Så skapar du en bättre möteskultur

Vår undersökning visar att nästan hälften av alla företag och organisationer i Sverige saknar riktlinjer för sina möten. Följden är att hela 50 procent av alla medarbetare upplever att de slösar bort sin tid i ineffektiva möten. Förutom att det leder till onödig frustration bland medarbetarna, slösas också 170 miljarder kronor varje år bort i ineffektivt använd arbetstid – en kostnad som är tre gånger så hög som sjukfrånvaron.

Men det finns hopp! Med en tydlig mötesstruktur på plats som svarar på frågorna vilka möten som ska hållas, varför, när, vem som ska delta och vad de förväntas bidra med, så får man snabbt en bättre möteskultur och blir på köpet en mer effektiv arbetsplats.

Här har vi samlat våra bästa råd för en bättre mötesstruktur. Om du skulle behöva lite hjälp på traven med att komma igång att skapa en bättre möteskultur på ditt företag, erbjuder vi en rad tjänster. Läs mer på www.svenskamoten.se/motestjanster/vardefulla-moten/

Fördelarna med en bra mötesstruktur
1. Berättar för alla medarbetare hur företaget eller organisationen förhåller sig till möten och vilka regler som gäller.

2. Ger vägledning till medarbetarna hur de praktiskt ska gå till väga för att planera, hålla och följa upp möten som ger effekt och driver verksamheten framåt.

3. Ger svar på frågorna:

– Vilka möten har vi för att nå våra mål?
– Vad är syftet med dessa möten?
– Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
– När ska mötena hållas?
– Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
– Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?

Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för möten skapas samsyn och transparens. När det finns en plan över de möten som ska äga rum under året – från det interna avdelningsmötet till den årliga konferensen för hela företaget – så blir det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var. En bra och genomtänkt mötesstruktur innebär att alla möten får rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen, vilket skapar trygghet och effektivitet.

Mötesstruktur
Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för att uppnå ett företags verksamhetsmål. Varje år genomför varje företag i Sverige ett stort antal möten, såväl internt som externt. Med en tydlig överblick och bra struktur över alla möten ett företag håller, blir det enklare att genomföra dem på ett sätt som ger bästa möjliga effekt.

Det övergripande syftet för ett företags möten kan vara att:

– Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
– Informera och föra en dialog om verksamheten
– Inspirera och ge kunskap och utbyta erfarenheter
– Motivera och engagera

Tips! Gör en översikt över alla möten ni håller idag – från det minsta avdelningsmötet till den stora årliga kickoffen. Har alla möten tydliga syften och mål? 

Riktlinjer för interna möten

Mötesledarens ansvar

Mötesledaren ansvarar för att boka lokal, att rätt deltagare kallas till mötet, att underlag för mötet skickas i god tid, att mötet hålls på ett effektivt och fokuserat sätt, att agendan följs, att mötesanteckningar skrivs och att mötet följs upp.

Mötesledaren ansvarar även för:

1. Att ingen kallelse skickas utan ett tydligt definierat:
Syfte (varför vi träffas) och mål (vad vi vill uppnå)

2. Att i god tid innan mötet:
Skicka agendan och eventuellt underlag.

3. Att efter mötet:
Gå en runda runt bordet och fråga vad som kan göras bättre nästa gång.
Mötesanteckningar med beslutade aktiviteter skickas ut och följs upp.

 

Tips! Börja alla möten i tid – även om alla inte kommit. Då bygger du en möteskultur där alla prioriterar att komma i tid.

Mötesdeltagarens ansvar

Som mötesdeltagare är du ansvarig för att aktivt bidra till ett konstruktivt och positivt möte som driver verksamheten framåt och som uppnår de uppsatta målen.

– Om det är oklart vad du förväntas bidra med, ifrågasätt om rätt personer är kallade till mötet, och tacka nej till möten där du saknar egentlig roll.
– Kom förberedd genom att läsa igenom agenda och underlag.
– Kom i tid, var mentalt närvarande och delta aktivt.
– Håll dig till agendan.
– Ge konstruktiv feedback till mötesledaren om vad som kan göras bättre till nästa gång för ett mer effektfullt möte.
– Läs igenom mötesanteckningarna och återkoppla dina eventuella uppföljningspunkter.

 

Tips! Uppskattar du att 45 minuter räcker för att uppnå mötets mål istället för de slentrianmässiga 60 minuter som oftast bokas in? Uppmärksamma mötesledaren på detta, så spar du allas tid.

Riktlinjer för externa möten

För större externa möten eller konferenser ska alltid en ansvarig projektledare utses med tydliga mandat, instruktioner om syfte, mål, vilka förväntningar som finns samt budget. Projektledaren sätter i sin tur ihop en arbetsgrupp beroende på vilka kunskapsområden som behövs för det aktuella mötet.

Projektledaren ansvarar för helheten och arbetar enligt företagets rutiner för större evenemang. Han eller hon håller i kommunikationen med alla berörda och ser till att alla delar följs upp, inklusive:

– Aktivitetsplan
– Kommunikationsplan
– Boka lokal, måltider, aktiviteter etc.
– Ta fram, skicka och hantera inbjudan, namnlappar etc.
– Detaljplanera med anläggningen där evenemanget ska äga rum
– Vara projektledare på plats under mötet
– Uppföljning och analys
– Dokumentation
– Lärande – strukturerat lärande genom att uppdatera mallar och checklistor

Tips! I vår Kunskapsbank hittar du guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. Ladda ner våra guider här >>

Följ upp!

Utveckla och utvärdera riktlinjerna och mötesstrukturen genom att regelbundet utvärdera möten i till exempel utvecklingssamtal.

P.S. Behöver du hjälp med att boka och planera externa konferenser? Vi är experter på möten och hjälper gärna till!