Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar
Digitala-årsstämmor

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma.

Ska din stämma hållas fysiskt? Läs vår guide till fysiska årsstämmor HÄR >>

FÖRBEREDELSER

Att planera den formella delen av en digital stämma är i stort sett likt planeringen av en vanlig, fysisk stämma. Skillnaden är att det kräver lite mer kunskap om olika tekniska verktyg, ha flera medhjälpare i olika roller och ett lite grundligare förberedelsearbete.

Vilka regler som gäller för en stämma, oavsett om den sker digitalt eller analogt, styrs som alltid av föreningens stadgar eller bolagsverkets krav på innehåll. Här finns information om när kallelsen måste skickas ut och när mötet senast ska hållas. Det framgår också vilka handlingar som måste sammanställas inför mötet, samt deadline för motioner, röstlängder, fullmakter, ansvarsfrihet för sittande styrelse, dagordning, årsredovisning och annat som hör den formella stämman till.

 

Skicka kallelse

Kallelsen skickas som vanligt ut till alla medlemmar eller aktieägare enligt stadgarna. Kallelsen ska innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet, vilka motioner som har kommit in till styrelsen och övrigt underlag, såsom årsredovisning, verksamhetsberättelse och så vidare.

För digitala stämmor kan du också skicka med en länk till mötet samt en röstningslänk med information om hur röstningen kommer att gå till. Mer om det här nedan.

 

Ta hand om motioner och fullmakter

Alla de motioner som har kommit in till styrelsen ska sättas upp på dagordningen. Eventuella fullmakter samlas in och överlämnas till stämmans ordförande inför rösträkningen.

 

Tekniska hjälpmedel

Bestäm vilken teknisk mötesplattform ni ska använda. Zoom, Teams och Skype är några av många exempel på mötesverktyg som tillåter många att ses samtidigt och har bra funktioner för chatt och handuppräckning.

Dessutom behöver du ett digitalt röstverktyg som har funktioner som tillåter sluten röstning. Det finns flera system, Trippus, Scribe och Poströsta.se är några av de vanligaste verktygen på marknaden. För större stämmor där inte alla känner varandra, kan användarna även identifiera sig med BankID. Zoom har en möjlighet för röstning “Poll” i sitt verktyg. Under vissa stämmor har de valt att använda sig av acklamation vilket är ett förenklat röstningsförfarande som genomförs så att ordförande ställer en fråga som alla röstberättigade svarar ja eller nej på varefter ordförande meddelar att han anser att stämman antagit eller avslagit förslaget. Detta kan då göras i chatten till exempel. Om ingen då opponerar sig genom att begära omröstning/votering klubbar ordförande beslutet. De flesta beslut på de flesta stämmor tas genom acklamation.

 

Rollfördelning

Gör en tydlig rollfördelning i god tid innan stämman och fördela uppgifterna. Förutom ordförande, protokollförare, föredragshållare och justerare, behöver du också fördela ut ansvar för chatten, handuppräckningsfunktionen. Du behöver någon som ansvarar för att dela skärm och sköta växlingen mellan presentationer och utse någon som släpper in deltagarna till mötet och har koll på att räkna eftersläntrare för röstlängderna.

 

Körschema & genrep

Gör ett tydligt körschema för alla som har bestämda roller i mötet och planera gärna in ett genrep i god tid innan för att säkerställa att alla förstår sin roller och vad som förväntas av dem. För digital stämma krävs lite fler personer som modererar och för teknisk support.

 

Länkar

Skicka länken till mötet och till röstningsverktyget och eventuella lösenord antingen i kallelsen, så att deltagarna har alla information på ett ställe, eller i god tid innan mötet i ett separat mejl. Ge tydliga instruktioner för hur den digitala stämman kommer att gå till och en sammanställning över all praktisk information som är bra för deltagarna att veta. Skicka en påminnelse med alla länkar och instruktioner igen dagen innan så att länkarna finns lättillgängliga i deltagarnas flöden.

 

GENOMFÖRANDE

 

Mötesregler

När mötet startar, börja med att gå igenom förhållningsregler för stämman så att alla känner sig trygga med vad som gäller. Exempelvis att mikrofoner ska vara av, kameror på, om man får skriva frågor i chatten och hur man använder raisehand-funktionen. Visa också agendan, och gå igenom hålltider för paus och så vidare.

En digital stämma måste inledas med frågan om stämman godkänner att stämman sker med digitala hjälpmedel. Exempelvis: Kan stämman godkänna att ombud kan delta via tekniska hjälpmedel samt att utomstående kan närvara digitalt?

 

Röstningsverktyg

Be alla deltagare gå in på den röstningslänk du skickat och lägga sin röst och låt stämman följa röstningsresultatet på en delad skärm. Samma röstningslänk används även fortsättningsvis på samma sätt för de olika punkterna enligt stämmans dagordning.

 

Fastställande av röstlängd

Likt analoga stämmor är det första man gör efter mötets öppnande att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. Här är det viktigt att någon håller reda på och meddelar ordföranden eventuella sena ankomster även digitalt. I vissa digitala verktyg finns ett väntrum där det finns möjlighet att pricka av röstlängden.

 

Nu är ni igång med stämman och den genomförs av ordföranden på samma sätt som en analog med deltagarna fysiskt närvarande i rummet. Röstning sker på samma länk och på samma sätt för alla punkter i programmet. Glöm inte att hålla koll på frågor i chatten eller om någon räcker upp handen.

Väl mött och lycka till!

Ska din stämma hållas fysiskt? Läs vår guide till fysiska årsstämmor HÄR >>

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett coronasäkert möte för […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off. På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

Så planerar och genomför du en stämma

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma. Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]