Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så skapar du en bra mötesstruktur

För att bygga en bra möteskultur krävs några gemensamma riktlinjer och ett arbetssätt kring möten som alla på företaget är överens om. Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för möten skapas både samsyn kring vad som behöver göras och en transparens kring när, var och hur beslut fattas i organisationen.

En plan över de möten som ska äga rum under året – från interna avdelningsmöten till den årliga konferensen för hela företaget – gör det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var. En bra och genomtänkt mötesstruktur innebär att alla möten får rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen. Det skapar trygghet och effektivitet.

Som chef eller ledare för ett team sätter du med en genomtänkt mötesstruktur upp dina egna förutsättningar för att kunna leda din grupp. ”Bygget av en bra mötesstruktur behöver inte börja uppifrån. Du kan börja där du står”, säger Sylvia Nylin vd på Svenska Möten.

Kommer du in som ny chef så kliver du ofta också rakt in i en ärvd mötesstruktur. Då behöver du ta dig tid att bygga en egen fungerande mötesstruktur. Gör en översikt över era möten – från minsta avdelningsmötet till den årliga kickoffen. Har alla tydliga syften och mål? ”Alla företag har någon typ av ledningssystem och mötesstruktur, även om det inte alltid är uttalat”, säger Sylvia. Det är den mötesstrukturen ni behöver utvärdera. ”Börja på den högsta nivån, med era ledningsmöten.”

Hon leder vidare genom punkterna som följer efter det, för att bygga en användbar och skräddarsydd mötesstruktur.

– Sätt på pränt vilka möten ni har.
– Gå vidare med att se på hur ofta varje möte infaller.
– Kom fram till vad som är varje mötes syfte och mål.
– Tydliggör vem som är sammankallande för varje typ av möten.
– Gör klart vem som ska delta i mötet.

Skissa gärna upp en bild av när under året de olika bärande mötena för att rulla verksamheten infaller.

 

Bygg ert mötesår

Hur byggs möteskedjan som tar er till era gemensamma mål smartast hos er? Här är exempel på möten som kan behöva ritas in i ert mötesår:

– Styrelsemöte
– Ledningsmöte
– Affärsplan
– Budget
– Gemensam kick off
– Avdelningskonferenser
– Lönesamtal
– Tvärmöten

När chefer bygger sin egen mötesstruktur är det lätt att fastna i hierarkiskt tänk.  ”Ofta görs mötesstrukturen i silos, varje chef gör sin. Men glöm inte tvärmöten. Vilka möten behöver ni för att samarbeta över avdelningsgränserna”, frågar Sylvia Nylin.


Vem bestämmer?

För alla beslutsfattande möten behöver det vara tydligt vilken beslutsmodell ni använder. ”Det är viktigt att det är uttalat. Är det oklart, så diskutera det. Innan det dyker upp tuffa frågor”, säger Sylvia Nylin.

– Har vi konsensusbeslut, där alla ska vara eniga?
– Eller gäller majoritetsbeslut?
– Finns det någon eller några som har ”veto”?


Slänga, ändra, spara – vägen till effektiva möten

Gör en möteskartläggning och skaffa struktur – lite på samma sätt som du skulle ta dig an en hopplöst rörig garderob.

Tänk dig en kaosgarderob. Där finns ofta fina favoritplagg och klassikerna som passar till allt. Men det är svårt att hitta och använda dem i den osorterade röran och högarna med urvuxet, trasigt och hopplöst omodernt. Bara du öppnar garderobsdörren så känner du hur handlingskraft, energi och inspiration byts ut mot en suck. Något dör inombords.

Lite samma känsla som när du kliver in i ett mötesrum på en arbetsplats där det saknas struktur och mål för möten. Där sitter vi av tid, i urvuxna, trasiga och utdaterade möten. Så kan vi ju inte ha det!

Sortera era möten i fyra olika kategorier, utifrån syfte:

Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
Informera och föra dialog om verksamheten
Inspirera och ge kunskap och utbyta erfarenheter
Motivera och engagera

Sitter du kvar med möten som inte tydligt passade in under någon av de fyra punkterna? Då ska de antagligen läggas i det som i en garderobsrensning skulle vara ”slänga-högen”. Finns det möten som överlappar varandra eller fungerar som dubbletter? Möten som har ett bra syfte, men som inte används så smart som de skulle kunna? De hamnar i ”ändra-högen”. Gör dig av med dubbletter och undersök med chefskollegor och medarbetare om de ser sätt att bättre och mer effektivt nå fram till det syfte ni har med mötet. Några av mötena hamnar säkert också i ”spara-högen”. De som fungerar väl. Möten där både du som chef och dina medarbetare får en tydlig bild hur ni ska gå vidare direkt efter mötet.


