Fyll i namn och nummer så ringer vi upp dig inom ett par minuter. Tjänsten är tillgänglig vardagar 09.00 - 17.00.
Inga sparade anläggningar!
motesrutiner

5 grundstenar för en effektiv mötespolicy

Den uppskattade kostnaden för ineffektiva möten i Sverige årligen är 170 miljarder kronor. I Sverige lägger vi i genomsnitt 30 procent av vår arbetstid i möten. Om du är chef lägger du cirka 60 procent. Ändå saknar hälften av alla möten tydliga syften och mål. Många möten hålls på ren slentrian för att man ”alltid gjort så” och flera av de som är kallade kanske egentligen inte ens behöver delta på mötet.

Lösningen kan vara att skapa en tydlig mötespolicy som lyfter frågan hos medarbetarna och ökar medvetandet om varför man egentligen möts och vad syftet är. varför, vem, var och vilken tid ett möte kan företag säkerställa att alla möten som hålls är nödvändiga och att medarbetarnas tid läggs på rätt saker och används så effektivt som möjligt. Här finns det alltså stora möjligheter att effektivisera ditt företags möten och spara tid och pengar. Förutsättningen är förstås att policyn är väl förankrad och fungerar i praktiken.

En bra mötespolicy bör säkerställa att alla möten som hålls både internt och externt är i linje med organisationens mål och värderingar och uppfyller kraven på exempelvis hållbarhet och följer resepolicyn. Vad som ingår i mötespolicy beror på hur det ser ut i din organisation och dess omvärld och vilka mål och ambitioner du och ledningen har.

Följande fem grundstenar är en bra start för att reglera ditt företags mötande i en mötespolicy:

1. Riktlinjer för möten

Varför möts ni på ert företag? Ert övergripande syfte för interna och externa möten kan till exempel vara att:

• Planera, och effektivisera verksamheten
• Uppföljning och utveckling av verksamheten och projekten
• Informera och utbilda
• Skapa teamkänsla och engagemang

 

2. Möteskultur

Möten är en stor investering i tid och därmed pengar. Därför är det viktigt att de möten som genomförs inte sker av slentrian utan är väl planerade och att rätt personer är kallade. Alla möten bör till exempel ha:

Syfte (varför vi träffas)
Mål (vad vi vill uppnå)
Var ska vi mötas? (vad är företagets policy för externa möten?)
Agenda med tidsangivelser för respektive punkt
Mötesanteckningar/underlag (mötesledaren ansvarar för att denna skapas)

 

3. Ansvar

Tydliga riktlinjer som gäller för mötesledare och -deltagare är en viktig del av en mötespolicy:

Mötesledarens ansvar

Mötesledaren ser till att rätt deltagare kallas till mötet, att alla har förutsättningar att förbereda sig på ett adekvat sätt, att mötet hålls på ett effektivt och fokuserat sätt och att relevant uppföljning görs.

Mötesdeltagarens ansvar

Innan mötet:
• Tacka nej till mötesinbjudningar som saknar syfte/mål och/eller möten där du inte har en tydlig roll.
• Läs igenom agenda och ev. bifogade dokument. Hinner du inte förbereda dig på ett adekvat sätt kan det vara mer respektfullt mot övriga deltagare att tacka nej till mötet.
• Tips: sätt av fem minuters ”ställtid” innan mötet för att förbereda dig, avsluta eventuella telefonsamtal etc, och fem minuter efter mötet för att samla tankar skriva anteckningar osv.

Under mötet:
• Mötesledaren bestämmer vilken teknik som är påslagen – respektera detta.
• Var mentalt närvarande och delta aktivt.
• Håll dig till agendan.

Efter mötet:
• Läs igenom kontaktrapport och återkoppla vid behov på beslut och nästa steg.

MP-fore-under-efter

 

 

4. Så hålls möteskulturen levande

För att säkerställa att mötespolicyn följs bör det finnas en plan på plats för hur möteskulturen ska hållas levande även på lång sikt.

  

5. Utvärdering & uppföljning

Sist men inte minst är det som alltid viktigt att utvärdera och följa upp så att de uppsatta riktlinjerna i mötespolicyn efterlevs och anpassas i takt med att företaget eller omständigheterna förändras.

 

 

Text: Bibi Rydbacken
Källa: Gr8Meetings

Kommentera

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *