Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Fysiskt eller digitalt möte?

Coronapandemins utbrott våren 2020 gjorde att digitala möten tog ett gigantiskt steg framåt betydligt snabbare än vad som förutspåtts. Men i den digitala era vi befinner oss i ökar behovet, betydelsen och vikten av fysiska möten mellan människor. Vi är ett flockdjur som längtar efter att få träffas IRL igen, när pandemin är över. Så vad är egentligen skillnaden mellan digitala och fysiska möten? Är det möjligt att enbart hålla digitala möten? Och hur viktiga är egentligen de fysiska mötena? 

Här ska vi försöka reda ut fördelarna och nackdelarna med fysiska respektive digitala möten och för vilka typer av möten de passar bäst.

Fysiska möten

Med fysiska möten menar vi när deltagarna möts ansikte mot ansikte. Det kan vara på kontoret, på ett kafé, under ett promenadmöte eller på en mötesanläggning eller en eventarena.

+ Fysiska möten

Att mötas och nätverka fysiskt är trots allt det som faller sig naturligt för oss människor. Men det finns några punkter som väger extra tungt och som gör att de fysiska mötena är det sätt att mötas som många föredrar.

✓ Att träffas fysiskt är effektivt, skapar engagemang och främjar problemlösning.
✓ Genom att kunna se och tolka varandras kroppsspråk och mimik, undviks missförstånd lättare.
✓ De fysiska mötena mellan människor har stor betydelse och påverkan på motivation, energi och humör.
✓ Fysiska möten flyter ofta på smidigare och det blir tydligare om någon inte hänger med eller vem som ska tala.
✓ Ni kan avsluta ett fysiskt möte ordentligt, utan plötsliga avbrott pga dålig uppkoppling eller teknik.
✓ Platsen gör skillnad! Att byta miljö främjar kreativiteten och samarbetet.

– Fysiska möten

Så vad finns det för nackdelar med fysiska möten?

✓ Att förflytta sig fysiskt tar tid för deltagarna.
✓ Transporten har en negativ påverkan på klimatet, framförallt om deltagarna tar flyg eller bil.
✓ Att mötas fysiskt ställer högre krav på tillgängligheten för att inkludera alla deltagare.

 

Digitala möten

Inom begreppet digitala möten ryms allt från telefonmöten, videokonferenser, digitala utbildningar, webbinarium och livesändningar men även hybridmöten där några sitter på plats i en möteslokal och några är uppkopplade på distans. Digitala möten funkar bra med människor man redan har en relation till, men är inte lika självklart med nya bekantskaper.


+ Digitala möten

I ett klimat präglat av snabba beslut och förändringar behöver företag idag jobba alltmer agilt och flexibelt. Omgrupperingar och omprioriteringar ställer höga krav på kommunikation, vilket i sin tur kräver många möten. Och vi möts mer nu än någonsin. Samtidigt vill de flesta minimera restiden. Ett sätt att effektivisera arbetstiden är då att välja digitala avstämningar.

✓ Om deltagarna är geografiskt utspridda är digitala möten ett miljövänligt alternativ.
✓ Digitala möten är oftast mer tidseffektiva då deltagarna inte behöver resa till mötesplatsen eller kontoret.
✓ Digitala möten gör det enklare för fler att delta och ökar därmed tillgängligheten.

– Digitala möten

Så vad finns det för nackdelar med digitala möten?

✓ Digitala möten bäddar för en större risk för missförstånd då ljud och bild är aningen fördröjt.
✓ Tekniken kan många gånger vara opålitlig och strula, vilket exempelvis kan handla om dålig uppkoppling och teknik.
✓ Med digitala medel kan det vara svårt att visualisera eller på ett effektivt sätt lösa problem.
✓ Det är svårt att läsa av deltagarna och stämningar.
✓ Viss teknisk kompetens är nödvändig, vilket förutsätter vikten av förberedelser för deltagarna.
✓ Digitala möten kräver mer av dig som mötesledare.

 

Tips! Boka ett hybridmöte där några deltagare finns på plats på en mötesanläggning som erbjuder bra utrustning, en tekniker på plats och en bra och anpassad lokal, medan några deltagare ansluter digitalt. 

Så när passar det att ha ett digitalt möte vs ett fysiskt möte?

Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka igenom innan du bestämmer mötesform, så är det vad du vill ha ut av att samla kollegorna och vilka som behöver närvara.

Digitala möten lämpar sig bra för avstämningar med människor man redan har en god relation med, uppföljningssamtal om redan uppstartade projekt och överlämning av enkelriktad information. Fysiska möten är bäst för att etablera nya relationer, möten som ska handla om människors liv och relationer, till exempel ett utvecklingssamtal med en medarbetare samt för nätverkande och samarbete, när du vill skapa engagemang och delaktighet eller skörda gruppintelligens där flera personer ska få komma till tals, diskutera och komma fram till nya idéer och lösningar.

