Fyll i namn och nummer så ringer vi upp dig inom ett par minuter. Tjänsten är tillgänglig vardagar 09.00 - 17.00.
Inga sparade anläggningar!

Håll effektivare möten redan idag – 3 enkla tips!

En starkt bidragande orsak till att många ogillar möten, är för att de ofta upplevs som ett störande moment i arbetsdagen. Ena minuten är du inne i ett flow och bockar av saker från din långa to-do-lista. I nästa minut måste du släppa allt för att gå in i ett mötesrum och lyssna på någon annan som pratar. Om du har tur handlar det om saker som är viktiga för dig och direkt påverkar dig i ditt arbete. Om du har otur är det bara ett slöseri med din värdefulla tid.  

Men om så är fallet har den som bjudit in till mötet missuppfattat hela syftet med möten. För att få det mesta möjliga av ett möte bör man innan man bjuder in ställa sig själv följande frågor:

1. Är det ett möte, e-post eller en PM?
Möten är ett av många kommunikationsverktyg, på samma sätt som e-post, telefonsamtal eller sociala medier. Så istället för att slentrianmässigt kalla till (ännu) ett möte, bör man tänka igenom om mötet 1) fyller ett syfte och 2) om detta syfte inte skulle kunna uppnås på något annat sätt (till exempel med ett mejl).

 

Håll inte ett möte för att du tror att du borde. Håll det för att du MÅSTE.

 

2. Ta många pauser
När du väl etablerat att mötet är nödvändigt, håll det så kort som möjligt och planera in tid för många pauser. Du kanske tycker att du har mycket att avverka och frestelsen är stor att ”köra på”, men att hålla långa möten utan pauser kan faktiskt få helt motsatt effekt mot vad du vill uppnå. Enligt Forbes slutar kroppen bokstavligen att bryta ner fett när man suttit ner en stund, vilket i takt med att energinivån sjunker, försämrar möjligheten att ta in nya fakta och förmågan att känna entusiasm. Så se därför till att planera in bensträckare – helst varje halvtimma. Det kanske känns som du förlorar viktig mötestid, men egentligen ser du till att få ut det mesta möjliga av dina deltagare.

3. Bjud in rätt personer
Tid är som bekant pengar, så det är värt att ta lite tid att tänka igenom vem som verkligen måste vara på mötet. Kanske räcker det med en representant per avdelning, som sedan får i uppgift att uppdatera övriga? På så vis slår du två flugor i en smäll – du optimerar allas tid, samtidigt som du uppnår syftet med ditt möte.

Följ dessa tre enkla steg nästa gång du kallar till er möte, et voilá – du håller effektiva möten!

P.S. Vill du undvika att bli inbjuden till onödiga eller ineffektiva möten? Dela gärna denna text med dina kollegor och sprid den inom ditt företag!

Text: Bibi Rydbacken

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *