Fysiskt eller digitalt möte?

Coronapandemins utbrott våren 2020 gjorde att digitala möten tog ett gigantiskt steg framåt betydligt snabbare än vad som förutspåtts. Men i den digitala era vi befinner oss i ökar behovet, betydelsen och vikten av fysiska möten mellan människor. Vi är ett flockdjur som längtar efter att få träffas IRL igen, när pandemin är över. Så vad är egentligen skillnaden mellan digitala och fysiska möten? Är det möjligt att enbart hålla digitala möten? Och hur viktiga är egentligen de fysiska mötena? 

Här ska vi försöka reda ut fördelarna och nackdelarna med fysiska respektive digitala möten och för vilka typer av möten de passar bäst.

Fysiska möten

Med fysiska möten menar vi när deltagarna möts ansikte mot ansikte. Det kan vara på kontoret, på ett kafé, under ett promenadmöte eller på en mötesanläggning eller en eventarena.

+ Fysiska möten

Att mötas och nätverka fysiskt är trots allt det som faller sig naturligt för oss människor. Men det finns några punkter som väger extra tungt och som gör att de fysiska mötena är det sätt att mötas som många föredrar.

✓ Att träffas fysiskt är effektivt, skapar engagemang och främjar problemlösning.
✓ Genom att kunna se och tolka varandras kroppsspråk och mimik, undviks missförstånd lättare.
✓ De fysiska mötena mellan människor har stor betydelse och påverkan på motivation, energi och humör.
✓ Fysiska möten flyter ofta på smidigare och det blir tydligare om någon inte hänger med eller vem som ska tala.
✓ Ni kan avsluta ett fysiskt möte ordentligt, utan plötsliga avbrott pga dålig uppkoppling eller teknik.
✓ Platsen gör skillnad! Att byta miljö främjar kreativiteten och samarbetet.

– Fysiska möten

Så vad finns det för nackdelar med fysiska möten?

✓ Att förflytta sig fysiskt tar tid för deltagarna.
✓ Transporten har en negativ påverkan på klimatet, framförallt om deltagarna tar flyg eller bil.
✓ Att mötas fysiskt ställer högre krav på tillgängligheten för att inkludera alla deltagare.

Digitala möten

Inom begreppet digitala möten ryms allt från telefonmöten, videokonferenser, digitala utbildningar, webbinarium och livesändningar men även hybridmöten där några sitter på plats i en möteslokal och några är uppkopplade på distans. Digitala möten funkar bra med människor man redan har en relation till, men är inte lika självklart med nya bekantskaper.

+ Digitala möten

I ett klimat präglat av snabba beslut och förändringar behöver företag idag jobba alltmer agilt och flexibelt. Omgrupperingar och omprioriteringar ställer höga krav på kommunikation, vilket i sin tur kräver många möten. Och vi möts mer nu än någonsin. Samtidigt vill de flesta minimera restiden. Ett sätt att effektivisera arbetstiden är då att välja digitala avstämningar.

✓ Om deltagarna är geografiskt utspridda är digitala möten ett miljövänligt alternativ.
✓ Digitala möten är oftast mer tidseffektiva då deltagarna inte behöver resa till mötesplatsen eller kontoret.
✓ Digitala möten gör det enklare för fler att delta och ökar därmed tillgängligheten.

– Digitala möten

Så vad finns det för nackdelar med digitala möten?

✓ Digitala möten bäddar för en större risk för missförstånd då ljud och bild är aningen fördröjt.
✓ Tekniken kan många gånger vara opålitlig och strula, vilket exempelvis kan handla om dålig uppkoppling och teknik.
✓ Med digitala medel kan det vara svårt att visualisera eller på ett effektivt sätt lösa problem.
✓ Det är svårt att läsa av deltagarna och stämningar.
✓ Viss teknisk kompetens är nödvändig, vilket förutsätter vikten av förberedelser för deltagarna.
✓ Digitala möten kräver mer av dig som mötesledare.

Tips! Boka ett hybridmöte där några deltagare finns på plats på en mötesanläggning som erbjuder bra utrustning, en tekniker på plats och en bra och anpassad lokal, medan några deltagare ansluter digitalt. 

Så när passar det att ha ett digitalt möte vs ett fysiskt möte?

Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka igenom innan du bestämmer mötesform, så är det vad du vill ha ut av att samla kollegorna och vilka som behöver närvara.

Digitala möten lämpar sig bra för avstämningar med människor man redan har en god relation med, uppföljningssamtal om redan uppstartade projekt och överlämning av enkelriktad information. Fysiska möten är bäst för att etablera nya relationer, möten som ska handla om människors liv och relationer, till exempel ett utvecklingssamtal med en medarbetare samt för nätverkande och samarbete, när du vill skapa engagemang och delaktighet eller skörda gruppintelligens där flera personer ska få komma till tals, diskutera och komma fram till nya idéer och lösningar.

Oberoende av vilken typ av möte ni väljer, finns det alltid goda förutsättningar att anordna ett effektivt och lyckat möte om du utgår från ditt mål och syfte.

Hur stor del av våra möten som kommer förbli digitala när coronaepedemin är över är det idag ingen som vet. Vad som däremot är det helt klart är att de fysiska mötena inte går att ersätta helt med digitala medel och annan teknisk utrustning, utan kommer spela en fortsatt mycket viktig roll även fortsättningsvis inom alla typer av organisationer. Digitala mötesformer kommer under en överskådlig framtid att fungera som ett bra och miljövänligt komplement till fysiska möten.

Till sist, kom ihåg att:

Möten mellan människor berikar, men om möteskulturen är dålig leder de till stress på arbetsplatsen. Där det saknas en bra mötesstruktur och mötesregler resulterar de fysiska mötena i frustration bland medarbetarna. Det gäller för alla möten, oavsett om de sker i fysisk eller digital form.

Hör gärna av dig till oss om du vill ha hjälp med möteskulturen på ditt företag eller organisation!