 

Oberoende av vilken typ av möte ni väljer, finns det alltid goda förutsättningar att anordna ett effektivt och lyckat möte om du utgår från ditt mål och syfte.

 

Hur stor del av våra möten som kommer förbli digitala när coronaepedemin är över är det idag ingen som vet. Vad som däremot är det helt klart är att de fysiska mötena inte går att ersätta helt med digitala medel och annan teknisk utrustning, utan kommer spela en fortsatt mycket viktig roll även fortsättningsvis inom alla typer av organisationer. Digitala mötesformer kommer under en överskådlig framtid att fungera som ett bra och miljövänligt komplement till fysiska möten.

Till sist, kom ihåg att:

Möten mellan människor berikar, men om möteskulturen är dålig leder de till stress på arbetsplatsen. Där det saknas en bra mötesstruktur och mötesregler resulterar de fysiska mötena i frustration bland medarbetarna. Det gäller för alla möten, oavsett om de sker i fysisk eller digital form.

Hör gärna av dig till oss om du vill ha hjälp med möteskulturen på ditt företag eller organisation!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Årets bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer årets bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En perfekt möjlighet att fördjupa dina kunskaper och få inspiration inför hösten. Trevlig sommarlyssning! Varje sommar sammanfattar vi de bästa poddavsnitten vi hittat. Tidigare poddtips hittar du nedan. Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra […]

När livet ger dig citroner – gör lemonad.

Mitt i det vacuum som har uppstått mellan den akuta krishanteringen och ljusningen då restriktionerna lyfts, är det lätt att tappa hoppet. Kommer det att finnas ett liv efter Corona? Vi, som många andra, har krigat för vårt företag och våra medarbetare de senaste veckorna. Vi, som många andra, har tvingats säga upp fantastiska kollegor. […]

Kråkerön - Marstrands Havshotell

Avskilda möten och konferenser

För dig som letar efter en anläggning där ni avskilt kan mötas i en konferenslokal eller egen byggnad finns flera alternativ bland våra utvalda medlemmar i Svenska Möten. Välj en lokal för endast möte eller där ni kan bo över i avskildhet. På flertalet anläggningar kan ni även äta avskilt och välja att få all […]

Från lera till vin

En ägare som såg möjligheter där ingen annan gjorde det. En sommelier och en köksmästare i ett unikt samarbete. En VD som vill utbilda gästerna. Välkommen till The Winery Hotel, Sveriges första vinhotell. En lerfläck i korsningen av E4:an och Enköpingsvägen. Det är, med The Winery Hotels VD Claes Aneruds ord, vad som länge fanns […]

Hållbarhet i stället för frosseri på julbordet

December innebär så klart julbord och julbord innebär mängder av mat. Kanske lite väl stora mängder mat till och med. Vi pratade med Greentimes Simon Strandvik om hur du kan göra ditt julbord mer hållbart. Julen är en tid för traditioner och en av de mest ihållande är att de flesta frossar i mat. Hur […]

Julfesten – kul eller stressig?

Julen är tiden för julfester. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul, men för vissa kan det informella mötet vara lite jobbigt. Att veta vem man ska prata med, hur mycket man kan dricka eller vad för beteende man ska acceptera kan skapa stress inför festen. Retorikbyrån Snacka Snyggt vet hur du ska […]

Mat för planetens överlevnad

Högbo Brukshotell utanför Sandviken prisas som Nordens mest hållbara hotellrestaurang av 360° Eat Guide. Nordens mest hållbara hotell ur ett gastronomiskt perspektiv är Högbo Brukshotell. När 360° Eat Guide höll en prisgala i Stockholm nyligen var det hotellet utanför Sandviken som vann ”hotellkategorin”. – Vi vet redan att vi tänker och gör rätt, vi måste […]

Alkoholfritt – det moderna sättet att mötas

Glöm konferensfyllan och den obligatoriska bakisdagen – nu är det alkoholfritt som gäller. Trenden märks redan och kommer bli starkare under 2020. Det går knappt att kalla det för »hälsotrend« längre. Att tänka på vad vi stoppar i oss har blivit en så stor och viktig del i våra moderna liv att det påverkar allt […]

Det nya svenska köket

Matbilder fyller våra flöden. Kockar har tagit över tv-tablåerna. Det svenska intresset för gastronomi har aldrig varit större. Samtidigt larmar restaurangerna om personalbrist och allt färre söker sig till kockskolorna. Vi träffade stjärnkockarna Alexandra Zazzi och Ulf Wagner för att diskutera en bransch i förändring. Det är en grådisig höstdag i Göteborg och regndroppar bildar […]

Att mötas utan appar

Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp. Det här är en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i […]