Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

Arkitektur handlar om att skapa den perfekta mötesplatsen

Johanna Frelin vill att arkitekturen ska ta ett större ansvar i samhället. Stå för visionerna och visa vägen fram. Ett mål som ska vara tydligt i alla delar av arbetet på arkitektkontoret Tengboms. Även i hur man planerar möten.

Johanna Frelin, nytillträdd vd för Tengbom arkitekter, kommer till intervjun före utsatt tid. Framför sig har hon en anteckningsbok med svart omslag och sidor utan linjering.
– Jag sitter faktiskt precis och planerar mitt första ledningsmöte och funderar på hur jag ska göra för att det ska bli ett meningsfullt möte, säger hon. Ordet meningsfullt återkommer ofta när hon pratar. För Johanna Frelin måste det kännas meningsfullt att gå till jobbet och det menar hon i en större bemärkelse.
– Jag är samhällsintresserad, och älskar att leda kreativa verksamheter där medarbetarna drivs av viljan att skapa ett bättre samhälle, säger hon.
Kombinationen av kreativitet och samhällsintresse är gemensamt för de verksamheter hon lett. Efter 15 år på SVT gick hon vidare till utbildningskoncernen Hyper Island där hon var vd i fyra år, tills hon blev sugen på att byta bransch. Volià Tengbom, ett anrikt arkitektkontor grundat i början av 1900-talet av arkitekt Ivar Tengbom. Kontoret står bakom byggnader som bland annat Stockholms konserthus, Borås Rådhus, Cityterminalen i Stockholm, svenska ambassaden i Moskva och Dockan i Malmö.
– Det Tengbom gör är viktigt, och jag tycker att arkitektur och stadsplanering delvis påminner om det jag arbetat med tidigare, utbildning och public service, samtidigt som marknaden ser annorlunda ut.


JOHANNA FRELIN
Ålder: 46 år.
Bor: I Stockholm.
Familj: Maken Anders, barnen Hanna, 21, Hugo, 16, och Olle, 16.
Gör: Vd för Tengbom arkitekter. Har tidigare arbetat i flera ledande befattningar på Sveriges Television samt varit vd för utbildningsföretaget Hyper Island.


Ett problem som hon ser i dag inom svensk arkitektur är att arkitekter fungerar mer som underleverantörer i stället för att vara visionärer. Ett av Johanna Frelins mål är att arkitekturen ska börja ta ett större samhällsansvar, bli loket som drar Sverige framåt. Det målet ska genomsyra arbetet och det tar hon med sig ända ner till det praktiska, till exempel i hur hon planerar möten.
– Människor har så lite tid, så varje möte de går på måste vara ett möte där alla känner att de både kan bidra med något och att de får med sig något, säger hon. För Johanna Frelin är den värsta sortens möten de där hon känner sig som gisslan, där det bakomliggande resonemanget varit ”om vi får med henne på mötet kan vi säga att hon stöttade beslutet”.
– Jag gillar inte möten där jag inte har någon kompetens att bidra med, där jag bara fungerar som en staffage-figur. Eller möten där styrningen är så svag att deltagarna kan syssla med helt egna agendor, allt från tuppfäkteri till att pinka in sina revir. Sandlådemöten, kallar jag dem. De är vedervärdiga, tar tid och dränerar alla på energi, säger hon.


Johanna Frelin om…

…mötesplatser
– Arkitektur handlar ofta om att skapa den perfekta mötesplatsen. För Johanna Frelins del skulle en drömmötesplats vara en plats där unga människor möts, en plats som är mångkulturell.
– Jag skulle vilja minska främlingsskapet mellan olika kulturer och tycker att det är förfärligt med segregationen vi har i Stockholm. Min dotter blev arg på mig när vi första gången kom till Rinkeby. Hon sa ”varför har ni aldrig tagit mig hit förut, aldrig visat att Stockholm också ser ut så här?!”

