Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så blir du proffs på att leda hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Och samtidigt som det kan låta smidigt och effektivt, är det också en mötesform som ställer höga krav på dig som är mötesledare.

På rent digitala eller rent fysiska möten deltar alla på lika villkor, medan ett bra hybridmöte ställer stora krav på inkludering och delaktighet. Ibland kan de som deltar fysiskt på plats prata med varandra, avlägga snabba interna skämt eller kommentera något som händer i eller utanför mötesrummet. Det som sker kan vara svårt att uppfatta för de som deltar på distans, som därför kan känna sig exkluderade.

Nyckeln är att få alla deltagare att känna sig sedda, lyssnade till och att de deltar och bidrar på lika villkor. Och där har du som mötesledare ett stort ansvar att se till att alla deltagare kan ta del av hela mötet på ett rättvist och inkluderande sätt.

Är syftet att låta deltagarna nätverka med inslag av frågestunder, diskussioner och beslutsfattande?  Tänk i så fall en extra gång på om hybridmöte verkligen är det bästa alternativet, eftersom den typen av möten som bygger på interaktivitet mellan deltagarna är svåra att genomföra.

Om du bestämmer dig för att ett hybridmöte är den bästa formen för ditt möte, tänk noga igenom i god tid innan mötet:

  • Vad är mötets syfte och mål? Vad ska vi ha uppnått när mötet är klart?
  • Vem behöver delta i mötet och vad förväntas de bidra med?
  • Vilka tekniska verktyg kommer behövas på mötesanläggningen? Finns webbkameror, högtalare och mikrofoner på plats och hur fungerar dem? Behöver du eller deltagarna installera någon mjukvara eller applikation på datorn?
  • Det finns en uppsjö av tekniska hjälpmedel för att skapa bra och inkluderande möten. Vilka behöver du under mötet? Ska deltagarna kunna delas in i mindre diskussionsgrupper? Behövs ett whiteboardverktyg där alla kan bidra? Röstningsverktyg för beslutsfattande?
  • Förbered agenda, länk, och underlag att skicka ut till alla deltagare i god tid innan mötet så alla hinner förbereda sig.
  • Hur långt ska mötet vara? Hur många pauser behövs och när i agendan ska de vara? Om agendan är lång, boka hellre in två tillfällen än ett enda långt eftersom det är mer ansträngande för hjärnan att delta i digitala möten. Digitala mötesdeltagare behöver minst en paus i timmen!

Tips! Låt alla som är på plats presentera sig för kameran när mötet startar, och gör detsamma med dem som är med på länk. Det skapar direkt en personlig relation, speciellt om många inte redan känner varandra.

Under mötet

  • Koppla upp dig i god tid innan möten för att hinna testa teknisk utrustning och länkar.
  • Be deltagarna logga in på plattformen 10 minuter innan mötet börjar, så att det finns tid att lösa eventuella teknikproblem och ändå starta mötet i tid. Se till att det finns en gemensam chatt eller att alla mötesdeltagarna har ditt telefonnummer för att kunna höra av sig vid eventuella tekniska problem.
  • Utse en protokollförare så att du som mötesledare kan fokusera på att leda mötet och inkludera alla deltagare.
  • Ta en presentationsrunda både bland de som finns på plats och som deltar via länk. Det skapar en personligare stämning.
  • Gå igenom spelreglerna för mötet. Be till exempel alla att ha sin mikrofon avstängd när de inte pratar för att undvika rundgång och störande bakgrundsljud. Påminn också de deltagare som sitter i samma rum att undvika interna diskussioner och vikten av att inkludera även de som är med på länk i samtalet.
  • Gå igenom mötes mål och vilka förväntningar du och dina deltagare har i början av mötet.
  • Undvik långa dragningar och föredrag. Skicka hellre ut materialet i förväg och för en inkluderande diskussion utifrån det.
  • Under hela mötet, se till att leda mötet aktivt och ställa inkluderande frågor och att samla in åsikter och reflektioner från alla deltagare, inte minst de som är med via länk. Uppmuntra till delaktighet och engagemang bland dina deltagare.
  • Var tydlig med vilka beslut som fattas och kom överens om uppföljning och vem som gör vad med tydliga deadlines.
  • Avsluta med att utvärdera mötet. Uppnåddes målen? Ta en runda bland deltagarna där de får säga vad som var bra och vad som kan göras bättre till nästa gång. Det är ett bra sätt för dig att snabbt bli ett proffs på att leda hybridmöten!

Efter mötet

  • Skicka ut protokollet med beslut och uppföljningspunkter till alla deltagare.
  • Om ni var på en mötesanläggning, återkoppla vad som var bra och vad som kan bli bättre till nästa gång.

Lycka till och kom ihåg att övning ger färdighet!

 

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off. På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

En guide till digitala årsstämmor.

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma. […]

Så planerar och genomför du en stämma

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma. Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Vi förklarar hubmöten.

Vi förklarar hubmöten.

Borta är tiden då fysiska möten var standard. Nu har en rad nya mötesformer tagit plats på arenan. Hybridmöten, digitala möten, studios, digitala events – och hubmöten. Begreppet hubmöte, på engelska pod-meeting, var i princip helt okänt för bara ett år sedan men används nu allt oftare. Så vad är egentligen ett hubmöte och hur […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]