Mötesstruktur inför det nya året
Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick och snabbt en bättre möteskultur. Som extra bonus blir ditt arbete mer effektivt.
Här har vi samlat våra bästa råd för att skapa en bättre mötesstruktur.
Vad är syftet med möten?
Varje år genomför varje verksamhet i Sverige ett stort antal möten och konferenser. Det övergripande syftet för ett företags möten kan vara att:
– Planera, leda, styra och följa upp verksamheten
– Informera och föra en dialog om verksamheten
– Inspirera, dela kunskap och utbyta erfarenheter och idéer
– Motivera och engagera
Vad är en bra mötesstruktur?
En bra mötesstruktur ger överblick över vilka möten en verksamhet har och varför genom att svara på frågorna:
– Vilka möten behöver vi ha för att nå våra mål?
– Vad är syftet med dessa möten?
– Vad är målet? Vad ska vi åstadkomma?
– När ska mötena hållas?
– Vem ska delta och vad förväntas deltagarna bidra med?
– Vem är ansvarig för och sammankallande till mötet?
Varför behöver man en bra mötesstruktur?
Med tydliga riktlinjer och en bra struktur för en verksamhets möten skapas samsyn och transparens. När det finns en plan över vilka möten som ska äga rum under året – från det interna avdelningsmötet till den årliga konferensen för hela företaget – så blir det tydligt för alla vilka frågor som hör hemma var och ingenting lämnas åt slumpen.
Kreativa möten, utvecklande- och relationsbyggande möten och möten där syftet är att utbyta erfarenheter och driva en verksamhet framåt, kräver att vi ses fysiskt. Rena informationsmöten eller avrapporteringsmöten kan med fördel hållas digitalt. När ska mötet vara fysiskt och när ska det vara digitalt?
Hur gör man en bra mötesstruktur?
- Gör en översikt över alla möten din verksamhet håller idag – från det minsta avdelningsmötet till den stora årliga kick-offen.
- Har alla möten tydliga syften och mål?
- Behåll de möten som driver verksamheten framåt, sluta med dem som inte har något syfte och lägg till möten ni saknar.
- Planera in datum, skicka kallelser och boka upp interna mötesrum för de möten som ligger närmast i tiden.
- Boka externa mötesanläggningar för dina större externa möten under året redan nu och håll koll på avbokningsreglerna.
Med en bra och genomtänkt mötesstruktur får alltså alla möten rätt fokus och ingenting lämnas åt slumpen. Det skapar trygghet och effektivitet och du kan ägna din tid åt att leda verksamheten framåt.
Lycka till!
Mer läsning: Digitalt, fysiskt eller hybrid – vilken kanal ska du välja för vilket möte?
