Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar
High Court - Biosittning

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma.

Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man har ett årligt återkommande möte i bostadsrättsföreningar, bolagsstyrelser och andra ekonomiska föreningar är framför allt för att befästa demokratin.

Stämman är nämligen det högsta beslutande organet där medlemmarna både får praktisera sitt inflytande och samtidigt förses med information om det ekonomiska läget i bolaget eller föreningen. Årsstämman ska hållas senast sex månader efter räkneårets slut.

Vad är då det viktigaste att ha i åtanke inför och under stämman?

 

FÖRBEREDELSER

Skicka kallelse

Som ordförande behöver du se till att kallelsen skickas ut till alla medlemmar eller aktieägare senast fyra veckor innan stämman ska hållas. I vissa stadgar kan det stå att två veckor är tidsgränsen och då kan du rätta dig efter det. Förutom att kallelsen skickas ut per post ska den även innehålla tydlig information om vad som ska tas upp på mötet och vilka motioner som har kommit in till styrelsen.

Skriv en verksamhetsberättelse

På stämman ska årsredovisningen presenteras. Därför behöver ni i styrelsen ha förberett en verksamhetsberättelse om året som har gått – förändringar i form av inflyttningar och utflyttningar, hur bolaget eller föreningen har utvecklats, stora investeringar som har gjorts. Verksamhetsberättelsen är ett sätt att med ord förklara de siffror som ni kommer att presentera i resultat- och balansräkning.

Ta hand om motioner

Alla de motioner som har kommit in till styrelsen senast en vecka före kallelsen skickas ut ska sättas upp på dagordningen och tas med i kallelsen.

 

GENOMFÖRANDE

Fastställande av röstlängd

Det första man gör efter mötets öppnande är att ta reda på hur många av de röstberättigade som är närvarande på stämman och hur många fullmakter som har kommit in. När beslut ska fattas beror det på typen av ärende hur stor majoriteten måste vara. Lars Carlsson, jurist på Bolagsverket, förklarar varför.

– Det har att göra med en avvägning man har gjort i lagen beroende på hur stort ingreppet är i ett bolag eller en förening. Det framgår av bolagsordningen eller föreningens stadgar vilka beslut som kräver vilken typ av röstdeltagande.

Dagordningens måsten

Stämman är till för beslut som inte styrelsen själv kan fatta. Det kan röra sig om stora förändringar som berör medlemmarna, val av styrelseledamöter, beslut som påverkar bolagsordningen, stadgeändringar eller justeringar av avgifter.

Tre punkter är enligt lag obligatoriska att ha med på en årsstämmas dagordning: röstlängden ska fastställas, resultat- och balansräkning ska fastställas, samt att ansvarsfrihet ska ges åt styrelseledamöter. Det sistnämnda har blivit en hetare potatis på senare år.

– Jag har inga siffror på hur mycket det har ökat att inte ge ansvarsfrihet i bolagsstämmor eller föreningsstämmor, men jag skulle gissa att folk har blivit mycket mer medvetna av all uppmärksamhet kring fuffens i banker, bluffakturor och förskingring. Men ofta tror jag det handlar om att man inte riktigt vet vad ansvarsfrihet handlar om. Det är till exempel inte brottsligt att göra dåliga affärer, säger Lars Carlsson.

Skriva protokoll

Det som bestäms vid en årsstämma ska dokumenteras i ett protokoll. Det är ordförandens ansvar att se till att det görs och även att en eller två justerare utses.

– En vanlig missuppfattning är att justerare kan vägra skriva på protokollet om de tycker att det inte stämmer. Men man ska fullfölja sitt uppdrag och skriva på. Det man har en annan uppfattning om lägger man i en bilaga till protokollet, säger Lars Carlsson.

Presentera resultat och balans

Vad innebär egentligen fastställandet av resultat- och balansräkning? Kort sammanfattat visar resultaträkningen kostnader och intäkter, medan balansräkningen visar hur mycket som finns i kassan vid årets slut.

