Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Skapa effektivare möten genom att enas om formalitetsnivån

GÄSTBLOGGARE. Vi bad Pia Moberg från vår partner Ordrum att beskriva Chadbergskalan, ett verktyg som hjälper dig att öka mötets effektivitet genom att synka deltagarnas förväntningar på mötet. Ordrum utbildar chefer och ledare i konsten att skapa effektivare möten.

Vad är ett effektivt möte? Är det när man tar snabba beslut, har diskussioner och livliga debatter eller där man har förankrat diskussionspunkterna innan mötet börjar?

Vi menar att det inte finns ett rätt svar. Det allra mesta beror på sammanhanget, och samspelet mellan aktörerna. Möten går inte sällan snett just på grund av att deltagarna hade olika förväntningar. Om några deltagare uppfattar mötet som ett lättsamt brainstormingmöte, medan andra väntar sig ett beslutsmöte blir resultatet självklart inte bra.

Det är här som Chadbergskalan kommer in. Chadbergskalan är en modell som delar in möten i fem formalitetsnivåer. Varje nivå har lika stort värde. Alla nivåer behövs. Alla har sin plats i rätt sammanhang. Som mötesledare är vår uppgift att göra en uppskattning om vilken nivå som är adekvat för var och en i en given situation, för att där kunna synka förväntningarna med övriga i gruppen. Kruxet är alltså att välja rätt nivå för varje unikt tillfälle.

Nedan följer en snabbintroduktion till de olika nivåerna.

Formalitetsnivå 1

Mingelmötet, middag med vännerna eller fika i lunchrummet eller på stan är exempel på det vi kallar nivå 1. Kommunikationen är förutsättningslös och man kan glida mellan samtalsämnen. Det är kreativt och högt i tak och man bygger personliga relationer på informella plan.

Formalitetsnivå 2

Brainstorming-möten och informella arbetsmöten är exempel på nivå-2 möten. Man förväntar sig kreativitet och idéstormande samtal runt kärnfrågan där man ännu inte ”låst in” frågan. Man vill dela med sig av sina egna tankar och vill lyssna på andras.

Formalitetsnivå 3

Ett exempel på ett nivå-3 möte är arbetsplatsens veckomöten. Här förväntas deltagarna var förtrogna med dagordningen och mötets fokusområde. Det finns en medelhög grad av formalitet som deltagarna förhåller sig till. Förutom att man tagit del av dagordningen förväntas man i vissa fall vara beredd att föredra en viss punkt eller var påläst i sitt fält. Toleransen är dock relativt hög om man inte prioriterat att förbereda sig ordentligt och mötesordförande tillåter att mötet kan sväva ut från dagordningen och låta ej förberedda idéer och frågor få gehör. Det är inte säkert att protokollförda åtaganden genomförs och det tas i regel inga bindande beslut av större betydelse.

Formalitetsnivå 4

Ett exempel på denna nivå är ett ledningsgruppsmöte eller beslutsmöte. Ett nivå 4-möte är strikt och formaliserat. Alla mötesdeltagare har förberett sig inför mötet och mötet hålls enligt dagordningen. Det finns en tydlig struktur i förberedelsefasen där möteshandlingar skickats ut i tid. Det finns dock ett visst utrymme för fria diskussioner inom ramen för punkterna på dagordningen. Mötesdeltagarna genomför vad de åtagit sig under mötet och följer upp sina åtaganden efter mötet.

Formalitetsnivå 5

Ett årsmöte, beslutsmöten och andra formella möten är exempel på nivå 5-möten. Även informationsmöten och krismöten kan höra till nivå 5. På denna nivå får inga överraskningar förekomma och allt är mycket väl förankrat i alla led. Det finns inget utrymme för spontanitet och oförberedda frågor, allt följer agendan.

Beskrivningen av varje nivå är självklart flexibel. Det viktiga är att alla är helt överens om vad som förväntas av samtliga deltagare i varje enskild mötessituation.

I verkligheten är det inte heller ovanligt att man under ett och samma möte befinner sig på flera nivåer beroende på vilken punkt på dagordningen som behandlats. Då gäller det att vara överens om samtliga punkters mål och nivåindelning på varje dagordning eftersom ett och samma möte inte sällan innehåller både information, diskussioner och beslut.

Kulturella insikter

Genom att applicera Chadbergskalan i ett interkulturellt perspektiv får vi insikter om  hur mötesförväntningar kan skilja sig åt i olika kulturer. Trots att det finns lika stora variationer mellan företagskulturer som mellan länder och regioner vill jag ändå göra ett par reflektioner. I olika kulturer har man olika uppfattningar om bland annat tillit, effektivitet och kommunikationsmönster.

I Japan, Korea och Asien utgår man från att ett möte med en formell dagordning automatiskt innebär formalitetnivå 4-5. Då dessa kulturer har stor respekt för hierarkin inom gruppen är det väldigt svårt att få igång ett kreativt nivå-2 möte om cheferna sitter med. Det är också mycket svårt att få svar på en spontan fråga som inte är kommunicerad i förväg.

