Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar
Digitala-årsstämmor

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma.

Ska din stämma hållas fysiskt? Läs vår guide till fysiska årsstämmor HÄR >>

FÖRBEREDELSER

Att planera den formella delen av en digital stämma är i stort sett likt planeringen av en vanlig, fysisk stämma. Skillnaden är att det kräver lite mer kunskap om olika tekniska verktyg, ha flera medhjälpare i olika roller och ett lite grundligare förberedelsearbete.

Vilka regler som gäller för en stämma, oavsett om den sker digitalt eller analogt, styrs som alltid av föreningens stadgar eller bolagsverkets krav på innehåll. Här finns information om när kallelsen måste skickas ut och när mötet senast ska hållas. Det framgår också vilka handlingar som måste sammanställas inför mötet, samt deadline för motioner, röstlängder, fullmakter, ansvarsfrihet för sittande styrelse, dagordning, årsredovisning och annat som hör den formella stämman till.

 

Skicka kallelse

Kallelsen skickas som vanligt ut till alla medlemmar eller aktieägare enligt stadgarna. Kallelsen ska innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet, vilka motioner som har kommit in till styrelsen och övrigt underlag, såsom årsredovisning, verksamhetsberättelse och så vidare.

För digitala stämmor kan du också skicka med en länk till mötet samt en röstningslänk med information om hur röstningen kommer att gå till. Mer om det här nedan.

 

Ta hand om motioner och fullmakter

Alla de motioner som har kommit in till styrelsen ska sättas upp på dagordningen. Eventuella fullmakter samlas in och överlämnas till stämmans ordförande inför rösträkningen.

 

Tekniska hjälpmedel

Bestäm vilken teknisk mötesplattform ni ska använda. Zoom, Teams och Skype är några av många exempel på mötesverktyg som tillåter många att ses samtidigt och har bra funktioner för chatt och handuppräckning.

Dessutom behöver du ett digitalt röstverktyg som har funktioner som tillåter sluten röstning. Det finns flera system, Trippus, Scribe och Poströsta.se är några av de vanligaste verktygen på marknaden. För större stämmor där inte alla känner varandra, kan användarna även identifiera sig med BankID. Zoom har en möjlighet för röstning “Poll” i sitt verktyg. Under vissa stämmor har de valt att använda sig av acklamation vilket är ett förenklat röstningsförfarande som genomförs så att ordförande ställer en fråga som alla röstberättigade svarar ja eller nej på varefter ordförande meddelar att han anser att stämman antagit eller avslagit förslaget. Detta kan då göras i chatten till exempel. Om ingen då opponerar sig genom att begära omröstning/votering klubbar ordförande beslutet. De flesta beslut på de flesta stämmor tas genom acklamation.

 

Rollfördelning

Gör en tydlig rollfördelning i god tid innan stämman och fördela uppgifterna. Förutom ordförande, protokollförare, föredragshållare och justerare, behöver du också fördela ut ansvar för chatten, handuppräckningsfunktionen. Du behöver någon som ansvarar för att dela skärm och sköta växlingen mellan presentationer och utse någon som släpper in deltagarna till mötet och har koll på att räkna eftersläntrare för röstlängderna.

 

Körschema & genrep

Gör ett tydligt körschema för alla som har bestämda roller i mötet och planera gärna in ett genrep i god tid innan för att säkerställa att alla förstår sin roller och vad som förväntas av dem. För digital stämma krävs lite fler personer som modererar och för teknisk support.

 

Länkar

Skicka länken till mötet och till röstningsverktyget och eventuella lösenord antingen i kallelsen, så att deltagarna har alla information på ett ställe, eller i god tid innan mötet i ett separat mejl. Ge tydliga instruktioner för hur den digitala stämman kommer att gå till och en sammanställning över all praktisk information som är bra för deltagarna att veta. Skicka en påminnelse med alla länkar och instruktioner igen dagen innan så att länkarna finns lättillgängliga i deltagarnas flöden.

 

GENOMFÖRANDE

 

Mötesregler

När mötet startar, börja med att gå igenom förhållningsregler för stämman så att alla känner sig trygga med vad som gäller. Exempelvis att mikrofoner ska vara av, kameror på, om man får skriva frågor i chatten och hur man använder raisehand-funktionen. Visa också agendan, och gå igenom hålltider för paus och så vidare.

