Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett coronasäkert möte för alla deltagare.

Mötesanläggningen

Mötesanläggningar över hela Sverige har vidtagit en lång rad åtgärder för säkrare möten. Bland annat möbleras möteslokaler och matsalar glesare, bufféerna är på många håll borttagna, städrutiner är säkerställda, tekniken är anpassad för att deltagare ska kunna delta digitalt på distans och stationer med handsprit är utställda över hela anläggningen.

✓ Fråga anläggningen om vilka åtgärder de vidtagit under Covid-19 pandemin. Det kan inkludera:

– Luftig möblering i mötesrummet, sk coronasittning, för att enklare kunna hålla avstånd
– Hur trängsel undviks i matsalar och allmänna utrymmen
– Rutiner för städ- och vädring mellan grupper och i pauser
– Handspritsstationer
– Utbildning i smittskyddshantering för personalen
– Möjligheter till hybridmöten för att skydda riskgrupper
– Kan mötet delas upp i flera mindre lokaler, eller kanske till och med under flera dagar, för att sprida ut deltagarna

✓ Fråga oss gärna om du har några speciella önskemål eller funderingar inför bokningen.

 

Det är viktigt att alla mötesdeltagare känner sig trygga genom hela mötet!


Tekniken

✓ Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan delta digitalt?
✓ Finns videoskärm, teknik för livestreaming eller studio på plats på mötesanläggningen?
✓ Behöver ni en tekniker på plats om vissa deltar på distans?
✓ Räcker er egna licens i t.ex. Teams eller Zoom eller behöver ni hjälp av anläggningens licenser för digitala möten?

 

Glöm inte att begära in prisuppgifter om speciella tekniska önskemål redan i din förfrågan!

 

Övernattning

✓ Om mötet inkluderar övernattning, boka enkelrum för alla deltagare som en extra trygghet
✓ Fråga om anläggningen kan erbjuda egna hotellkorridorer för dina deltagare
✓ Hur serveras frukosten? Har exempelvis anläggningen “slot-tider” för olika grupper för att undvika trängsel?

 

Aktiviteter

✓ Se till att planera in en coronasäker aktivitet där deltagarna kan hålla avstånd, samtidigt som ni bygger laganda och samarbete. De flesta mötesanläggningar erbjuder en lång rad teambyggande utomhusaktiviteter som tillåter social distansering.

✓ Kan vissa delar av mötet planeras till utomhus, exempelvis promenadmöten eller fikapauser.


Transport

✓ Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt?
✓ Finns det parkering tillgängligt för de deltagare som föredrar att åka egen bil?

 

På Folkhälsomyndighetens hemsida finns ett riskbedömningsverktyg som du kan använda för att utvärdera risken för just ditt möte. Här gör du själv en riskbedömning genom att svara på några frågor, exempelvis:

– Är ni ett stort antal deltagare?
– Är det några som reser in från andra länder eller regioner?
– Finns personer som tillhör en riskgrupp bland deltagarna?

 

Gemensamt ansvar

✓ Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.

 

Det är viktigt att hålla era tider för måltider på mötesanläggningen så alla grupper kan mötas avskilt och på tryggt avstånd.

 

Här kan du läsa mer om vilka åtgärder som mötesanläggningarna tar för att ni ska kunna mötas tryggt >>

 

Följ gärna upp mötet efteråt och berätta vad som var bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Det hjälper oss och anläggningen att bli ännu bättre vid framtida bokningar.

Som vanligt finns vi här för att se till att dina bokningar hamnar på rätt mötesanläggning där alla följer Folkhälsomyndigheternas rekommendationer och arbetar proaktivt mot smittspridning för att säkerställa hälsan för dina deltagare. Fråga oss!

Kontakta oss på 0771 505 500 eller via bokning@svenskamoten.se. Du kan också boka din anläggning direkt online eller skicka in en konferensförfrågan.

