Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så håller du ett lyckat distansmöte

Ibland kan det vara nödvändigt att kalla till eller delta i ett distansmöte. Då är det förstås praktiskt att kunna ta mötet från hemmakontoret, sommarstugan eller var man än befinner sig. Här tipsar vi om hur du lyckas bäst med dina distansmöten.

Distansmöten, liksom fysiska möten, behöver ett tydligt syfte och mål, bra planering och en definierad målgrupp. Kanske sitter några av deltagarna på samma plats men andra kopplar upp sig från sina kontor, sommarstugor eller semesterorter. Möjligheterna är oändliga bara det finns bra uppkoppling.

Inför mötet

1. Bokning. När du bokar lokal till distansmötet, se till så att du har rätt teknik för ändamålet. Beskriv gärna syfte med mötet samt hur ni vill sitta. Ska det finnas teknik för telefonkonferens eller räcker det med en dataprojektor. Finns högtalare i rummet? Ju mer information du ger mötesanläggningen, desto pricksäkrare möteslokal får du.

2. Planering. Planering är A och O i ett distansmöte. Agenda med bifogade dokument ska skickas ut i tid samt deltagarlista. Ju mer förberedda deltagarna är desto smidigare går mötet framåt.

3. Verktyg. Välj det program du har mest erfarenhet av. Testa gärna programmet innan mötet så att du vet hur alla funktioner fungerar, samt att din dator har rätt inställningar för ljud och skärm. Vissa program kräver att du laddar ner en programvara, andra är webbaserade. Några av våra favoriter är;

Google Meet. Webbaserat, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Skype. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
GoToMeeting. Programvara, video/samtal, skärmdelning, chattfunktion, dokumentdelning.
Powwownow. För samtal och telefonkonferenser. Lika enkelt som 1,2,3.

4. Agenda. I agendan, väl i förväg, skickas webblänk eller telefonnummer och pin-kod till mötet så att alla deltagare kan förbereda sig på hur de ska koppla upp sig. Behövs hörlurar, bärbar dator eller räcker det med en mobiltelefon.

5. Detaljplanering. Se till så att samtliga lokaler har samma hållpunkter och erbjuder rätt teknik för mötet. Lätt hänt att huvudlokalen erbjuder ankomstkaffe men inte den andra, eller olika tider för fikapauser etc.

6. Protokoll. Välj gärna ut en annan mötesdeltagare än dig själv som för anteckningar. Som mötesledare i ett distansmöte kommer du ha fullt upp med att inkludera alla deltagare samt att få tekniken på plats. Det kan vara skönt att slippa ansvaret för dokumentation.

Under mötet

7. Presentation. Mötesledaren välkomnar alla deltagare och går igenom syfte, mål och agenda. Om inte alla deltagare redan känner varandra, låt alla presentera sig. Det skapar bättre förutsättningar och ger en tydligare bild över vilka som är där. Behöver du rita upp rummet framför dig så gör det. Det är lätt att några förblir tysta och inte märks i det digitala rummet.

8. Avstämning. Under mötet, be samtliga mötesdeltagare att stämma av regelbundet att de är med. Det kan vara genom chattverktyget eller muntligt efter varje agendapunkt. Det är lätt att man tappar någon på grund av tekniken.

Efter mötet

9. Protokoll. Be antecknaren att skicka över sin dokumentation av mötet och fyll i det som du tycker saknas. Maila ut protokollet till samtliga deltagare. Inkludera tydliga åtgärdspunkter med vem som är ansvarig och när det ska vara klart.

10. Uppföljning. Tänk igenom vad som gick bra och vad som gick dåligt. Uppfyllde ni syfte och mål med mötet. Vad kan du göra bättre till nästa gång? Har du verktyg för uppföljning, fråga gärna mötesdeltagarna hur de uppfattade distansmötet.

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Kunskapsbanken

7 hållbarhetstrender inom möten och konferenser

Ofta när vi pratar hållbarhet är det lätt att snöa in sig på miljöfrågor som vad vi har på tallriken, hur vi tar oss till och från platser samt om huruvida klimatkompensation är bra eller dåligt. Det är så klart också viktigt. Dock glömmer vi ofta den sociala och den ekonomiska aspekten av vårt hållbarhetsarbete. […]

Personliga möten – bra för ditt välmående

Digitala kanaler i all ära, men det finns sånt som de inte lyckas med – att få oss att må riktigt bra. Räddningen är det personliga mötet. Digitaliseringen har krympt avståndet mellan människor och våra kontaktnät bara växer och växer. Mejl, videokonferenser och sociala medier gör det möjligt att kommunicera dygnet runt över hela världen. […]

Att mötas utan appar

Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp. Det är sommar i Stockholm, solen glittrar i Mälaren och turister från […]

Vi botar din idétorka till konferensen

Rätt aktivitet under mötet eller konferensen förstärker mötets syfte, bygger teamkänslan, motiverar medarbetarna och gör mötet både meningsfullt och minnesvärt. Men vad ska du välja för någon aktivitet? Kanske är inte alla förtjusta i yoga eller ribbåt och sist bjöds det på matlagningskurs. Här kommer lite nyheter från våra medlemmar inom Svenska Möten. Hittar du […]

Så fixar du kickoffen!

Så här efter semesterperioden är det högsäsong för kick-offer. Och med rätt planering kan den bli ett livslångt minne för dina deltagare. Här bjuder vår marknadschef Bibi Rydbacken på sina bästa tips till hur du fixar en lyckad kickoff. Bibi medverkade även till en TT-artikel som bland annat publicerades i Aftonbladet, “Hur du slipper kickoff-fiaskot”. […]

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott) Efter […]

Vi hjälper dig att navigera i mötesdjungeln

Effektfulla möten är ett kraftfullt verktyg för att uppnå din organisations mål och visioner. Med vår Mötesnavigator guidar vi dig till hur du på bästa sätt planerar, genomför och följer upp dina möten. Guiden är uppbyggd i tre steg; före, under och efter mötet. Mötesnavigatorn är perfekt att skriva ut och sätta upp på väggen. […]

Sommarens bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer våra bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En blandning mellan inspiration, lärdomar och tips för dig som mötesbokare och mötesledare. Trevlig sommarlyssning! Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra sociala medier. Think, Do and Grow Att ha en möteskultur som skapar resultat […]

Inkludera & intressera på mötet

Oavsett om du ska boka eller hålla i ett styrelsemöte, ett redaktionsmöte, ett stort konvent eller en konferens kan du bli bättre på att skapa inkluderande och tillgängliga möten för alla deltagare.  Checklistan* nedan innehåller en mängd förslag på hur möten kan bli mer inkluderande och tillgängliga. De kan följas mer eller mindre ambitiöst, beroende […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]