…decentralisering
Johanna Frelin tänker att det hon kan bidra med på Tengbom är öppenhet, transparens och rakhet. Hon tänker till exempel inte ha ett vd-rum. Hennes plan är att först sitta i företagets entré och sedan byta plats lite då och då. Så arbetade hon på Hyper Island, och fördelen är att hon förstår vad alla gör bara genom att lyssna på vad de säger till varandra. Ingen behöver ödsla tid på att skriva rapporter till henne. Det hon ser som viktigt i sin roll är att vara tydlig med vilka mål verksamheten har, men i övrigt ska ledarskapet vara decentraliserat.
– Jag är inte typen som sitter och klurar på kammaren, jag har en stark tilltro till den kollektiva intelligensen. Chefens uppgift är att påminna om riktningen, men jag är inte en specialist. Det är det andra som är. Jag arbetar för att få ut det klokaste av medarbetarna.

…nästa generation
– Vi har uppfostrat en värderingsstyrd generation som gärna vill se ett högre syfte med sitt jobb utöver sin lön. De vill att det ska kännas meningsfullt, säger Johanna Frelin. Många unga är uppvuxna med en hög grad av demokrati i skolan och hemma. Det gör att många hamnar i en värderingskonflikt när de ser hierarkierna som kan finnas på arbetsplatserna.
– För dem är ledarskap inte en position, utan något du förtjänar, vilket är otroligt intressant, tycker jag. De är inte lojala mot företag utan mer mot sig själva och sina värderingar. En ung person kan sluta för att kulturen är grabbig, till exempel, säger Johanna Frelin.


Hon visar vad hon skrivit i sin svarta anteckningsbok. ”Valnötsmodellen” kallar Johanna den, för mitt på sidan har hon ritat en cirkel som är delad i två delar. Utanför cirkeln, till vänster, står det ”syfte”. Till höger om valnöten står det ”mål”.
– Först måste alla veta: Vad är syftet med mötet, varför har vi ens det? Om det är svårt att komma på det så ska man inte alls ha mötet, tycker jag, säger hon.
På andra sidan finns målet, vilket pekar ut riktningen för mötet. Inuti valnöten, i övre halvan, står det: ”vad ska vi göra för att nå målet” och i undre halvan av valnöten ”hur har vi mötet”.
– Nästan viktigast av allt är att bestämma själva formen för mötet. Vilken kultur ska råda? Är det okej att sitta och mejla under möte, hur långa ska mötena vara, hur ser den gemensamma mötesagendan ut? Valnötsmodellen gör det lätt att upptäcka om rätt saker kom upp – saker som var viktiga för att nå målet – eller om något behöver förändras för att leva upp till den möteskultur man kommit överens om att ha.
– Jag tycker man ska våga ifrågasätta mötena ungefär en gång i kvartalet, så att mötesformerna utvecklas hela tiden, säger hon.

Johanna Frelin börjar ofta sina möten med en incheckning. Det kan räcka med tio sekunder per person, en kort runda då alla häver ur sig vad de tänker på just nu.
– Det kan vara allt från ”min dotter grät när jag lämnade henne på dagis” till ”jag har ont i huvudet” eller ”jag är jättestressad just nu”. Att säga det högt ger dels empati, dels blir det enklare att lägga det bakom sig. Dessutom slipper alla fantisera och tänka ”vad tråkig jag måste vara för X ser så frånvarande ut”. I stället vet alla vad som rör sig i huvudet på deltagarna, och det hjälper oss att vara mer närvarande under mötet, säger Johanna Frelin.

Hon tycker också det är utmärkt att ifrågasätta normer kring möten. Måste de till exempel vara en timme långa? Hon tycker att 20-minutersmöten kan fungera bra.
– Har du ett kort möte så tvingar du fram essensen av det du behöver säga. Ibland blir det att de som arbetar snurrar in sig i små saker som sker längs vägen och tappar den större riktlinjen. Som ledare har jag inte alltid nytta av att veta alla detaljer. Mitt jobb är att få medarbetarna att se den stora bilden, att komma till helikopterperspektivet, säger hon.


“Ska man bygga en relation och skapa tillit mellan människor så är fysiska möten bäst.”


Johanna Frelin föredrar fysiska möten, även om onlinemöten kan fungera bra.
– Men ska man bygga en relation och skapa tillit mellan människor så är fysiska möten bäst, och dessutom sker utbytet av information snabbare. 70 procent av allt vi uppfattar får vi via kroppsspråket, det riskerar att försvinna i online-möten.
Chatplattformar kan också fungera, då blir det mer av en dialog. Att använda mejl som mötesalternativ anser hon vara ett otyg, hon tycker inte om långa mejltrådar och svarar av princip aldrig på mejl där hon blivit cc:ad.
– Det är inte kommunikation, det är information. Där känner jag mig som gisslan igen, säger hon.

