Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så håller du ett lyckat distansmöte

I vissa tider kan det vara nödvändigt att kalla till eller delta i ett distansmöte. Då är det förstås praktiskt att kunna ta mötet från hemmakontoret, sommarstugan eller var du än befinner dig. Här tipsar vi om hur du lyckas bäst med dina distansmöten samt hybridmöten där endast några är uppkopplade mot ett mötesrum. Men också varför det fysiska mötet är viktigt.

Lyckade distansmöten kräver lite mer av dig som mötesledare och liksom fysiska möten, behövs ett tydligt syfte och mål, bra planering och en definierad målgrupp. Kanske sitter några av deltagarna på samma plats men andra kopplar upp sig från sina kontor, sommarstugor eller semesterorter. Möjligheterna är oändliga bara det finns bra uppkoppling.

Inför mötet

1. Bokning. När du bokar lokal till distansmötet, se till så att du har rätt teknik för ändamålet. Beskriv gärna syftet med mötet samt hur du vill sitta. Ska det finnas teknik för telefonkonferens eller räcker det med en dataprojektor. Finns högtalare i rummet? Ju mer information du ger mötesanläggningen, desto pricksäkrare möteslokal får du.

2. Planering. Planering är A och O i ett distansmöte. Agenda med bifogade dokument ska skickas ut i tid samt deltagarlista. Ju mer förberedda deltagarna är desto smidigare går mötet framåt.

3. Verktyg. Välj det program du har mest erfarenhet av. Testa gärna programmet innan mötet så att du vet hur alla funktioner fungerar, samt att din dator har rätt inställningar för ljud och skärm. Vissa program kräver att du laddar ner en programvara, andra är webbaserade. Några av våra favoriter är;

Microsoft Teams. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Google Meet. Webbaserat, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Skype. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.

4. Agenda. I agendan, väl i förväg, skickas webblänk eller telefonnummer och pin-kod till mötet så att alla deltagare kan förbereda sig på hur de ska koppla upp sig. Behövs hörlurar, bärbar dator eller räcker det med en mobiltelefon.

5. Detaljplanering. Se till så att samtliga lokaler har samma hållpunkter och erbjuder rätt teknik för mötet. Lätt hänt att huvudlokalen erbjuder ankomstkaffe men inte den andra, eller olika tider för fikapauser etc.

6. Protokoll. Välj gärna ut en annan mötesdeltagare än dig själv som för anteckningar. Som mötesledare i ett distansmöte kommer du ha fullt upp med att inkludera alla deltagare samt att få tekniken på plats. Det kan vara skönt att slippa ansvaret för dokumentation.

Under mötet

7. Förberedelser. Om de flesta av deltagarna är med på distans, så är det bättre om alla är det. Det skapar en mer inkluderande känsla under mötet där alla möts på lika villkor. Försök att få alla att använda kameran vilket skapar en bättre känsla. Titta in i kameran när du pratar och inte på din skärm.

8. Presentation. Mötesledaren välkomnar alla deltagare och går igenom syfte, mål och agenda. Låt alla presentera sig, en och en så de känner sig välkomna. Det skapar bättre förutsättningar och ger en tydligare bild över vilka som är där. Behöver du rita upp rummet framför dig så gör det. Det är lätt att några förblir tysta och inte märks i det digitala rummet.

9. Avstämning. Under mötet, be samtliga mötesdeltagare att stämma av regelbundet att de är med. Det kan vara genom chattverktyget eller muntligt efter varje agendapunkt. Det är lätt att du tappar någon på grund av tekniken.

10. Dialog. Ett bra knep är att alla deltagare börjar sina samtal med sitt eget namn så att det blir tydligt vem som pratar. Den som inte pratar får gärna stänga av sin mikrofon för att inte skapa oljud bland deltagarna. Om någon suttit tyst länge, fråga efter dennes synpunkt specifikt, alla är inte lika bekväma att ta plats.

Efter mötet

11. Protokoll. Be antecknaren att skicka över sin dokumentation av mötet och fyll i det som du tycker saknas. Maila ut protokollet till samtliga deltagare. Inkludera tydliga åtgärdspunkter med vem som är ansvarig och när det ska vara klart.

12. Uppföljning. Tänk igenom vad som gick bra och vad som gick dåligt. Uppfyllde ni syfte och mål med mötet. Vad kan du göra bättre till nästa gång? Har du verktyg för uppföljning, fråga gärna mötesdeltagarna hur de uppfattade distansmötet.

