva ritas in i ert mötesår:

– Styrelsemöte
– Ledningsmöte
– Affärsplan
– Budget
– Gemensam kick off
– Avdelningskonferenser
– Lönesamtal
– Tvärmöten

När chefer bygger sin egen mötesstruktur är det lätt att fastna i hierarkiskt tänk.  ”Ofta görs mötesstrukturen i silos, varje chef gör sin. Men glöm inte tvärmöten. Vilka möten behöver ni för att samarbeta över avdelningsgränserna”, frågar Sylvia Nylin.


Vem bestämmer?

För alla beslutsfattande möten behöver det vara tydligt vilken beslutsmodell ni använder. ”Det är viktigt att det är uttalat. Är det oklart, så diskutera det. Innan det dyker upp tuffa frågor”, säger Sylvia Nylin.

– Har vi konsensusbeslut, där alla ska vara eniga?
– Eller gäller majoritetsbeslut?
– Finns det någon eller några som har ”veto”?


Slänga, ändra, spara – vägen till effektiva möten

Gör en möteskartläggning och skaffa struktur – lite på samma sätt som du skulle ta dig an en hopplöst rörig garderob.

Tänk dig en kaosgarderob. Där finns ofta fina favoritplagg och klassikerna som passar till allt. Men det är svårt att hitta och använda dem i den osorterade röran och högarna med urvuxet, trasigt och hopplöst omodernt. Bara du öppnar garderobsdörren så känner du hur handlingskraft, energi och inspiration byts ut mot en suck. Något dör inombords.

Lite samma känsla som när du kliver in i ett mötesrum på en arbetsplats där det saknas struktur och mål för möten. Där sitter vi av tid, i urvuxna, trasiga och utdaterade möten. Så kan vi ju inte ha det!

Sortera era möten i fyra olika kategorier, utifrån syfte:

Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
Informera och föra dialog om verksamheten
Inspirera och ge kunskap och utbyta erfarenheter
Motivera och engagera

Sitter du kvar med möten som inte tydligt passade in under någon av de fyra punkterna? Då ska de antagligen läggas i det som i en garderobsrensning skulle vara ”slänga-högen”. Finns det möten som överlappar varandra eller fungerar som dubbletter? Möten som har ett bra syfte, men som inte används så smart som de skulle kunna? De hamnar i ”ändra-högen”. Gör dig av med dubbletter och undersök med chefskollegor och medarbetare om de ser sätt att bättre och mer effektivt nå fram till det syfte ni har med mötet. Några av mötena hamnar säkert också i ”spara-högen”. De som fungerar väl. Möten där både du som chef och dina medarbetare får en tydlig bild hur ni ska gå vidare direkt efter mötet.


En bra mötesstruktur gör det tydligt:

✓ Vilka möten har vi för att nå våra mål?
✓ Vad är syftet med våra möten?
✓ Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
✓ När ska mötena hållas?
✓ Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
✓ Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?


Så förankrar du mötesstrukturen

– Berätta för alla medarbetare hur företaget eller organisationen förhåller sig till möten och vilka regler som gäller. Var tydlig med vilka förväntningar som finns på era möten. Förklara hur den mötesstruktur ni enats om är tänkt att fungera under arbetsåret, inför budget, lönesamtal, etc.
– Ge vägledning till medarbetare och chefer om hur de praktiskt ska gå till väga för att planera, hålla och följa upp möten som ger effekt och driver verksamheten framåt. Här är en mötespolicy till stor hjälp.
– Uppdatera mötesstrukturen minst en gång per år, låt den inte bara rulla på av ren slentrian. Stäm av med dina medarbetare eller kollegor hur de tycker att mötesstrukturen fungerar.

Ladda gärna ner vår Mötesnavigator som även går att skriva ut och sätta upp på väggen i era interna mötesrum.

Behöver du ytterligare hjälp med att bygga en mötesstruktur? Kontakta oss på Svenska Möten.

 

Det här är ett utdrag ur Mötesskolan för chefer som publicerades i tidningen Chef i oktober 2019. Läs den i sin helhet på https://chef.se/story/chefens-motesskola

Text: Malin Kaldo.

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Just när vi äntligen hade fått träffa kollegorna igen och mötas – på riktigt, så är vi tillbaka till nya restriktioner och hemarbete. Men i mötesrum över hela Sverige pågår det dagligen säkra och ansvarsfulla möten som bygger företagskulturer, svetsar samman team och ger näring åt kreativa framtidsvisioner.  Här är våra bästa tips för covidsäkra […]

Mötesstruktur inför det nya året

Mötesstruktur inför det nya året

Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick […]

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

Ska mötet vara fysiskt eller digitalt? Vilken mötesform passar för vilket typ av möte? Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka […]

Sju tips för en lyckad julfest

Sju tips för en lyckad julfest

Det är mitten av december och vi befinner oss mitt i julfesternas högsäsong. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul. Men vissa kanske en oro för att smittas, inför att veta vem man ska prata med eller vad för beteende man ska acceptera, kan skapa stress inför festen.  Här är sju tips som […]

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Visste du att du kan beställa ett snabbtest av alla mötesdeltagare för pågående Covid-19-infektion genom oss? Testningen sker på plats på mötesanläggningen innan konferensen, mötet eller julbordet och 15 minuter efter utfört test meddelas provsvaret. Du kan också beställa prisvärda självtester genom oss som levereras till anläggningen.  Hur går det till? Testningen går till så […]

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras på ett tryggt och smittsäkert sätt, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett säkert möte för alla deltagare. Mötesanläggningen Mötesanläggningar över hela Sverige har under lång tid vidtagit en lång […]

Webbinarium – Hållbara konferenser

Webbinarium – Hållbara konferenser

Att boka ett hållbart möte, konferens eller evenemang är så mycket mer än att kolla om det finns laddstolpar för alla på mötesanläggningen eller undvika kött på menyn. Det här kostnadsfria webbinariet är för dig som och vill ha koll på vilka do’s and don’t du behöver veta för att utifrån de globala målen planera och […]

Dags att damma av möteskunskapen

Dags att damma av möteskunskapen

Efter en lång tids distansarbete är kanske mötesskillsen i fysiska möten lite ringrostig? Hur var det nu man gjorde nu igen?  Till din hjälp har vi samlat några nyttiga länkar: Du hittar en rad praktiska och nedladdningsbara guider om hur du bokar och leder möten i vår Kunskapsbank >> Hur möblerar man mötesrummet vid ett […]

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Att hybridmöten är här för att stanna råder det inga tvivel om. Vi är övertygade om att det kommer vara lika vanligt att koppla upp kollegor eller talare på distans som det är att visa en powerpointbild eller skriva på whiteboarden framöver. Detta ställer förstås krav på den tekniska utrustningen som finns tillgänglig i mötesrummet […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]