Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. Samtidigt tyder mycket på att vi kommer att få leva med fysisk distansering ett tag till. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett coronasäkert möte för alla deltagare.

 

Anläggningen

Mötesanläggningar över hela Sverige har vidtagit en lång rad åtgärder för säkrare möten. Bland annat möbleras möteslokaler och matsalar glesare, bufféerna är på många håll borttagna, städrutiner är säkerställda, tekniken är anpassad för att deltagare ska kunna delta digitalt på distans och stationer med handsprit är utställda över hela anläggningen. Läs mer om vilka smittskyddsåtgärder som vidtas på mötesanläggningar >>

✓ Fråga anläggningen om vilka åtgärder de vidtagit under Covid-19 pandemin. Det kan inkludera:
– Tillfälligt generösare avbokningsregler
– Extra städning mellan grupper och i pauser
– Vilka åtgärder som vidtagits för att undvika trängsel kring barer, bufféer och fikabord
– Hur olika konferensgrupper hålls separerade från varandra
– Om de kan erbjuda egna hotellkorridorer för din grupp

✓ Fråga oss gärna om du har några speciella önskemål eller funderingar inför bokningen.

 

Det är viktigt att alla mötesdeltagare känner sig trygga genom hela mötet!


Möteslokalen

✓ Kan mötet delas upp i flera mindre lokaler, eller kanske till och med under flera dagar, för att sprida ut deltagarna?
✓ Fråga efter så kallad “coronasittning” med glesare möblering mellan stolarna för att enklare kunna hålla avstånd.
✓ Kan vissa delar av mötet, exempelvis promenadmöten eller fikapauser, planeras utomhus?


Tekniken

✓ Behöver ni ha möjlighet till hybridmöte där några deltagare kan deltaga digitalt?
✓ Finns videoskärm, teknik för livestreaming eller studio på plats på anläggningen?
✓ Behöver ni en tekniker på plats om vissa deltar på distans?
✓ Räcker er egna licens i t.ex. Teams eller Zoom eller behöver ni hjälp av anläggningens licenser för digitala möten?

 

Glöm inte att begära in prisuppgifter om speciella tekniska önskemål redan i din förfrågan!

 

Övernattning

✓ Om mötet är med övernattning, boka enkelrum för alla deltagare som en extra trygghet.
✓ Fråga om anläggningen kan erbjuda egna hotellkorridorer för dina deltagare.
✓ Hur serveras frukosten? Har exempelvis anläggningen “slot-tider” för olika grupper för att undvika trängsel?

 

Aktiviteter

✓ Se till att planera in en coronasäker aktivitet där deltagarna kan hålla avstånd, samtidigt som ni bygger lagandan och samarbetet. De flesta mötesanläggningar erbjuder en lång rad teambyggande utomhusaktiviteter som tillåter social distansering.


Transport

✓ Behöver ni arrangera egen transport, t.ex. buss till eller från anläggningen så att deltagarna inte behöver åka kommunalt?


Eget ansvar

✓ Till sist, men absolut inte minst, glöm inte att påminna deltagarna om sitt eget ansvar att tvätta händerna, hålla avståndet och stanna hemma om de är sjuka.

Här kan du läsa mer om vilka åtgärder som mötesanläggningarna tar för att ni ska mötas tryggt >>

Följ gärna upp och berätta vad som var bra och vad som kan förbättras till nästa gång. Det hjälper oss och anläggningen att bli ännu bättre vid framtida bokningar.

Som vanligt finns vi här för att se till att dina bokningar hamnar på rätt mötesanläggning där alla följer Folkhälsomyndigheternas rekommendationer och arbetar proaktivt mot smittspridning för att säkerställa hälsan för dina deltagare. Fråga oss!