Hur ser den perfekta organisationen ut, med perfekta möten?
– Någon sådan finns inte. Jag har i alla fall inte stött på en enda. Det är något man konstant måste jobba på. Min teknik har hjälpt mig i de möten jag leder, men andra kanske tänker annat. Ofta låter jag mötesdeltagarna säga om de har åsikter om mötet, jag kan inte läsa tankar utan vill ge alla chansen att förbättra, säger hon.


”Det finns egentligen inga dåliga idéer, det finns bara idéer.”


Feedback är ett viktigt verktyg för Johanna Frelin. Hon menar att vi generellt har för lite feedback i den svenska arbetskulturen.
– Det är synd, för det gör att människor svävar i ovisshet. Feedback är viktigt eftersom vi behöver andra för att få syn på oss själva. Jag tycker att feedbacken kan ingå i mötet, ”hur gick mötet”, men det går också att ge feedback till individer kopplat till mötet, säga ”ibland känns det som att X driver sina frågor så hårt att jag inte får utrymme för mina åsikter”, säger hon.
Mest effektiv är emellertid den positiva feedbacken. Men den är också svårare att ta emot. Johanna har knep för att hantera det. Antingen får man ta emot positiv feedback med ryggen till, bara säga tack och inte tvingas bemöta den. Eller så formaliserar hon ramarna, ger alla mötesdeltagare samma mening som de får avsluta själva. Meningen börjar med ”Det jag uppskattar mest med mötena vi har är…”
– Om alla säger det till alla skapas en närhet, och man tenderar att lyfta det som fungerar bra. Det tar tio minuter om man är åtta personer men är värt tiden, säger hon.

För att inte kväsa den viktiga kreativiteten har Johanna Frelin en metod som kommer från improvisationsteatern. I stället för att svara ”nej, men det har vi redan provat” när någon kommer med en idé, ska alla börja sin mening med ”ja, och…”
– Om jag har en idé, till exempel ”ska vi dansa?” så måste nästa börja ”ja, och då tycker jag vi testar bugg”! På så vis skapar man en positiv och framåtlutad företagskultur i stället för att folk sitter och surar över att de inte kom på lika bra idéer. Det finns egentligen inga dåliga idéer, det finns bara idéer. På det här sättet blir det lite mindre svart eller vitt.
Ett möte som börjar kännas tjatigt och segt går också att väcka liv i genom att leka. Johanna Frelin har gjort det många gånger. Det kan vara enkla saker som att göra en sten sax påse-turnering, och även om deltagarna kan tycka att det är jobbigt första gångerna så vänjer man sig.
– Ett annat sätt att få tillbaka energin är att köra en walk and talk, alltså gå en promenad, utomhus, två och två, och diskutera mötets innehåll. Ofta är de bästa samtalen de som uppstår när vi inte tittar på varandra, som när vi åker bil eller promenerar, säger Johanna Frelin.

Johanna Frelin packar ner sin anteckningsbok, det är dags att gå. Hur det första ledningsmötet går återstår att se, men en sak vet hon redan nu: Vad som kommer att hända efteråt.
– Jag har inget emot att jobba hårt, men jag tror att alla behöver hitta något utanför jobbet och familjen som är lustfyllt och ger avkoppling – en passion, som får dig att glömma allt annat. För min del är det ridning. Efter en stor utmaning, som ett styrelsemöte, brukar jag boka in tid för ridning efteråt. Då blir dagen i balans. ■

 

Text: Ana Udovic. Foto: Camilla Lindqvist

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Covidpass från den 1 december – vad gäller?

Covidpass från den 1 december – vad gäller?

Från den 1 december införs krav på Covidpass för grupper över 100 deltagare – men vad gäller för möten, konferenser och julbord? 👉 Regeringens beslut rör allmänna sammankomster och offentliga tillställningar för över 100 personer, och gäller i regel inte för företag- och organisationers möten och konferenser för anställda, kunder eller leverantörer. 👉 Om ett […]

Nu söker vi en marknads- och kommunikationschef. Är det du?

Nu söker vi en marknads- och kommunikationschef. Är det du?

