6 steg till proffsigare telefonmöten
Ett telefonmöte behöver inte vara mer annorlunda än ett fysiskt möte. Telefonmöten ställer högre krav på den som arrangerar dem och kräver lite planering och disciplin. Om ett fysiskt möte är dåligt planerat blir det just dåligt. Ett illa arrangerat telefonmöte blir en katastrof. Följ våra råd och tips här nedan, så händer det inte dig.
”Ett telefonmöte ställer högre krav och kräver lite planering och disciplin”
Råd och tips för ett lyckat telefonmöte:
1. Gör en tydlig inbjudan.
Alla deltagare ska veta vad mötet handlar om och vem som ska tala om vad, ungefär när och hur länge. Då kan man följa mötet i lugn och ro och slipper oroa sig för sitt eget inlägg.
2. Kolla tekniken.
Börja några minuter före med att kontrollera tekniken. Med tidsmarginal slipper alla andra bli oroliga och ingen behöver vänta. Istället kan ni vara effektiva.
3. Utse ordförande och sekreterare.
Om ni inte har tillgång till videolänk kan du be samtliga att rita upp en rund ring på ett papper framför sig och märka ut var i förhållande till ordföranden som personerna sitter. Då blir det enklare för alla att få överblick och följa vem som talar. Utse också en sekreterare. Ofta samma person som ordföranden.
4. Inled med namn.
Ett bra knep är att alla deltagare börjar sina inlägg med sitt eget namn så att det blir tydligt vem som pratar. Extra tydligt blir det om man dessutom avslutar med att säga att ”Stina” skickar ordet vidare/lägger micken i mitten. Då vet de andra att de kan begära ordet igen och slipper avbryta.
5. Håll koll på muteknappen.
Det är lätt att störa utan att för den skull hosta eller prassla. Varje rörelse kan orsaka ljud och då blir det svårt för de andra att hänga med och höra. Behöver du gå på toaletten mitt under samtalet? Logga ut.
6. Avsluta snyggt.
Låt var och en få kommentera mötet. Och glöm inte att tacka för deltagandet.
