Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

5 grundstenar för en effektiv mötespolicy

Den uppskattade kostnaden för ineffektiva möten i Sverige årligen är 170 miljarder kronor. I Sverige lägger vi i genomsnitt 30 procent av vår arbetstid i möten. Om du är chef lägger du cirka 60 procent. Ändå saknar hälften av alla möten tydliga syften och mål. Många möten hålls på ren slentrian för att man “alltid gjort så” och flera av de som är kallade kanske egentligen inte ens behöver delta på mötet.

Lösningen kan vara att skapa en tydlig mötespolicy som lyfter frågan hos medarbetarna och ökar medvetandet om varför man egentligen möts och vad syftet är. varför, vem, var och vilken tid ett möte kan företag säkerställa att alla möten som hålls är nödvändiga och att medarbetarnas tid läggs på rätt saker och används så effektivt som möjligt. Här finns det alltså stora möjligheter att effektivisera ditt företags möten och spara tid och pengar. Förutsättningen är förstås att policyn är väl förankrad och fungerar i praktiken.

En bra mötespolicy bör säkerställa att alla möten som hålls både internt och externt är i linje med organisationens mål och värderingar och uppfyller kraven på exempelvis hållbarhet och följer resepolicyn. Vad som ingår i mötespolicy beror på hur det ser ut i din organisation och dess omvärld och vilka mål och ambitioner du och ledningen har.

Följande fem grundstenar är en bra start för att reglera ditt företags mötande i en mötespolicy:

1. Riktlinjer för möten

Varför möts ni på ert företag? Ert övergripande syfte för interna och externa möten kan till exempel vara att:

• Planera, och effektivisera verksamheten
• Uppföljning och utveckling av verksamheten och projekten
• Informera och utbilda
• Skapa teamkänsla och engagemang

 

2. Möteskultur

Möten är en stor investering i tid och därmed pengar. Därför är det viktigt att de möten som genomförs inte sker av slentrian utan är väl planerade och att rätt personer är kallade. Alla möten bör till exempel ha:

Syfte (varför vi träffas)
Mål (vad vi vill uppnå)
Var ska vi mötas? (vad är företagets policy för externa möten?)
Agenda med tidsangivelser för respektive punkt
Mötesanteckningar/underlag (mötesledaren ansvarar för att denna skapas)

 

3. Ansvar

Tydliga riktlinjer som gäller för mötesledare och -deltagare är en viktig del av en mötespolicy:

Mötesledarens ansvar

Mötesledaren ser till att rätt deltagare kallas till mötet, att alla har förutsättningar att förbereda sig på ett adekvat sätt, att mötet hålls på ett effektivt och fokuserat sätt och att relevant uppföljning görs.

Mötesdeltagarens ansvar

Innan mötet:
• Tacka nej till mötesinbjudningar som saknar syfte/mål och/eller möten där du inte har en tydlig roll.
• Läs igenom agenda och ev. bifogade dokument. Hinner du inte förbereda dig på ett adekvat sätt kan det vara mer respektfullt mot övriga deltagare att tacka nej till mötet.
• Tips: sätt av fem minuters ”ställtid” innan mötet för att förbereda dig, avsluta eventuella telefonsamtal etc, och fem minuter efter mötet för att samla tankar skriva anteckningar osv.

Under mötet:
• Mötesledaren bestämmer vilken teknik som är påslagen – respektera detta.
• Var mentalt närvarande och delta aktivt.
• Håll dig till agendan.

Efter mötet:
• Läs igenom kontaktrapport och återkoppla vid behov på beslut och nästa steg.

MP-fore-under-efter

 

 

4. Så hålls möteskulturen levande

För att säkerställa att mötespolicyn följs bör det finnas en plan på plats för hur möteskulturen ska hållas levande även på lång sikt.

  

5. Utvärdering & uppföljning

Sist men inte minst är det som alltid viktigt att utvärdera och följa upp så att de uppsatta riktlinjerna i mötespolicyn efterlevs och anpassas i takt med att företaget eller omständigheterna förändras.