Din roll I rollen som marknads- och kommunikationschef ansvarar du för att positionera Svenska Möten på marknaden och utveckla organisationens samlade marknads- och kommunikationsarbete. Det innebär bland annat att utveckla budskap, innehåll och tonalitet i såväl den strategiska kommunikationen, som marknadskommunikation och onlineförsäljning. Du ansvarar för Svenska Mötens webbplatser och du har ett resultatansvar för […]

Svana ditt möte med oss

Svana ditt möte med oss

Att svana är att utföra en handling, liten som stor, för ett mer hållbart liv. Det kan till exempel vara att att återvinna, källsortera – eller välja en Svanenmärkt mötesanläggning. På Svenska Möten vill vi inspirera dig till att svana ditt möte så att ni kan mötas mer hållbart. Alla våra Utvalda mötesanläggningar uppfyller Svanens […]

Nu söker vi en Webb & e-commerce manager! Är det du?

Nu söker vi en Webb & e-commerce manager! Är det du?

Vi befinner oss i ett spännande omstartsläge efter pandemin, fyllt av nya möjligheter. Nu söker vi en digital stjärna som vill vara en viktig nyckelspelare på resan att digitalisera mötesbranschen och vår kundresa.  Din roll I rollen som ansvarig för webb och e-commerce är det du som driver digitaliseringen av Svenska Mötens kundresa. Dina ansvarsområden […]

Våra bästa tips för att säkra en mötesanläggning

Våra bästa tips för att säkra en mötesanläggning

Svårt att hitta en möteslokal? Här är våra bästa tips för att öka chansen att säkra en mötesanläggning.  Den här hösten är det ett stort sug efter att ses igen och det kan vara svårt att hitta en ledig mötesanläggning. Här är våra bästa tips: 1. Var flexibel med datum. Ge gärna ett par, tre alternativa […]

Skogsfloating på Bommersvik

Skogsfloating på Bommersvik

En solig dag i augusti kunde vi äntligen samla en liten grupp kunder “på riktigt” igen. Platsen var natursköna Bommersvik utanför Stockholm och till vår hjälp hade vi våra partners Yamina Enedahl och Jessica Wicklund på Utomhuskonsulterna. Idag skulle våra kunder få prova på hur det är att delta på en Utomhuskonferens! Efter en underbart […]

Svenska Möten söker innesäljare/mötesplanerare

Svenska Möten söker innesäljare/mötesplanerare

Nu söker vi två nya kollegor till vårt härliga Innesäljteam! Arbetsuppgifter: Dina arbetsuppgifter är i första hand att hantera konferensförfrågningar från våra kunder och hitta lämpliga anläggningar utifrån deras behov. Du koordinerar tillgänglighet, pris och övriga frågor utifrån kundens önskemål. Ibland tar du även hand om detaljplanering och bokning av kringarrangemang och aktiviteter. Du ingår […]

NYHET! Guide till hybridmöten.

NYHET! Guide till hybridmöten.

Hybridmöten, alltså möten där några finns på plats i en lokal medan andra ansluter digitalt, är de flesta överens om är här för att stanna. Men att få de som är uppkopplade att känna sig lika inkluderade och engagerade som de som finns på plats i rummet ställer högre krav på dig som mötesledare än […]

Snart fritt fram att mötas igen – detta gäller!

Snart fritt fram att mötas igen – detta gäller!

Hurraaaa! Från och med den 29 september är det fritt fram att mötas igen! Men slutna företagskonferenser på mötesanläggningar har aldrig omfattats av de rådande begränsningarna av antalet deltagare i allmänna sammankomster. För att en sammankomst ska ses som allmän krävs att allmänheten har tillträde till den, vilket sällan är fallet för företagskonferenser. Istället fortsätter […]

Information om gällande restriktioner

Information om gällande restriktioner

Den här texten kommer från besöksnäringen branschorganisation Visita. Besök vista.se för eventuella uppdateringar.   Från och med den 1 juli 2021 har det skett vissa lättnader i nu gällande restriktioner.  Lättnaderna – som sker genom ändringar i Folkhälsomyndighetens föreskrifter och allmänna råd om tillfälliga smittskyddsåtgärder på serveringsställen och förordningen (2021:8) om särskilda begränsningar för att […]