En digital stämma måste inledas med frågan om stämman godkänner att stämman sker med digitala hjälpmedel. Exempelvis: Kan stämman godkänna att ombud kan delta via tekniska hjälpmedel samt att utomstående kan närvara digitalt?

 

Röstningsverktyg

Be alla deltagare gå in på den röstningslänk du skickat och lägga sin röst och låt stämman följa röstningsresultatet på en delad skärm. Samma röstningslänk används även fortsättningsvis på samma sätt för de olika punkterna enligt stämmans dagordning.

 

Fastställande av röstlängd

Likt analoga stämmor är det första man gör efter mötets öppnande att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. Här är det viktigt att någon håller reda på och meddelar ordföranden eventuella sena ankomster även digitalt. I vissa digitala verktyg finns ett väntrum där det finns möjlighet att pricka av röstlängden.

 

Nu är ni igång med stämman och den genomförs av ordföranden på samma sätt som en analog med deltagarna fysiskt närvarande i rummet. Röstning sker på samma länk och på samma sätt för alla punkter i programmet. Glöm inte att hålla koll på frågor i chatten eller om någon räcker upp handen.

Väl mött och lycka till!

Ska din stämma hållas fysiskt? Läs vår guide till fysiska årsstämmor HÄR >>

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Just när vi äntligen hade fått träffa kollegorna igen och mötas – på riktigt, så är vi tillbaka till nya restriktioner och hemarbete. Men i mötesrum över hela Sverige pågår det dagligen säkra och ansvarsfulla möten som bygger företagskulturer, svetsar samman team och ger näring åt kreativa framtidsvisioner.  Här är våra bästa tips för covidsäkra […]

Mötesstruktur inför det nya året

Mötesstruktur inför det nya året

Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick […]

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

Ska mötet vara fysiskt eller digitalt? Vilken mötesform passar för vilket typ av möte? Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka […]

Sju tips för en lyckad julfest

Sju tips för en lyckad julfest

Det är mitten av december och vi befinner oss mitt i julfesternas högsäsong. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul. Men vissa kanske en oro för att smittas, inför att veta vem man ska prata med eller vad för beteende man ska acceptera, kan skapa stress inför festen.  Här är sju tips som […]

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Visste du att du kan beställa ett snabbtest av alla mötesdeltagare för pågående Covid-19-infektion genom oss? Testningen sker på plats på mötesanläggningen innan konferensen, mötet eller julbordet och 15 minuter efter utfört test meddelas provsvaret. Du kan också beställa prisvärda självtester genom oss som levereras till anläggningen.  Hur går det till? Testningen går till så […]

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras på ett tryggt och smittsäkert sätt, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett säkert möte för alla deltagare. Mötesanläggningen Mötesanläggningar över hela Sverige har under lång tid vidtagit en lång […]

Webbinarium – Hållbara konferenser

Webbinarium – Hållbara konferenser

Att boka ett hållbart möte, konferens eller evenemang är så mycket mer än att kolla om det finns laddstolpar för alla på mötesanläggningen eller undvika kött på menyn. Det här kostnadsfria webbinariet är för dig som och vill ha koll på vilka do’s and don’t du behöver veta för att utifrån de globala målen planera och […]

Dags att damma av möteskunskapen

Dags att damma av möteskunskapen

Efter en lång tids distansarbete är kanske mötesskillsen i fysiska möten lite ringrostig? Hur var det nu man gjorde nu igen?  Till din hjälp har vi samlat några nyttiga länkar: Du hittar en rad praktiska och nedladdningsbara guider om hur du bokar och leder möten i vår Kunskapsbank >> Hur möblerar man mötesrummet vid ett […]

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Att hybridmöten är här för att stanna råder det inga tvivel om. Vi är övertygade om att det kommer vara lika vanligt att koppla upp kollegor eller talare på distans som det är att visa en powerpointbild eller skriva på whiteboarden framöver. Detta ställer förstås krav på den tekniska utrustningen som finns tillgänglig i mötesrummet […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]