I Mellanöstern är man benägen att investera tid i formalitetsnivå 1-2 för att lära känna varandra och skapa tillit över tid innan man kan börja arbeta tillsammans

Svenskarnas förkärlek för nivå-3 möten skapar frustration för många internationella kollegor. Togs något beslut? Hur vet man om någon har en avvikande åsikt under diskussionerna? Varför talar många om saker som inte är med på agendan? I Sverige har många möten nivå-3 möten även en social funktion (formalitetsnivå 1) och ibland blandar man ihop mötets sociala funktion med mötets syfte.

Också vad gäller inställningen till möten i stort tycks se lite olika ut. Amerikaner vill gärna ta snabba beslut. Fransmän vill diskutera och debattera. Asiater vill ta formella beslut som redan diskuteras. Svenskarna tenderar att vilja förankra varje punkt innan de kan gå vidare.

Använda Chadbergskalan i din vardag

Idag då vi fått anpassa oss till digitala möten är kravet på mötesledarens kompetens om möjligt ännu större än tidigare. Digitala möten ställer även stora krav på deltagarna. Att dela in de möten man har i formalitetsnivåer utifrån Chadbergskalan underlättar för alla deltagare att synka sina förväntningar. Ett företag kan enas om att alltid använda skalan som ett mötesverktyg som alla enas kring. Chadbergskalan kan också användas av mötesledaren, som ett sätt att rama in mötet så alla vet vilket för- och efterarbete som krävs.

Lyckligtvis är mötesledning en kompetens som går att öva och där hjälper vi gärna till.

Pia Moberg,
Ordrum AB

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

När livet ger dig citroner – gör lemonad.

Mitt i det vacuum som har uppstått mellan den akuta krishanteringen och ljusningen då restriktionerna lyfts, är det lätt att tappa hoppet. Kommer det att finnas ett liv efter Corona? Vi, som många andra, har krigat för vårt företag och våra medarbetare de senaste veckorna. Vi, som många andra, har tvingats säga upp fantastiska kollegor. […]

Vi sitter alla i samma båt.

Så sent som förra måndagen höll vi ett möte för våra medlemmar på Skogshem & Wijk. Då var Corona ett i högsta grad verkligt, men ännu lite avlägset hot på horisonten. Så på bara ett par omskakande dagar drabbades hela vår bransch av en Coronakris med en kraft som vi aldrig hade kunnat föreställa oss. […]

Möten och milleniegenerationen

De har varit uppkopplade sen tredje klass. För dem lever den analoga och digitala världen i symbios. De är en generation som är humana och har etiska värderingar. De samlas kring sina virtuella lägereldar för att lösa världens problem eller nästa karta i Call of Duty. En millenier är kort och gott medveten och alltid […]

Framtiden är här.

Det är omöjligt att skriva en nyårskrönika i år utan att nämna en viss svensk tonåring, så jag gör det på en gång. 2019 kommer många med mig att minnas som året då vi till slut förstod att vi inte kunde ducka längre – alla måste vi göra vad vi kan för att bevara planeten […]

Att mötas utan appar

Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp. Det här är en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i […]

Kocken och kokerskan

I min ungdom funderade jag allvarligt på att bli kock. Jag drömde också om att upptäcka världen. Jag hade en bekant vars bror jobbade som fartygskock och jag tyckte det lät som det perfekta livet. Jag såg framför mig att jag skulle jobba intensivt i några månader och sedan vara ledig under långa perioder. Det […]

Möten. På riktigt.

Jag gillar möten. Möten med människor som är i samma rum som jag. Möten där närvaron går att ta på och där det är lätt att uppfatta energinivån. I distansmöten är det omöjligt att uppfatta mentala utflykter, smygmejlande eller andra beteenden som gör att möteskvalitén drastiskt sjunker. Ingenting går upp emot det verkliga mötet, öga […]

Möten för en levande planet!

Jag tror inte det har undgått någon att vi måste börja ändra vår livsstil i grunden för att klara oss med den enda planet vi har. Det gäller allt vi gör och självklart också hur vi planerar och genomför våra möten och konferenser. Hållbarhetsfrågan började dels som en fråga om arbetsvillkor och om arbetsmiljö för […]

Bli klokare redan i dag!

Hållbarhet, geopolitisk oro och superurbanisering är några av de megatrender som föder kortare, mer konkreta samhällstrender. Megatrenderna i sin tur föds ur de värdesystem som är globalt tongivande under en viss period. Med varje generation utvecklas värderingarna och nya fenomen dyker upp som transformerar dagens självklarheter. För mig som ledare är det helt nödvändigt att […]

Nyårskrönika

Mötesåret 2018 är över och jag ser tillbaka på ett år fyllt av många minnesvärda möten. Och funderar på paradoxen i att vi på Svenska Möten – i en mer digital och uppkopplad värld än någonsin, satt ännu ett rekord i antal bokade möten 2018. Det är ytterligare ett bevis för att vi människor är sociala varelser som vill […]