Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så håller du ett lyckat distansmöte

Ibland kan det vara nödvändigt att kalla till eller delta i ett distansmöte. Då är det förstås praktiskt att kunna ta mötet från hemmakontoret, sommarstugan eller var man än befinner sig. Här tipsar vi om hur du lyckas bäst med dina distansmöten.

Distansmöten, liksom fysiska möten, behöver ett tydligt syfte och mål, bra planering och en definierad målgrupp. Kanske sitter några av deltagarna på samma plats men andra kopplar upp sig från sina kontor, sommarstugor eller semesterorter. Möjligheterna är oändliga bara det finns bra uppkoppling.

Inför mötet

1. Bokning. När du bokar lokal till distansmötet, se till så att du har rätt teknik för ändamålet. Beskriv gärna syfte med mötet samt hur ni vill sitta. Ska det finnas teknik för telefonkonferens eller räcker det med en dataprojektor. Finns högtalare i rummet? Ju mer information du ger mötesanläggningen, desto pricksäkrare möteslokal får du.

2. Planering. Planering är A och O i ett distansmöte. Agenda med bifogade dokument ska skickas ut i tid samt deltagarlista. Ju mer förberedda deltagarna är desto smidigare går mötet framåt.

3. Verktyg. Välj det program du har mest erfarenhet av. Testa gärna programmet innan mötet så att du vet hur alla funktioner fungerar, samt att din dator har rätt inställningar för ljud och skärm. Vissa program kräver att du laddar ner en programvara, andra är webbaserade. Några av våra favoriter är;

Google Meet. Webbaserat, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Skype. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
GoToMeeting. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Powwownow. För samtal och telefonkonferenser. Lika enkelt som 1,2,3.

4. Agenda. I agendan, väl i förväg, skickas webblänk eller telefonnummer och pin-kod till mötet så att alla deltagare kan förbereda sig på hur de ska koppla upp sig. Behövs hörlurar, bärbar dator eller räcker det med en mobiltelefon.

5. Detaljplanering. Se till så att samtliga lokaler har samma hållpunkter och erbjuder rätt teknik för mötet. Lätt hänt att huvudlokalen erbjuder ankomstkaffe men inte den andra, eller olika tider för fikapauser etc.

6. Protokoll. Välj gärna ut en annan mötesdeltagare än dig själv som för anteckningar. Som mötesledare i ett distansmöte kommer du ha fullt upp med att inkludera alla deltagare samt att få tekniken på plats. Det kan vara skönt att slippa ansvaret för dokumentation.

Under mötet

7. Presentation. Mötesledaren välkomnar alla deltagare och går igenom syfte, mål och agenda. Om inte alla deltagare redan känner varandra, låt alla presentera sig. Det skapar bättre förutsättningar och ger en tydligare bild över vilka som är där. Behöver du rita upp rummet framför dig så gör det. Det är lätt att några förblir tysta och inte märks i det digitala rummet.

8. Avstämning. Under mötet, be samtliga mötesdeltagare att stämma av regelbundet att de är med. Det kan vara genom chattverktyget eller muntligt efter varje agendapunkt. Det är lätt att man tappar någon på grund av tekniken.

Efter mötet

9. Protokoll. Be antecknaren att skicka över sin dokumentation av mötet och fyll i det som du tycker saknas. Maila ut protokollet till samtliga deltagare. Inkludera tydliga åtgärdspunkter med vem som är ansvarig och när det ska vara klart.

10. Uppföljning. Tänk igenom vad som gick bra och vad som gick dåligt. Uppfyllde ni syfte och mål med mötet. Vad kan du göra bättre till nästa gång? Har du verktyg för uppföljning, fråga gärna mötesdeltagarna hur de uppfattade distansmötet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Sommarens bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer våra bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En blandning mellan inspiration, lärdomar och tips för dig som mötesbokare och mötesledare. Trevlig sommarlyssning! Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra sociala medier. Think, Do and Grow Att ha en möteskultur som skapar resultat […]

Inkludera & intressera på mötet

Oavsett om du ska boka eller hålla i ett styrelsemöte, ett redaktionsmöte, ett stort konvent eller en konferens kan du bli bättre på att skapa inkluderande och tillgängliga möten för alla deltagare.  Checklistan* nedan innehåller en mängd förslag på hur möten kan bli mer inkluderande och tillgängliga. De kan följas mer eller mindre ambitiöst, beroende […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

Vi hjälper dig att navigera i mötesdjungeln

Effektfulla möten är ett kraftfullt verktyg för att uppnå din organisations mål och visioner. Med vår Mötesnavigator guidar vi dig till hur du på bästa sätt planerar, genomför och följer upp dina möten. Guiden är uppbyggd i tre steg; före, under och efter mötet. Mötesnavigatorn är perfekt att skriva ut och sätta upp på väggen. […]

Ladda ner din planeringsguide

Alla bra möten börjar med en bra planering. Ju mer tid och omsorg du lägger i planeringsfasen, desto bättre blir det slutgiltiga resultatet. Innan du bokar nästa möte, ladda ner vår guide och låt oss guida dig genom alla steg i din mötesplanering. Perfekt att hänga på väggen på kontoret! Ladda ner din planeringsguide >> […]

Så agerar en möteshjälte

Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, företagskultur och möteskultur. Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre. Få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare. När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, […]

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen. Ladda ner och skriv ut din guide här […]

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.

Involvera kollegorna i konferensplaneringen

Är du chef och planerar en konferens? Genom att låta dina kollegor vara med och planera skapar du aktiva kollegor och effektiva konferenser!

Sylvia Nylin gästar podden Thinkdoandgrow

Lyssna på när vår VD Sylvia Nylin berättar om olika trender i hur vi möts och ger många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och inspirerande. En hel timme om möteskultur som skapar resultat, trender i hur vi möts och många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och […]