Skapa effektivare möten genom att enas om formalitetsnivån

GÄSTBLOGGARE. Vi bad Pia Moberg från vår partner Ordrum att beskriva Chadbergskalan, ett verktyg som hjälper dig att öka mötets effektivitet genom att synka deltagarnas förväntningar på mötet. Ordrum utbildar chefer och ledare i konsten att skapa effektivare möten.

Vad är ett effektivt möte? Är det när man tar snabba beslut, har diskussioner och livliga debatter eller där man har förankrat diskussionspunkterna innan mötet börjar?

Vi menar att det inte finns ett rätt svar. Det allra mesta beror på sammanhanget, och samspelet mellan aktörerna. Möten går inte sällan snett just på grund av att deltagarna hade olika förväntningar. Om några deltagare uppfattar mötet som ett lättsamt brainstormingmöte, medan andra väntar sig ett beslutsmöte blir resultatet självklart inte bra.

Det är här som Chadbergskalan kommer in. Chadbergskalan är en modell som delar in möten i fem formalitetsnivåer. Varje nivå har lika stort värde. Alla nivåer behövs. Alla har sin plats i rätt sammanhang. Som mötesledare är vår uppgift att göra en uppskattning om vilken nivå som är adekvat för var och en i en given situation, för att där kunna synka förväntningarna med övriga i gruppen. Kruxet är alltså att välja rätt nivå för varje unikt tillfälle.

Nedan följer en snabbintroduktion till de olika nivåerna.

Formalitetsnivå 1

Mingelmötet, middag med vännerna eller fika i lunchrummet eller på stan är exempel på det vi kallar nivå 1. Kommunikationen är förutsättningslös och man kan glida mellan samtalsämnen. Det är kreativt och högt i tak och man bygger personliga relationer på informella plan.

Formalitetsnivå 2

Brainstorming-möten och informella arbetsmöten är exempel på nivå-2 möten. Man förväntar sig kreativitet och idéstormande samtal runt kärnfrågan där man ännu inte ”låst in” frågan. Man vill dela med sig av sina egna tankar och vill lyssna på andras.

Formalitetsnivå 3

Ett exempel på ett nivå-3 möte är arbetsplatsens veckomöten. Här förväntas deltagarna var förtrogna med dagordningen och mötets fokusområde. Det finns en medelhög grad av formalitet som deltagarna förhåller sig till. Förutom att man tagit del av dagordningen förväntas man i vissa fall vara beredd att föredra en viss punkt eller var påläst i sitt fält. Toleransen är dock relativt hög om man inte prioriterat att förbereda sig ordentligt och mötesordförande tillåter att mötet kan sväva ut från dagordningen och låta ej förberedda idéer och frågor få gehör. Det är inte säkert att protokollförda åtaganden genomförs och det tas i regel inga bindande beslut av större betydelse.

Formalitetsnivå 4

Ett exempel på denna nivå är ett ledningsgruppsmöte eller beslutsmöte. Ett nivå 4-möte är strikt och formaliserat. Alla mötesdeltagare har förberett sig inför mötet och mötet hålls enligt dagordningen. Det finns en tydlig struktur i förberedelsefasen där möteshandlingar skickats ut i tid. Det finns dock ett visst utrymme för fria diskussioner inom ramen för punkterna på dagordningen. Mötesdeltagarna genomför vad de åtagit sig under mötet och följer upp sina åtaganden efter mötet.

Formalitetsnivå 5

Ett årsmöte, beslutsmöten och andra formella möten är exempel på nivå 5-möten. Även informationsmöten och krismöten kan höra till nivå 5. På denna nivå får inga överraskningar förekomma och allt är mycket väl förankrat i alla led. Det finns inget utrymme för spontanitet och oförberedda frågor, allt följer agendan.

Beskrivningen av varje nivå är självklart flexibel. Det viktiga är att alla är helt överens om vad som förväntas av samtliga deltagare i varje enskild mötessituation.

I verkligheten är det inte heller ovanligt att man under ett och samma möte befinner sig på flera nivåer beroende på vilken punkt på dagordningen som behandlats. Då gäller det att vara överens om samtliga punkters mål och nivåindelning på varje dagordning eftersom ett och samma möte inte sällan innehåller både information, diskussioner och beslut.

Kulturella insikter

Genom att applicera Chadbergskalan i ett interkulturellt perspektiv får vi insikter om  hur mötesförväntningar kan skilja sig åt i olika kulturer. Trots att det finns lika stora variationer mellan företagskulturer som mellan länder och regioner vill jag ändå göra ett par reflektioner. I olika kulturer har man olika uppfattningar om bland annat tillit, effektivitet och kommunikationsmönster.

I Japan, Korea och Asien utgår man från att ett möte med en formell dagordning automatiskt innebär formalitetnivå 4-5. Då dessa kulturer har stor respekt för hierarkin inom gruppen är det väldigt svårt att få igång ett kreativt nivå-2 möte om cheferna sitter med. Det är också mycket svårt att få svar på en spontan fråga som inte är kommunicerad i förväg.

I Mellanöstern är man benägen att investera tid i formalitetsnivå 1-2 för att lära känna varandra och skapa tillit över tid innan man kan börja arbeta tillsammans

Svenskarnas förkärlek för nivå-3 möten skapar frustration för många internationella kollegor. Togs något beslut? Hur vet man om någon har en avvikande åsikt under diskussionerna? Varför talar många om saker som inte är med på agendan? I Sverige har många möten nivå-3 möten även en social funktion (formalitetsnivå 1) och ibland blandar man ihop mötets sociala funktion med mötets syfte.

Också vad gäller inställningen till möten i stort tycks se lite olika ut. Amerikaner vill gärna ta snabba beslut. Fransmän vill diskutera och debattera. Asiater vill ta formella beslut som redan diskuteras. Svenskarna tenderar att vilja förankra varje punkt innan de kan gå vidare.

Använda Chadbergskalan i din vardag

Idag då vi fått anpassa oss till digitala möten är kravet på mötesledarens kompetens om möjligt ännu större än tidigare. Digitala möten ställer även stora krav på deltagarna. Att dela in de möten man har i formalitetsnivåer utifrån Chadbergskalan underlättar för alla deltagare att synka sina förväntningar. Ett företag kan enas om att alltid använda skalan som ett mötesverktyg som alla enas kring. Chadbergskalan kan också användas av mötesledaren, som ett sätt att rama in mötet så alla vet vilket för- och efterarbete som krävs.

Lyckligtvis är mötesledning en kompetens som går att öva och där hjälper vi gärna till.

Pia Moberg,
Ordrum AB