Inga sparade anläggningar!
Visa orginalspråket
Frågor & svar

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma.

Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man har ett årligt återkommande möte i bostadsrättsföreningar, bolagsstyrelser och andra ekonomiska föreningar är framför allt för att befästa demokratin.

Stämman är nämligen det högsta beslutande organet där medlemmarna både får praktisera sitt inflytande och samtidigt förses med information om det ekonomiska läget i bolaget eller föreningen. Årsstämman ska hållas senast sex månader efter räkneårets slut.

Vad är då det viktigaste att ha i åtanke inför och under stämman?

 

Ska din stämma hållas digitalt? Läs vår guide till digitala årsstämmor HÄR >>

 

FÖRBEREDELSER

Skicka kallelse

Som ordförande behöver du se till att kallelsen skickas ut till alla medlemmar eller aktieägare senast fyra veckor innan stämman ska hållas. I vissa stadgar kan det stå att två veckor är tidsgränsen och då kan du rätta dig efter det. Förutom att kallelsen skickas ut per post ska den även innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet och vilka motioner som har kommit in till styrelsen.

Skriv en verksamhetsberättelse

På stämman ska årsredovisningen presenteras. Därför behöver ni i styrelsen ha förberett en verksamhetsberättelse om året som har gått – förändringar i form av inflyttningar och utflyttningar, hur bolaget eller föreningen har utvecklats, stora investeringar som har gjorts. Verksamhetsberättelsen är ett sätt att med ord förklara de siffror som ni kommer att presentera i resultat- och balansräkning.

Ta hand om motioner

Alla de motioner som har kommit in till styrelsen senast en vecka före kallelsen skickas ut ska sättas upp på dagordningen och tas med i kallelsen.

 

GENOMFÖRANDE

Fastställande av röstlängd

Det första man gör efter mötets öppnande är att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. När beslut ska fattas beror det på typen av ärende hur stor majoriteten måste vara. Lars Carlsson, jurist på Bolagsverket, förklarar varför.

– Det har att göra med en avvägning man har gjort i lagen beroende på hur stort ingreppet är i ett bolag eller en förening. Det framgår av bolagsordningen eller föreningens stadgar vilka beslut som kräver vilken typ av röstdeltagande.

Dagordningens måsten

Stämman är till för beslut som inte styrelsen själv kan fatta. Det kan röra sig om stora förändringar som berör medlemmarna, val av styrelseledamöter, beslut som påverkar bolagsordningen, stadgeändringar eller justeringar av avgifter.

Tre punkter är enligt lag obligatoriska att ha med på en årsstämmas dagordning: röstlängden ska fastställas, resultat- och balansräkning ska fastställas, samt att ansvarsfrihet ska ges åt styrelseledamöter. Det sistnämnda har blivit en hetare potatis på senare år.

– Jag har inga siffror på hur mycket det har ökat att inte ge ansvarsfrihet i bolagsstämmor eller föreningsstämmor, men jag skulle gissa att folk har blivit mycket mer medvetna av all uppmärksamhet kring fuffens i banker, bluffakturor och förskingring. Men ofta tror jag det handlar om att man inte riktigt vet vad ansvarsfrihet handlar om. Det är till exempel inte brottsligt att göra dåliga affärer, säger Lars Carlsson.

Skriva protokoll

Det som bestäms vid en årsstämma ska dokumenteras i ett protokoll. Det är ordförandens ansvar att se till att det görs och även att en eller två justerare utses.

– En vanlig missuppfattning är att justerare kan vägra skriva på protokollet om de tycker att det inte stämmer. Men man ska fullfölja sitt uppdrag och skriva på. Det man har en annan uppfattning om lägger man i en bilaga till protokollet, säger Lars Carlsson.

Presentera resultat och balans

Vad innebär egentligen fastställandet av resultat- och balansräkning? Kort sammanfattat visar resultaträkningen kostnader och intäkter, medan balansräkningen visar hur mycket som finns i kassan vid årets slut.

För en bostadsrättförening kommer intäkterna genom årsavgifter medan kostnader handlar om sådant som förbrukning av el, vatten och värme. I balansräkningen kan medlemmarna jämföra med tidigare år och se om det har skett några stora förändringar. Årsstämman fastställer resultat- och balansräkning samt bestämmer hur resultatet ska disponeras.

Lycka till!

 

Ska din stämma hållas digitalt? Läs vår guide till digitala årsstämmor HÄR >>

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Just när vi äntligen hade fått träffa kollegorna igen och mötas – på riktigt, så är vi tillbaka till nya restriktioner och hemarbete. Men i mötesrum över hela Sverige pågår det dagligen säkra och ansvarsfulla möten som bygger företagskulturer, svetsar samman team och ger näring åt kreativa framtidsvisioner.  Här är våra bästa tips för covidsäkra […]

Mötesstruktur inför det nya året

Mötesstruktur inför det nya året

Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick […]

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

Ska mötet vara fysiskt eller digitalt? Vilken mötesform passar för vilket typ av möte? Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka […]

Sju tips för en lyckad julfest

Sju tips för en lyckad julfest

Det är mitten av december och vi befinner oss mitt i julfesternas högsäsong. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul. Men vissa kanske en oro för att smittas, inför att veta vem man ska prata med eller vad för beteende man ska acceptera, kan skapa stress inför festen.  Här är sju tips som […]

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Visste du att du kan beställa ett snabbtest av alla mötesdeltagare för pågående Covid-19-infektion genom oss? Testningen sker på plats på mötesanläggningen innan konferensen, mötet eller julbordet och 15 minuter efter utfört test meddelas provsvaret. Du kan också beställa prisvärda självtester genom oss som levereras till anläggningen.  Hur går det till? Testningen går till så […]

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras på ett tryggt och smittsäkert sätt, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett säkert möte för alla deltagare. Mötesanläggningen Mötesanläggningar över hela Sverige har under lång tid vidtagit en lång […]

Webbinarium – Hållbara konferenser

Webbinarium – Hållbara konferenser

Att boka ett hållbart möte, konferens eller evenemang är så mycket mer än att kolla om det finns laddstolpar för alla på mötesanläggningen eller undvika kött på menyn. Det här kostnadsfria webbinariet är för dig som och vill ha koll på vilka do’s and don’t du behöver veta för att utifrån de globala målen planera och […]