Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så agerar en möteshjälte

Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, företagskultur och möteskultur. Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre.

Få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare. När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, att hålla svåra samtal och mycket annat. Men sällan hur man leder möten. Trots att just det är en stor del av ledarens jobb. Nu ska inte hela ansvaret för bra möten landa på chefer. Bra möteskultur är ett gemensamt ansvar. Det blir lätt så att allt som inte är bra landar på chefen. Man pratar mindre om medarbetaransvaret. Ett bra möte är både mötesledaren och mötesdeltagarens ansvar. Mötesdeltagare har ett ansvar att vara aktiv på mötet. Det är inte okej att sitta på läktaren och sedan gnälla efteråt.

Chefer som ifrågasätter mötesslentrian och ser till att själva bli bättre mötesledare tar enkelt möteshjälte-poäng. Medarbetare märker att chefen värnar om deras tid och gör möten till ett effektivt arbetsredskap i en tydlig struktur. En duktig mötesledare får positiv respons från sin grupp, något som i förlängningen ger bättre självkänsla som chef. Börjar du ha bra möten kommer du bli en poppis chef. Det goda exempel du står för kommer också smitta av sig på hela organisationens möteskultur.

Här är några situationer som kan uppstå i möten. Vi tipsar om hur du kan hantera dem.

Energiförlust

Situation: Du märker hur energin sjunker i mötet och mötesdeltagare tappar fokus.

Säg som mötesledare: ”Nu är det dags för en paus”
Boka helst in två olika sorters pauser under långa möten och konferenser – den ena får gärna vara social, som en fikapaus. Den andra kan vara en kort telefon- och mejlpaus. Är det bara ett tillfälle för paus så kan du säga: ”Nu tar vi först fem minuter för att kolla mejlen och sedan fikar vi tillsammans.” Eller lägg in en energivande pausaktivitet, varför inte några minuters pausgymnastik för att få upp energin i rummet?

Personangrepp

Situation: Någon säger något spydigt eller angriper en annan mötesdeltagare.

Säg som mötesledare: ”Vad är det som gör att du väljer att attackera Kalle på det här sättet?”
Ställ sedan öppna frågor om beteendet, inte om personen. Ta reda på vad som föranleder beteendet. I spelregler kring hur ni har möten så kan ni ha kommit överens om att skilja på sak och person.

Mobilfipplande

Situation: En av mötesdeltagarna kollar något som inte verkar ha med mötet att göra på sin mobil.

Säg som mötesledare: ”Kalle, vad är det som är så intressant på din mobil att du hellre är där än här?”
Med gemensamt överenskomna spelregler kring mobilanvändning under möten blir det här enklare: ”Kalle vi har kommit överens om det här med mobiler, kan du lägga undan den?”.

Ångvältsbeteende

Situation: En person tar väldigt mycket plats i mötet.

Säg som mötesledare: ”Kalle, kan du kort ge oss dina slutsatser i den här frågan? Jag vill även hinna med att höra de övrigas synpunkter.”
Gör tydligt inför en diskussion att det finns ett begränsat utrymme att redogöra för sin ståndpunkt.
Om någon avbryter en annan person, så markera: ”Kalle, jag förstår att du är väldigt engagerad, men låt Isabel tala till punkt.”
Gör tydligt om det är en diskussionsrunda eller en beslutsrunda i frågan. Det gör det enklare för mötesdeltagare att bidra på rätt sätt.

Mussel-attityd

Situation: En person sitter tyst under mötet.

Säg som mötesledare: ”Kalle, jag vill gärna höra dina tankar kring den här frågan.”
Det är mötesledarens ansvar att alla kommer till tals. Ställ öppna följdfrågor. Bryt gärna ner en fråga i flera mindre delar och ställ följdfrågor om dem: ”Vad tycker du är viktigt att tänka på kring just kundhanteringen om vi drar igång det här nya projektet?”

Sen ankomst

Situation: En person kommer sent till mötet

Säg som mötesledare:
 Ingenting.
Uppmärksamma avbrottet så lite som möjligt. Stanna inte upp. Fortsätt mötet som ingenting hänt. Sammanfatta inte det ni sagt hittills, då bekräftar du att beteendet är okej. Är det en person som ofta kommer försent så ta upp det med hen vid ett annat tillfälle.

Avhopp

Situation: En medarbetare får förhinder och kan inte vara med på ett möte.

Säg som mötesledare: ”Gå igenom protokollet och de punkter som berör dig med en kollega som är med på mötet.”
Var tydlig med att det är medarbetarens ansvar att ta informera sig om beslut på mötet och sina eventuella åtgärdspunkter. Att läsa protokoll, ta del av anteckningar och prata med sin chef eller kollega om vad som diskuterades är viktigt.

Text: Malin Kaldo på tidningen Chef som intervjuat vår vd Sylvia Nylin

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen. Ladda ner och skriv ut din guide här […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.

Involvera kollegorna i konferensplaneringen

Är du chef och planerar en konferens? Genom att låta dina kollegor vara med och planera skapar du aktiva kollegor och effektiva konferenser!

Sylvia Nylin gästar podden Thinkdoandgrow

Lyssna på när vår VD Sylvia Nylin berättar om olika trender i hur vi möts och ger många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och inspirerande. En hel timme om möteskultur som skapar resultat, trender i hur vi möts och många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och […]

Så skapar du en bättre möteskultur

Vår undersökning visar att nästan hälften av alla företag och organisationer i Sverige saknar riktlinjer för sina möten. Följden är att hela 50 procent av alla medarbetare upplever att de slösar bort sin tid i ineffektiva möten. Förutom att det leder till onödig frustration bland medarbetarna, slösas också 170 miljarder kronor varje år bort i […]

Så kan föreläsare bidra till mångfald

En blev kallad bögjävel, en växte upp som gatubarn i Brasilien och en tredje startade en teatergrupp för utvecklingsstörda. Föreläsare är inte rädda att lyfta mångfaldsfrågor – och kan ge företag helt nya perspektiv. Att ta in en extern föreläsare på en arbetsplats kan vara ett sätt att beröra på djupet. En trött chef som […]

Din mötespartner

5 tips för klimatsmarta och hållbara möten

Hållbara möten handlar inte bara om miljömedvetenhet och smarta val. Det är minst lika viktigt att redan i planeringsfasen ta hänsyn till och inkludera alla deltagare. Här bjuder vi på tips om hur du arrangerar klimatsmarta och hållbara möten. Det man kanske spontant tänker på när man hör begreppet hållbara möten, är att konferensanläggningen ska […]

Sammanfattningen av vår Mötesskola

Det är dags att summera vår mötesskola. Här är våra fyra bästa tips för effektfulla möten som leder verksamheten framåt. 1. Ha ett tydligt syfte och mål med varför ni ska träffas och vad ni ska ha åstadkommit när mötet är klart. 2. Förbered dig och de du kallat till mötet. Skicka agenda, underlag och […]

Följ med i vår Mötesskola! del 8

För oss på Svenska Möten handlar hållbara möten inte bara om att göra smarta miljöval. För oss handlar det även om att göra val så att alla deltagare känner sig inkluderade. Här är några tips på vägen. 1. Att välja en Svanenmärkt anläggning garanterar miljömedvetenhet i alla led. 2. När ni ska ta er till […]