Har du funderingar på vad som gäller för möten över 50 personer? Här reder vi ut begreppen >>
Mer läsning: vår undersökning om möten efter corona – Digitala möten, bra men löser inte allt

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

2 kommentarer
  1. Louise Blomberg skriver:

    Hej Lollo,

    Det vanligaste är att anläggningen har en licens och att det är ni som loggar in på en dator i lokalen. Inbjudan skickas via det Zoomkontot då t.ex.
    Alternativt att kunden loggar in på ert konto med deras dator. Men det är inte lätt, helt klart.
    /Lollo

  2. Lollo Krüger skriver:

    Hej!
    Jag undrar bara om ni känner till hur det går till att dela licens tex i Zoom med konferensgäst som bara ska användas vid ett tillfälle. Har ni någon erfarenhet av hur vi kan gå tillväga?

SvenskaMöten-akademin

Välkommen till Svenska Möten Akademin!

Här hittar du ett brett och varierat utbildningsprogram som samlar all kunskap och inspiration på ett ställe för dig som bokar, leder eller upphandlar möten och konferenser. Med snart 40 års samlad kunskap och erfarenhet ser vi till att dina möten blir ett värdefullt verktyg för att nå ditt företags mål och visioner – inte […]

Mötespolicy

Får det vara en mötespolicy som nyårslöfte?

Har du också suttit på ett möte och undrat, vad gör jag här? Ett möte med otydlig agenda, alldeles för många i mötesrummet eller att det saknas beslutsfattare. Någon kollar Facebook och den andra försöker hinna tömma inkorgen innan lunch. Vi tror att många känner igen sig. En undersökning** från Svenska Möten visar att hela 50 […]

5 anledningar till varför vi måste våga mötas.

Vi går en höst med stor osäkerhet till mötes. Många kanske står i valet och kvalet och tvekar inför att samla medarbetarna till den årliga konferensen eller kickoffen. Kanske vågar man inte ens mötas i små grupper på ett coronasäkert vis. Kanske låter man rädslan helt vinna över behovet av att mötas. Det kan vara […]

Vad gör en moderator?

En engagerad moderator är ofta skillnaden mellan ett bra evenemang och ett riktigt lyckat evenemang som uppskattas av deltagarna. Men vad är egentligen en moderators uppgift? En bra moderator är beredd på att allt kan hända och agerar bryggan mellan arrangören och deltagarna. Moderatorn sätter sig snabbt in i arrangörens målsättningar och vilket budskap som ska […]

”Jellyfish” är en enkel teknik för att hålla agendan

Alla har varit med om det. Ni har ett möte och en rad viktiga frågor ska diskuteras. Då glider någon iväg från ämnet och slutar aldrig att prata. Så här håller ni er till agendan!

Dolda kameran avslöjar mobilstörda möten

8 av 10 stör sig på kollegor som använder mobilen i möten. Samtidigt uppger 7 av 10 att de själva gör just det.

Årets bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer årets bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En perfekt möjlighet att fördjupa dina kunskaper och få inspiration inför hösten. Trevlig sommarlyssning! Varje sommar sammanfattar vi de bästa poddavsnitten vi hittat. Tidigare poddtips hittar du nedan. Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra […]

Skapa effektivare möten genom att enas om formalitetsnivån

GÄSTBLOGGARE. Vi bad Pia Moberg från vår partner Ordrum att beskriva Chadbergskalan, ett verktyg som hjälper dig att öka mötets effektivitet genom att synka deltagarnas förväntningar på mötet. Ordrum utbildar chefer och ledare i konsten att skapa effektivare möten. Vad är ett effektivt möte? Är det när man tar snabba beslut, har diskussioner och livliga […]

Fysiskt eller digitalt möte?

Coronapandemins utbrott våren 2020 gjorde att digitala möten tog ett gigantiskt steg framåt betydligt snabbare än vad som förutspåtts. Men i den digitala era vi befinner oss i ökar behovet, betydelsen och vikten av fysiska möten mellan människor. Vi är ett flockdjur som längtar efter att få träffas IRL igen, när pandemin är över. Så […]

En guide till digitala årsstämmor.

I spåren av corona hålls många årsstämmor digitalt i år. Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på […]