Så håller du hållbara möten
Det är inte bara miljömedvetenhet och klimatsmarta val som hållbara möten handlar om. Lika viktigt är det att redan i planeringsfasen ta hänsyn till alla deltagare – med eller utan särskilda behov. Inkludering och mångfald är ledorden.
Hållbar utveckling fick spridning i mitten av 1980-talet. Grundtanken är att miljön ska hålla för både nuvarande och kommande generationer. Sedan hållbarhetstänket slog igenom har medvetenheten spridit sig till en mängd områden: i dag pratar vi om hållbar ekonomi, hållbara bostäder, hållbar konsumtion och ett hållbart arbetsliv. Allt fler inser också varför vi behöver satsa på hållbara möten. Vid större möten handlar det till exempel om genomtänkta transporter, rätt lokaler och klimatsmart mat. Eftersom Svenska Mötens anläggningar är Svanenmärkta blir den miljömässiga delen av mötet omhändertagen. Men det finns hållbarhetsaspekter som även mötesarrangören kan tänka på, menar Sylvia Nylin, vd för Svenska Möten.
Hållbara möten handlar också om den sociala biten – till exempel om det finns människor med särskilda behov bland deltagarna. Tillgänglighetsanpassning som hörslinga och teckentolk tänker nog många på, men det finns annat som man kanske glömmer.
En bra utgångspunkt för planeringen av upplägget är gruppens sammansättning. Här gäller det att tänkta brett och inte enbart fokusera på eventuella funktionshinder bland deltagarna. Mångfald och inkludering är områden där jag tror att vi ofta är lite naiva. Jag var på en konferens nyligen där man hade ett musikquiz för deltagarna, en trevlig aktivitet som en inhyrd arrangör höll i, berättar Sylvia Nylin och fortsätter:
Problemet var att 80 procent av frågorna var kopplade till svensk populärmusik – deltagarna som inte var födda i Sverige kunde omöjligt veta svaren. Det fanns ingenting illvilligt bakom tävlingen, men arrangören hade inte kollat upp målgruppen ordentligt.
Ytterligare en faktor som får mötet att bli hållbart är så kallad ”nudging”. Som arrangör hjälper du då deltagarna på traven att göra klimatsmarta val. I stället för att använda dig av pekpinnar gör du det helt enkelt lättare för folk att välja hållbara alternativ.
Vid lunchbuffén på en konferensanläggning kommer grönsakerna först, eftersom det får oss att äta mer grönt och mindre kött. Hälsosamma alternativ kan du också tänka på när du har ett mindre möte på kontoret – det spelar ingen roll hur stort eller litet mötet är.
Hälsa är ännu en viktig dimension av hållbara möten. Under våra arbetsliv lägger vi mellan 10 och 25 år på möten. I värsta fall kan mötena bli en bidragande orsak till stress, men med rätt inställning och strategi kan de i stället gå ifrån riskfaktor till friskfaktor.
Planera mötet i god tid och kommunicera vad som ska hända före, under och efter mötet. Var tydlig med syfte och mål i kallelsen – ge deltagarna chansen att förbereda sig. Det handlar mycket om sunt förnuft och om att visa hänsyn till kollegorna, säger Sylvia Nylin.
KOM I GÅNG MED HÅLLBARA MÖTEN
1. Välj en miljöcertifierad konferensanläggning – då är ni garanterade klimat- och miljömedvetenhet i alla led.
2. Samåk i förstahand – alternativt åk kollektivt eller hyr en gemensam buss.
3. Anpassa upplägget efter deltagarna – planera mötet så att alla känner sig inkluderade.
4. Var tydlig med syfte och mål – med klar kommunikation förstår deltagarna vad som förväntas av dem. Det minskar stressen och förbättrar mötet.
5. Puffa i rätt riktning – gör det tilltalande och enkelt för deltagarna att välja de alternativ som är hälsosamma och klimatsmarta.
Text: Linnea Bolter