Har du funderingar på vad som gäller för möten över 8 personer och vad som menas med en allmänn sammankomst? Här reder vi ut begreppen >>
Mer läsning: vår undersökning om möten efter corona – Digitala möten, bra men löser inte allt

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

2 kommentarer “Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte”
  1. Louise Blomberg skriver:

    Hej Lollo,

    Det vanligaste är att anläggningen har en licens och att det är ni som loggar in på en dator i lokalen. Inbjudan skickas via det Zoomkontot då t.ex.
    Alternativt att kunden loggar in på ert konto med deras dator. Men det är inte lätt, helt klart.
    /Lollo

  2. Lollo Krüger skriver:

    Hej!
    Jag undrar bara om ni känner till hur det går till att dela licens tex i Zoom med konferensgäst som bara ska användas vid ett tillfälle. Har ni någon erfarenhet av hur vi kan gå tillväga?

Så leder du ett promenadmöte

Promenadmöten, eller Walk & Talk på engelska, har seglat upp som ett populärt mötesalternativ för många företag och organisationer, inte minst i pandemitider. Forskning visar att vi människor tänker mer kreativt när vi rör på oss. Den här mötesmodellen passar dig som: Vill få ut nya, kreativa idéer och förslag från dina mötesdeltagare samt skapa […]

Utmaningen med hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Troligtvis är den här för att stanna eftersom det alltid kommer att finnas någon eller några deltagare som av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt.  Den vanligaste […]

Din guide till digitala möten och events på våra anläggningar

Vi tror på kraften i personliga möten och är övertygade om att fysiska möten mellan människor slår digitala möten med hästlängder. Med det sagt så är det under vissa omständigheter, både nödvändigt och att föredra att hålla möten digitalt och på distans.  Kom ihåg att lyckade distansmöten kräver lite mer av dig som mötesledare. Liksom […]

Så blir du proffs på att leda hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Och samtidigt som det kan låta smidigt och effektivt, är det också en mötesform som ställer höga krav på dig som är mötesledare. På rent digitala eller rent […]

Fysiskt eller digitalt möte?

Coronapandemins utbrott våren 2020 gjorde att digitala möten tog ett gigantiskt steg framåt betydligt snabbare än vad som förutspåtts. Men i den digitala era vi befinner oss i ökar behovet, betydelsen och vikten av fysiska möten mellan människor. Vi är ett flockdjur som längtar efter att få träffas IRL igen, när pandemin är över. Så […]

Sylvia gästar podden “Resväskan” om digitalisering, effektivare möten och framtidshopp

En ny podd är ute och heter “Resväskan”, där Lars Carlén intervjuar branschprofiler, utbildare och studerande vid YrkesAkademin Yrkeshögskola om besöksnäringens framtid. Första avsnittet gästas av vår Sylvia Nylin, vd på Svenska Möten. Som framåtblickande optimist lägger Sylvia Nylin mycket tid på omvärldsbevakning. Hör om starka trender i mötesindustrin, tecken i tiden och hur hon […]

Med Annus Horribilus i backspegeln

Hur gärna vi än skulle vilja, kan vi inte dra tillbaka klockan och radera Annus Horribilus 2020 ur historien. Men vi kan välja att fokusera på det vi faktiskt kan förändra. Och vi kan välja att se till möjligheterna och ta tillfället i akt att bygga något nytt ur askan. Intåget av digitala mötesplattformar har […]

Fri entré till Virtuella Mötesmässan den 17/12

Som partner till den Virtuella Mötesmässan den 17 december kan du besöka vår monter och ta del av våra korta föreläsningar via Zoom. I år har Möteskulturdagen satsat på en virtuell mötesmässa med en utställning du inte vill missa!  Du som är anmäld får en länk till den virtuella mötesmässan, allt är smidigt sökbart för […]

Att tala så att andra vill lyssna, 11/11

Hur får man andra att lyssna till det man har att säga? Räcker det inte att kunna sitt ämne? Måste man verkligen ha en snygg presentation i datorn? Vad bör man tänka om man presenterar digitalt? Och hur hanterar man egentligen sin nervositet? På onsdag har du en möjlighet att gå webbkursen “Att tala så […]

Så leder du effektiva digitala möten 4/11

Leder du digitala möten? På onsdag har du en sista chans att gå den hyllade webbkursen “Så leder du effektiva digitala möten”. Missa inte den eller någon av våra andra webbinarium och kurser på temat möten i höst! Medan många av oss jobbar hemifrån är digitala möten det nya svarta tills vi kan ses IRL […]