Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett coronasäkert möte för alla deltagare.

Mötesanläggningen

Mötesanläggningar över hela Sverige har vidtagit en lång rad åtgärder för säkrare möten. Bland annat möbleras möteslokaler och matsalar glesare, bufféerna är på många håll borttagna, städrutiner är säkerställda, tekniken är anpassad för att deltagare ska kunna delta digitalt på distans och stationer med handsprit är utställda över hela anläggningen.

✓ Fråga anläggningen om vilka åtgärder de vidtagit under Covid-19 pandemin. Det kan inkludera:

– Luftig möblering i mötesrummet, sk coronasittning, för att enklare kunna hålla avstånd
– Hur trängsel undviks i matsalar och allmänna utrymmen
– Rutiner för städ- och vädring mellan grupper och i pauser
– Handspritsstationer
– Utbildning i smittskyddshantering för personalen
– Möjligheter till hybridmöten för att skydda riskgrupper
– Kan mötet delas upp i flera mindre lokaler, eller kanske till och med under flera dagar, för att sprida ut deltagarna

✓ Fråga oss gärna om du har några speciella önskemål eller funderingar inför bokningen.

 

Tips! Boka ett snabbtest för Covid-19 av dina deltagare vid ankomst till anläggningen! Fråga oss, så hjälper vi dig.


Tekniken

✓ Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan delta digitalt?
✓ Finns videoskärm, teknik för livestreaming eller studio på plats på mötesanläggningen?
✓ Behöver ni en tekniker på plats om vissa deltar på distans?
✓ Räcker er egna licens i t.ex. Teams eller Zoom eller behöver ni hjälp av anläggningens licenser för digitala möten?

 

Glöm inte att begära in prisuppgifter om speciella tekniska önskemål redan i din förfrågan!

 

Övernattning

✓ Om mötet inkluderar övernattning, boka enkelrum för alla deltagare som en extra trygghet
✓ Fråga om anläggningen kan erbjuda egna hotellkorridorer för dina deltagare
✓ Hur serveras frukosten? Har exempelvis anläggningen “slot-tider” för olika grupper för att undvika trängsel?

 

Aktiviteter

✓ Se till att planera in en coronasäker aktivitet där deltagarna kan hålla avstånd, samtidigt som ni bygger laganda och samarbete. De flesta mötesanläggningar erbjuder en lång rad teambyggande utomhusaktiviteter som tillåter social distansering. Här är en lista över aktiviteter som hjälp på traven >>

✓ Kan vissa delar av mötet planeras till utomhus, exempelvis promenadmöten eller fikapauser?

 

Tips! Samla teamet i naturen och testa en utomhuskonferens! Fråga oss om hur det går till. 


Transport

✓ Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt?
✓ Finns det parkering tillgängligt för de deltagare som föredrar att åka egen bil?

 

Gemensamt ansvar

✓ Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.

 

Det är viktigt att hålla era tider för måltider på mötesanläggningen så alla grupper kan mötas avskilt och på tryggt avstånd.

 

Följ gärna upp mötet efteråt och berätta vad som var bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Det hjälper oss och anläggningen att bli ännu bättre vid framtida bokningar.

 


Riskbedömning
På Folkhälsomyndighetens hemsida finns ett riskbedömningsverktyg som du kan använda för att utvärdera risken för just ditt möte. Här gör du själv en riskbedömning genom att svara på några frågor, exempelvis:

– Är ni ett stort antal deltagare?
– Är det några som reser in från andra länder eller regioner?
– Finns personer som tillhör en riskgrupp bland deltagarna?

 

Hur många får man vara?
Regeringens förbud mot allmänna sammankomster avser exempelvis en demonstration, föreläsning, en teater, konsert eller en bioföreställning. För att en sammankomst skall ses som allmän krävs att den anordnas för allmänheten eller att allmänheten har tillträde till den. Därför räknas slutna företagskonferenser på mötesanläggningar i regel INTE som allmänna sammankomster och omfattas därför inte av förbudet.

Hotell- och mötesanläggningar omfattas istället av de regler för trängsel och alkoholservering som Folkhälsomyndigheten beslutat om. Det innebär att ett obegränsat antal gäster är tillåtet så länge Folkhälsomyndighetens direktiv följs och att folksamlingar undviks.

 

Vad gör mötesanläggningarna?
Här kan du läsa mer om vilka åtgärder som mötesanläggningarna tar för att ni ska kunna mötas tryggt >>

Som vanligt finns vi här för att se till att dina bokningar hamnar på rätt mötesanläggning där alla följer Folkhälsomyndigheternas rekommendationer och arbetar proaktivt mot smittspridning för att säkerställa hälsan för dina deltagare. Fråga oss!

Boka din anläggning direkt online eller skicka in en konferensförfrågan. Du kan också kontakta oss på 0771 505 500 eller via bokning@svenskamoten.se.


 

Mer läsning: vår undersökning om möten efter corona – Digitala möten, bra men löser inte allt

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

1 kommentar “Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte”
  1. Lollo Krüger skriver:

    Hej!
    Jag undrar bara om ni känner till hur det går till att dela licens tex i Zoom med konferensgäst som bara ska användas vid ett tillfälle. Har ni någon erfarenhet av hur vi kan gå tillväga?

Dags att damma av möteskunskapen

Dags att damma av möteskunskapen

Efter en långt tids distansarbete är kanske mötesskillsen i fysiska möten lite ringrostig. Hur var det nu man gjorde nu igen?  Till din hjälp har vi samlat några nyttiga länkar: Du hittar en rad praktiska och nedladdningsbara guider om hur du bokar och leder möten i vår Kunskapsbank >> Hur möblerar man mötesrummet vid ett […]

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Att hybridmöten är här för att stanna råder det inga tvivel om. Vi är övertygade om att det kommer vara lika vanligt att koppla upp kollegor eller talare på distans som det är att visa en powerpointbild eller skriva på whiteboarden framöver. Detta ställer förstås krav på den tekniska utrustningen som finns tillgänglig i mötesrummet […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off. På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

En guide till digitala årsstämmor.

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma. […]