 

 

Text: Bibi Rydbacken
Källa: Gr8Meetings

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Alkoholfritt – det moderna sättet att mötas

Glöm konferensfyllan och den obligatoriska bakisdagen – nu är det alkoholfritt som gäller. Trenden märks redan och kommer bli starkare under 2019. Det går knappt att kalla det för »hälsotrend« längre. Att tänka på vad vi stoppar i oss har blivit en så stor och viktig del i våra moderna liv att det påverkar allt vi […]

Så kan du säkra konferensen – med klimatbudgetering

Ingen kan göra allt men alla kan göra något, brukar man säga. Det gäller i synnerhet våra gemensamma ambitioner för klimatet. 2019 blir det allt vanligare att ha en klimatbudget för konferenser och möten. ”Skolstrejk för klimatet” stod det med svart sprayfärg på Greta Thunbergs plakat när hon tog plats och uppmärksammades utanför riksdagshuset i […]

Svenska Mötens Trendrapport 2019

Etik och hållbarhet. Unika upplevelser och att stressa av. Meningsfullt innehåll och mångkultur. Det är några av nyckelbegreppen i Svenska Mötens Trendrapport 2019. ATT FÖRSTÅ TRENDER är nödvändigt för att kunna hantera den ständigt föränderliga värld där vi arbetar och utvecklas. Trender kan vara strategiska verktyg för att hantera vår verklighet, eller snarare våra olika […]

Möten med livskvalitet

MOT KUSTEN! Till havs! Marstrands Havshotell ligger öppet året runt vid randen av Skageraks öppna hav. Här ute, bland öarna i den klassiska bad- och seglingsmetropolen, med Karlstens fästning på toppen, är det nära till vild natur och havets stämningar. Ändå ligger Marstrand inte långt bort. Med bil är det bara 45 minuter från Göteborgs […]

Mötet: Vänskap övervinner polarisering

De står på helt olika sidor politiskt men har alltid haft respekt för varandra. Vilket också betyder att Anna Kinberg Batra och Jonas Sjöstedt representerar något som så ofta saknas i dagens polariserade debattklimat – vikten av personliga möten med oliksinnade.  I NÄRMARE 25 ÅR har de känt varandra, förra moderatledaren Anna Kinberg Batra och […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

IACC’s trendrapport inför 2019

IACC har skrivit en trendrapport om vad de tror är årets konferenstrender 2019. Från kimchi och chatbotar till deltagarnas välbefinnande och möten på tema. Inte helt olik vår trendrapport som lanseras inom kort. IACC är en medlemsorganisation som samlar 300 konferensanläggningar i 26 länder.  På alla mötesbokares topplista ligger att skapa inkluderande och delaktiga möten […]

Sylvia Nylin gästar podden Thinkdoandgrow

Lyssna på när vår VD Sylvia Nylin berättar om olika trender i hur vi möts och ger många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och inspirerande. En hel timme om möteskultur som skapar resultat, trender i hur vi möts och många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och […]

Så kan föreläsare bidra till mångfald

En blev kallad bögjävel, en växte upp som gatubarn i Brasilien och en tredje startade en teatergrupp för utvecklingsstörda. Föreläsare är inte rädda att lyfta mångfaldsfrågor – och kan ge företag helt nya perspektiv. Att ta in en extern föreläsare på en arbetsplats kan vara ett sätt att beröra på djupet. En trött chef som […]

Vänskap – en väg till integration

Hiphopartisten Douglas “Dogge Doggelito” León träffade sin nya vän Julie Ngombi genom initiativet Kompisbyrån som hjälper nya och etablerade svenskar att mötas. Nu träffas de igen över en fika på Hesselby Slott. Det är en ljummen höstdag på Hesselby Slott. Löven har blivit gula på träden, men solen värmer fortfarande. Att slottet kallas för ”Stockholms […]