Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma.

Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man har ett årligt återkommande möte i bostadsrättsföreningar, bolagsstyrelser och andra ekonomiska föreningar är framför allt för att befästa demokratin.

Stämman är nämligen det högsta beslutande organet där medlemmarna både får praktisera sitt inflytande och samtidigt förses med information om det ekonomiska läget i bolaget eller föreningen. Årsstämman ska hållas senast sex månader efter räkneårets slut.

Vad är då det viktigaste att ha i åtanke inför och under stämman?

 

Ska din stämma hållas digitalt? Läs vår guide till digitala årsstämmor HÄR >>

 

FÖRBEREDELSER

Skicka kallelse

Som ordförande behöver du se till att kallelsen skickas ut till alla medlemmar eller aktieägare senast fyra veckor innan stämman ska hållas. I vissa stadgar kan det stå att två veckor är tidsgränsen och då kan du rätta dig efter det. Förutom att kallelsen skickas ut per post ska den även innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet och vilka motioner som har kommit in till styrelsen.

Skriv en verksamhetsberättelse

På stämman ska årsredovisningen presenteras. Därför behöver ni i styrelsen ha förberett en verksamhetsberättelse om året som har gått – förändringar i form av inflyttningar och utflyttningar, hur bolaget eller föreningen har utvecklats, stora investeringar som har gjorts. Verksamhetsberättelsen är ett sätt att med ord förklara de siffror som ni kommer att presentera i resultat- och balansräkning.

Ta hand om motioner

Alla de motioner som har kommit in till styrelsen senast en vecka före kallelsen skickas ut ska sättas upp på dagordningen och tas med i kallelsen.

 

GENOMFÖRANDE

Fastställande av röstlängd

Det första man gör efter mötets öppnande är att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. När beslut ska fattas beror det på typen av ärende hur stor majoriteten måste vara. Lars Carlsson, jurist på Bolagsverket, förklarar varför.

– Det har att göra med en avvägning man har gjort i lagen beroende på hur stort ingreppet är i ett bolag eller en förening. Det framgår av bolagsordningen eller föreningens stadgar vilka beslut som kräver vilken typ av röstdeltagande.

Dagordningens måsten

Stämman är till för beslut som inte styrelsen själv kan fatta. Det kan röra sig om stora förändringar som berör medlemmarna, val av styrelseledamöter, beslut som påverkar bolagsordningen, stadgeändringar eller justeringar av avgifter.

Tre punkter är enligt lag obligatoriska att ha med på en årsstämmas dagordning: röstlängden ska fastställas, resultat- och balansräkning ska fastställas, samt att ansvarsfrihet ska ges åt styrelseledamöter. Det sistnämnda har blivit en hetare potatis på senare år.

– Jag har inga siffror på hur mycket det har ökat att inte ge ansvarsfrihet i bolagsstämmor eller föreningsstämmor, men jag skulle gissa att folk har blivit mycket mer medvetna av all uppmärksamhet kring fuffens i banker, bluffakturor och förskingring. Men ofta tror jag det handlar om att man inte riktigt vet vad ansvarsfrihet handlar om. Det är till exempel inte brottsligt att göra dåliga affärer, säger Lars Carlsson.

Skriva protokoll

Det som bestäms vid en årsstämma ska dokumenteras i ett protokoll. Det är ordförandens ansvar att se till att det görs och även att en eller två justerare utses.

– En vanlig missuppfattning är att justerare kan vägra skriva på protokollet om de tycker att det inte stämmer. Men man ska fullfölja sitt uppdrag och skriva på. Det man har en annan uppfattning om lägger man i en bilaga till protokollet, säger Lars Carlsson.

Presentera resultat och balans

Vad innebär egentligen fastställandet av resultat- och balansräkning? Kort sammanfattat visar resultaträkningen kostnader och intäkter, medan balansräkningen visar hur mycket som finns i kassan vid årets slut.

För en bostadsrättförening kommer intäkterna genom årsavgifter medan kostnader handlar om sådant som förbrukning av el, vatten och värme. I balansräkningen kan medlemmarna jämföra med tidigare år och se om det har skett några stora förändringar. Årsstämman fastställer resultat- och balansräkning samt bestämmer hur resultatet ska disponeras.

Lycka till!

 

Ska din stämma hållas digitalt? Läs vår guide till digitala årsstämmor HÄR >>

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

Tips på aktiviteter som bygger laget under din kick-off

En kick off är ett av dina bästa verktyg för att sätta tonen för den företagskultur du vill ska prägla din verksamhet. Ju bättre relationer dina medarbetare har, desto lättare förstår, kommunicerar och läser de av varandra, vilket i sin tur skapar utrymme för ökad kreativitet och snabbare problemlösning. Få saker bygger lag lika effektivt […]

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Våra bästa tips för en lyckad kick off

Här bjuder vi på våra bästa tips på hur du fixar en lyckad och minnesvärd kick off. På kick offen sätter du tonen för hur samarbetet i ett företag, arbetsteam eller projektgrupp, ska fungera framåt. Lägg därför tid på att noga tänka igenom vad du vill få ut av tiden tillsammans och bygg upplägg och […]

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

En guide till digitala årsstämmor.

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma. […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Vi förklarar hubmöten.

Vi förklarar hubmöten.

Borta är tiden då fysiska möten var standard. Nu har en rad nya mötesformer tagit plats på arenan. Hybridmöten, digitala möten, studios, digitala events – och hubmöten. Begreppet hubmöte, på engelska pod-meeting, var i princip helt okänt för bara ett år sedan men används nu allt oftare. Så vad är egentligen ett hubmöte och hur […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]

Så leder du ett promenadmöte

Så leder du ett promenadmöte

Promenadmöten, eller Walk & Talk på engelska, har seglat upp som ett populärt mötesalternativ för många företag och organisationer, inte minst i pandemitider. Forskning visar att vi människor tänker mer kreativt när vi rör på oss. Den här mötesmodellen passar dig som: Vill få ut nya, kreativa idéer och förslag från dina mötesdeltagare samt skapa […]