Inga sparade anläggningar!

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen. I vanliga fall, ett nytt möte i kalendern.

Timmarna går och tankarna från förmiddagens möte bleknar. Vad var det vi sa på mötet? Vem ska egentligen göra vad, när? Typiska frågor som väcker stress hos medarbetarna. Ansvar och tydlighet är två områden som kan motverka stress.

Otydlighet – ett stressmoment

Det finns här en tydlig princip: det som inte dokumenteras blir heller inte gjort. Det som inte kommuniceras eller delegeras på ett tydligt sätt riskerar att glömmas bort eller kommer ligga som en stressdimma över medarbetare.

Ofta ser man inte kopplingen mellan dåliga mötesrutiner och eventuell stress. Mötena ”känns” ju bra eftersom de varit intressanta och energigivande. Enligt Arbetsmiljöverket så är just otydlighet i ansvarsfördelning och dålig uppföljning av delegerat ansvar en av orsakerna till stress på jobbet.

Mötesledarens ansvar

Det är mötesledarens uppgift att ta tillvara på idéer och moderera samtalet. Men det är också ledarens ansvar att fördela arbetet på ett tydligt sätt. Var och en av mötesdeltagarna måste känna att det finns konkreta arbetsuppgifter att ta tag i efter mötets slut.

Utan en tydlig aktivitetslista och arbetsfördelning, finns det en risk att saker och ting inte blir gjorda vilket kan få en negativ effekt på företaget som helhet.

Slutsats! Fånga de smarta idéerna i flykten, fördela, dokumentera och följ upp aktiviteterna – och minska stressen på köpet!

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *