Så håller du ett lyckat distansmöte

I vissa tider kan det vara nödvändigt att kalla till eller delta i ett distansmöte. Då är det förstås praktiskt att kunna ta mötet från hemmakontoret, sommarstugan eller var du än befinner dig. Här tipsar vi om hur du lyckas bäst med dina distansmöten samt hybridmöten där endast några är uppkopplade mot ett mötesrum. Men också varför det fysiska mötet är viktigt.

Lyckade distansmöten kräver lite mer av dig som mötesledare och liksom fysiska möten, behövs ett tydligt syfte och mål, bra planering och en definierad målgrupp. Kanske sitter några av deltagarna på samma plats men andra kopplar upp sig från sina kontor, sommarstugor eller semesterorter. Möjligheterna är oändliga bara det finns bra uppkoppling.

Inför mötet

1. Bokning. När du bokar lokal till distansmötet, se till så att du har rätt teknik för ändamålet. Beskriv gärna syftet med mötet samt hur du vill sitta. Ska det finnas teknik för telefonkonferens eller räcker det med en dataprojektor. Finns högtalare i rummet? Ju mer information du ger mötesanläggningen, desto pricksäkrare möteslokal får du.

2. Planering. Planering är A och O i ett distansmöte. Agenda med bifogade dokument ska skickas ut i tid samt deltagarlista. Ju mer förberedda deltagarna är desto smidigare går mötet framåt.

3. Verktyg. Välj det program du har mest erfarenhet av. Testa gärna programmet innan mötet så att du vet hur alla funktioner fungerar, samt att din dator har rätt inställningar för ljud och skärm. Vissa program kräver att du laddar ner en programvara, andra är webbaserade. Några av våra favoriter är;

– Microsoft Teams. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
– Google Meet. Webbaserat, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
– Skype. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.

4. Agenda. I agendan, väl i förväg, skickas webblänk eller telefonnummer och pin-kod till mötet så att alla deltagare kan förbereda sig på hur de ska koppla upp sig. Behövs hörlurar, bärbar dator eller räcker det med en mobiltelefon.

5. Detaljplanering. Se till så att samtliga lokaler har samma hållpunkter och erbjuder rätt teknik för mötet. Lätt hänt att huvudlokalen erbjuder ankomstkaffe men inte den andra, eller olika tider för fikapauser etc.

6. Protokoll. Välj gärna ut en annan mötesdeltagare än dig själv som för anteckningar. Som mötesledare i ett distansmöte kommer du ha fullt upp med att inkludera alla deltagare samt att få tekniken på plats. Det kan vara skönt att slippa ansvaret för dokumentation.

Under mötet

7. Förberedelser. Om de flesta av deltagarna är med på distans, så är det bättre om alla är det. Det skapar en mer inkluderande känsla under mötet där alla möts på lika villkor. Försök att få alla att använda kameran vilket skapar en bättre känsla. Titta in i kameran när du pratar och inte på din skärm.

8. Presentation. Mötesledaren välkomnar alla deltagare och går igenom syfte, mål och agenda. Låt alla presentera sig, en och en så de känner sig välkomna. Det skapar bättre förutsättningar och ger en tydligare bild över vilka som är där. Behöver du rita upp rummet framför dig så gör det. Det är lätt att några förblir tysta och inte märks i det digitala rummet.

9. Avstämning. Under mötet, be samtliga mötesdeltagare att stämma av regelbundet att de är med. Det kan vara genom chattverktyget eller muntligt efter varje agendapunkt. Det är lätt att du tappar någon på grund av tekniken.

10. Dialog. Ett bra knep är att alla deltagare börjar sina samtal med sitt eget namn så att det blir tydligt vem som pratar. Den som inte pratar får gärna stänga av sin mikrofon för att inte skapa oljud bland deltagarna. Om någon suttit tyst länge, fråga efter dennes synpunkt specifikt, alla är inte lika bekväma att ta plats.

Efter mötet

11. Protokoll. Be antecknaren att skicka över sin dokumentation av mötet och fyll i det som du tycker saknas. Maila ut protokollet till samtliga deltagare. Inkludera tydliga åtgärdspunkter med vem som är ansvarig och när det ska vara klart.

12. Uppföljning. Tänk igenom vad som gick bra och vad som gick dåligt. Uppfyllde ni syfte och mål med mötet. Vad kan du göra bättre till nästa gång? Har du verktyg för uppföljning, fråga gärna mötesdeltagarna hur de uppfattade distansmötet.

Digitala kanaler i all ära, men det finns sånt som de inte lyckas med – att få oss att må riktigt bra. Räddningen är det fysiska mötet. Att ta människor ur sin dagliga vardag har ett kraftfullt avtryck på deras förmåga att fokusera och tänka annorlunda. Och det handlar inte bara om isbrytare. Om ditt team är geografiskt utspritt, är planering tillsammans särskilt kraftfullt för att göra det möjligt för teamet att arbeta separat.

Att mötas fysiskt har i allmänhet tre mål och de flesta är en blandning av alla tre:
1. Flytta en uppsättning människor från att vara en ”arbetsgrupp” till att bli ett ”team”
2. Utvärdera framstegen medan du planerar framtida prioriteringar och mål
3. Skapa långsiktigt strategiskt tänkande

I höstas publicerade vi en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i en allt mer digital värld”. Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp.

Mer om “Vikten av det personliga mötet i en allt mer digital värld”
Del 1, Personliga möten – bra för ditt välmående
Del 2, Kan kvalitativa möten bota ensamhet?
Del 3, Social har en annan betydelse för millennials