En bra mötesstruktur gör det tydligt:

✓ Vilka möten har vi för att nå våra mål?
✓ Vad är syftet med våra möten?
✓ Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
✓ När ska mötena hållas?
✓ Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
✓ Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?


Så förankrar du mötesstrukturen

– Berätta för alla medarbetare hur företaget eller organisationen förhåller sig till möten och vilka regler som gäller. Var tydlig med vilka förväntningar som finns på era möten. Förklara hur den mötesstruktur ni enats om är tänkt att fungera under arbetsåret, inför budget, lönesamtal, etc.
– Ge vägledning till medarbetare och chefer om hur de praktiskt ska gå till väga för att planera, hålla och följa upp möten som ger effekt och driver verksamheten framåt. Här är en mötespolicy till stor hjälp.
– Uppdatera mötesstrukturen minst en gång per år, låt den inte bara rulla på av ren slentrian. Stäm av med dina medarbetare eller kollegor hur de tycker att mötesstrukturen fungerar.

Ladda gärna ner vår Mötesnavigator som även går att skriva ut och sätta upp på väggen i era interna mötesrum.

Behöver du ytterligare hjälp med att bygga en mötesstruktur? Kontakta oss på Svenska Möten.

 

Det här är ett utdrag ur Mötesskolan för chefer som publicerades i tidningen Chef i oktober 2019. Läs den i sin helhet på https://chef.se/story/chefens-motesskola

Text: Malin Kaldo.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

SvenskaMöten-akademin

Välkommen till Svenska Möten Akademin!

Här hittar du ett brett och varierat utbildningsprogram som samlar all kunskap och inspiration på ett ställe för dig som bokar, leder eller upphandlar möten och konferenser. Med snart 40 års samlad kunskap och erfarenhet ser vi till att dina möten blir ett värdefullt verktyg för att nå ditt företags mål och visioner – inte […]

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. Samtidigt tyder mycket på att vi kommer att få leva med fysisk distansering ett tag till. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit […]

Mötespolicy

Får det vara en mötespolicy som nyårslöfte?

Har du också suttit på ett möte och undrat, vad gör jag här? Ett möte med otydlig agenda, alldeles för många i mötesrummet eller att det saknas beslutsfattare. Någon kollar Facebook och den andra försöker hinna tömma inkorgen innan lunch. Vi tror att många känner igen sig. En undersökning** från Svenska Möten visar att hela 50 […]

5 anledningar till varför vi måste våga mötas.

Vi går en höst med stor osäkerhet till mötes. Många kanske står i valet och kvalet och tvekar inför att samla medarbetarna till den årliga konferensen eller kickoffen. Kanske vågar man inte ens mötas i små grupper på ett coronasäkert vis. Kanske låter man rädslan helt vinna över behovet av att mötas. Det kan vara […]

Vad gör en moderator?

En engagerad moderator är ofta skillnaden mellan ett bra evenemang och ett riktigt lyckat evenemang som uppskattas av deltagarna. Men vad är egentligen en moderators uppgift? En bra moderator är beredd på att allt kan hända och agerar bryggan mellan arrangören och deltagarna. Moderatorn sätter sig snabbt in i arrangörens målsättningar och vilket budskap som ska […]

”Jellyfish” är en enkel teknik för att hålla agendan

Alla har varit med om det. Ni har ett möte och en rad viktiga frågor ska diskuteras. Då glider någon iväg från ämnet och slutar aldrig att prata. Så här håller ni er till agendan!

Dolda kameran avslöjar mobilstörda möten

8 av 10 stör sig på kollegor som använder mobilen i möten. Samtidigt uppger 7 av 10 att de själva gör just det.

Årets bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer årets bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En perfekt möjlighet att fördjupa dina kunskaper och få inspiration inför hösten. Trevlig sommarlyssning! Varje sommar sammanfattar vi de bästa poddavsnitten vi hittat. Tidigare poddtips hittar du nedan. Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra […]

Skapa effektivare möten genom att enas om formalitetsnivån

GÄSTBLOGGARE. Vi bad Pia Moberg från vår partner Ordrum att beskriva Chadbergskalan, ett verktyg som hjälper dig att öka mötets effektivitet genom att synka deltagarnas förväntningar på mötet. Ordrum utbildar chefer och ledare i konsten att skapa effektivare möten. Vad är ett effektivt möte? Är det när man tar snabba beslut, har diskussioner och livliga […]

Fysiskt eller digitalt möte?

Coronapandemins utbrott våren 2020 gjorde att digitala möten tog ett gigantiskt steg framåt betydligt snabbare än vad som förutspåtts. Men i den digitala era vi befinner oss i ökar behovet, betydelsen och vikten av fysiska möten mellan människor. Vi är ett flockdjur som längtar efter att få träffas IRL igen, när pandemin är över. Så […]