 

Digitala kanaler i all ära, men det finns sånt som de inte lyckas med – att få oss att må riktigt bra. Räddningen är det fysiska mötet. Att ta människor ur sin dagliga vardag har ett kraftfullt avtryck på deras förmåga att fokusera och tänka annorlunda. Och det handlar inte bara om isbrytare. Om ditt team är geografiskt utspritt, är planering tillsammans särskilt kraftfullt för att göra det möjligt för teamet att arbeta separat.

Att mötas fysiskt har i allmänhet tre mål och de flesta är en blandning av alla tre:
1. Flytta en uppsättning människor från att vara en “arbetsgrupp” till att bli ett “team”
2. Utvärdera framstegen medan du planerar framtida prioriteringar och mål
3. Skapa långsiktigt strategiskt tänkande

I höstas publicerade vi en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i en allt mer digital värld”. Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp.

Mer om “Vikten av det personliga mötet i en allt mer digital värld”
Del 1, Personliga möten – bra för ditt välmående
Del 2, Kan kvalitativa möten bota ensamhet?
Del 3, Social har en annan betydelse för millennials

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Fysiskt eller digitalt möte – vad passar när?

I vår alltmer digitala era, ökar behovet, betydelsen och vikten av analoga möten mellan människor. Att veta vilket typ av möte som passar i vilken mötesform kan vara knepigt. Vad är egentligen skillnaden mellan digitala och fysiska möten? Är det möjligt att enbart hålla digitala möten? Och hur viktiga är egentligen de fysiska mötena?  Här […]

Coronaanpassade konferenser – delta i ett samtalsevent med Sylvia Nylin

På fredag den 29/5 kl. 14.00 deltar Sylvia Nylin i ett samtalsevent med Jörgen Dyssvold från eventbyrån Herr Omar och Bentigo. Deltar gör även Maria ’Mia’ Tullberg, vd för Stockholm Waterfront Congress Centre. Ytterligare deltagare annonseras så snart de är klara. Detta event har redan genomförts. Du kan se det i inspelad form via denna […]

Hur ser din mötesstrategi ut efter corona?

Hur ska du tänka när du planerar mötesstrategin för din avdelning, företag eller organisation inför att restriktionerna lyfts och vi får mötas fysiskt igen? Vilka möten måste hållas fysiskt, och vilka funkar lika bra att fortsätta hållas digitalt eller som hybridmöten? Och hur integrerar du digitala möten i din möteskultur? Detta kommer Sylvia Nylin, vd […]

Så leder du effektiva digitala möten – fördjupad kurs

Medan många av oss jobbar hemifrån är digitala möten det nya svarta tills vi kan ses IRL igen. Men som du kanske har märkt kräver digitala möten ofta mer av dig som mötesledare än fysiska möten. Vi vill bidra med vår kunskap om möten, oavsett i vilken form de sker. Därför vill vi bjuda in […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Så säkrar du dina digitala möten

Nu när våra fysiska mötesrum gapar tomma, fylls de digitala mötesrummen. Mötesverktyg som de flesta av oss inte ens visste fanns innan corona, som Teams, Skype, Google Hangouts och Zoom, ökar stort nu när många arbetar från hemmets trygga vrå. Men medan du själv känner dig trygg fysiskt, kanske du inte alltid tänker på att […]

Din guide till digitala möten på våra anläggningar

Vi tror på kraften i personliga möten och är övertygade om att fysiska möten mellan människor slår digitala möten med hästlängder. Med det sagt så är det i Corona-tider och under vissa omständigheter, både nödvändigt och att föredra att hålla möten digitalt och på distans.  Kom ihåg att lyckade distansmöten kräver lite mer av dig […]

Kråkerön - Marstrands Havshotell

Avskilda möten och konferenser

För dig som letar efter en anläggning där ni avskilt kan mötas i en konferenslokal eller egen byggnad finns flera alternativ bland våra utvalda medlemmar i Svenska Möten. Välj en lokal för endast möte eller där ni kan bo över i avskildhet. På flertalet anläggningar kan ni även äta avskilt och välja att få all […]

High Court - Biosittning

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma. Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man […]

Härskartekniker med Snacka Snyggt

Hotet mot produktiva möten

Härskartekniker kan tysta medarbetare som annars skulle kunna bidra med kreativitet under viktiga möten. Vi pratade med Snacka Snyggts retorikkonsult Anna Ekblom om hur man ska hindra att någon känner sig utesluten eller förbisedd.   De flesta av oss har varit där. På ett öppet möte. Med medarbetare och kollegor man känner väl. Alla på […]