För en bostadsrättförening kommer intäkterna genom årsavgifter medan kostnader handlar om sådant som förbrukning av el, vatten och värme. I balansräkningen kan medlemmarna jämföra med tidigare år och se om det har skett några stora förändringar. Årsstämman fastställer resultat- och balansräkning samt bestämmer hur resultatet ska disponeras.

Lycka till!

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Fysiskt eller digitalt möte – vad passar när?

I vår alltmer digitala era, ökar behovet, betydelsen och vikten av analoga möten mellan människor. Att veta vilket typ av möte som passar i vilken mötesform kan vara knepigt. Vad är egentligen skillnaden mellan digitala och fysiska möten? Är det möjligt att enbart hålla digitala möten? Och hur viktiga är egentligen de fysiska mötena?  Här […]

Coronaanpassade konferenser – delta i ett samtalsevent med Sylvia Nylin

På fredag den 29/5 kl. 14.00 deltar Sylvia Nylin i ett samtalsevent med Jörgen Dyssvold från eventbyrån Herr Omar och Bentigo. Deltar gör även Maria ’Mia’ Tullberg, vd för Stockholm Waterfront Congress Centre. Ytterligare deltagare annonseras så snart de är klara. Detta event har redan genomförts. Du kan se det i inspelad form via denna […]

Hur ser din mötesstrategi ut efter corona?

Hur ska du tänka när du planerar mötesstrategin för din avdelning, företag eller organisation inför att restriktionerna lyfts och vi får mötas fysiskt igen? Vilka möten måste hållas fysiskt, och vilka funkar lika bra att fortsätta hållas digitalt eller som hybridmöten? Och hur integrerar du digitala möten i din möteskultur? Detta kommer Sylvia Nylin, vd […]

Så leder du effektiva digitala möten – fördjupad kurs

Medan många av oss jobbar hemifrån är digitala möten det nya svarta tills vi kan ses IRL igen. Men som du kanske har märkt kräver digitala möten ofta mer av dig som mötesledare än fysiska möten. Vi vill bidra med vår kunskap om möten, oavsett i vilken form de sker. Därför vill vi bjuda in […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Så säkrar du dina digitala möten

Nu när våra fysiska mötesrum gapar tomma, fylls de digitala mötesrummen. Mötesverktyg som de flesta av oss inte ens visste fanns innan corona, som Teams, Skype, Google Hangouts och Zoom, ökar stort nu när många arbetar från hemmets trygga vrå. Men medan du själv känner dig trygg fysiskt, kanske du inte alltid tänker på att […]

Din guide till digitala möten på våra anläggningar

Vi tror på kraften i personliga möten och är övertygade om att fysiska möten mellan människor slår digitala möten med hästlängder. Med det sagt så är det i Corona-tider och under vissa omständigheter, både nödvändigt och att föredra att hålla möten digitalt och på distans.  Kom ihåg att lyckade distansmöten kräver lite mer av dig […]

Kråkerön - Marstrands Havshotell

Avskilda möten och konferenser

För dig som letar efter en anläggning där ni avskilt kan mötas i en konferenslokal eller egen byggnad finns flera alternativ bland våra utvalda medlemmar i Svenska Möten. Välj en lokal för endast möte eller där ni kan bo över i avskildhet. På flertalet anläggningar kan ni även äta avskilt och välja att få all […]

Så håller du ett lyckat distansmöte

I vissa tider kan det vara nödvändigt att kalla till eller delta i ett distansmöte. Då är det förstås praktiskt att kunna ta mötet från hemmakontoret, sommarstugan eller var du än befinner dig. Här tipsar vi om hur du lyckas bäst med dina distansmöten samt hybridmöten där endast några är uppkopplade mot ett mötesrum. Men […]

Härskartekniker med Snacka Snyggt

Hotet mot produktiva möten

Härskartekniker kan tysta medarbetare som annars skulle kunna bidra med kreativitet under viktiga möten. Vi pratade med Snacka Snyggts retorikkonsult Anna Ekblom om hur man ska hindra att någon känner sig utesluten eller förbisedd.   De flesta av oss har varit där. På ett öppet möte. Med medarbetare och kollegor man känner väl. Alla på […]