Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott)

Efter en framgångsrik kick-off ska projektgruppen, intressenterna och företagets ledning se fram emot att vara delaktiga i att ta projektet från idé till verklighet och att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Det är därför viktigt att kick-offen är väl organiserad, informativ och motiverande.

Här är våra bästa tips för att du ska få ut det bästa av ditt uppstartsmöte:

1.Tänk på platsen och inramningen

Om du planerar ett möte där människor från olika grupper träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda i omgivningarna innan du börjar. Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar. Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner. Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna och kom ihåg: Tonen du anger för ditt team i dag kommer att sätta nivån för hela projektet.

2. Håll en hög nivå.

När du ställer din agenda, fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för din kick-off bör vara att:

– Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
– Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
– Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
– Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
– Klargöra dina förväntningar på samtliga inblandande.
– Starta igång projektet.

”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”

3. Sätt agendan.

Kick-offen är din möjlighet att sätta tonen för hela projektet. Om du kan skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla, har du uppfyllt ditt mål för detta första möte.

Din agenda bör innehålla följande:

– Välkomna alla deltagare: (och kom ihåg att presentera dig själv). Presentera din agenda och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra.
– Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
– Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur du förväntar dig att teamet ska arbeta tillsammans och att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
– Delade projektledningsverktyg: Om du använder en programvara för projektledning, tydliggör hur du vill att teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
– Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
– Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
– Tacka. Låt alla vet att du är tacksam över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt- det skapar också en trevlig atmosfär gör att människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.

4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat.

Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg, och tydliga mandat för sin del av projektet.

Text: Bibi Rydbacken

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

1 kommentar “4 tips för en lyckad kick-off”
  1. Pingback: Anordna en kick off - Bolag och företagande

Din guide till digitala möten på våra anläggningar

Vi tror på kraften i personliga möten och är övertygade om att fysiska möten mellan människor slår digitala möten med hästlängder. Med det sagt så är det i Corona-tider och under vissa omständigheter, både nödvändigt och att föredra att hålla möten digitalt och på distans.  Kom ihåg att lyckade distansmöten kräver lite mer av dig […]

Att tala så att andra vill lyssna, 11/11

Hur får man andra att lyssna till det man har att säga? Räcker det inte att kunna sitt ämne? Måste man verkligen ha en snygg presentation i datorn? Vad bör man tänka om man presenterar digitalt? Och hur hanterar man egentligen sin nervositet? På onsdag har du en möjlighet att gå webbkursen “Att tala så […]

Checklista! Så coronasäkrar du ditt möte

Vår senaste undersökning visar att de allra flesta av oss föredrar fysiska möten och längtar efter att få träffas igen. Samtidigt tyder mycket på att vi kommer att få leva med fysisk distansering ett tag till. För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras, har vi tagit […]

Så leder du effektiva digitala möten 4/11

Leder du digitala möten? På onsdag har du en sista chans att gå den hyllade webbkursen “Så leder du effektiva digitala möten”. Missa inte den eller någon av våra andra webbinarium och kurser på temat möten i höst! Medan många av oss jobbar hemifrån är digitala möten det nya svarta tills vi kan ses IRL […]

SvenskaMöten-akademin

Välkommen till Svenska Möten Akademin!

Här hittar du ett brett och varierat utbildningsprogram som samlar all kunskap och inspiration på ett ställe för dig som bokar, leder eller upphandlar möten och konferenser. Med snart 40 års samlad kunskap och erfarenhet ser vi till att dina möten blir ett värdefullt verktyg för att nå ditt företags mål och visioner – inte […]

Mötespolicy

Får det vara en mötespolicy som nyårslöfte?

Har du också suttit på ett möte och undrat, vad gör jag här? Ett möte med otydlig agenda, alldeles för många i mötesrummet eller att det saknas beslutsfattare. Någon kollar Facebook och den andra försöker hinna tömma inkorgen innan lunch. Vi tror att många känner igen sig. En undersökning** från Svenska Möten visar att hela 50 […]

5 anledningar till varför vi måste våga mötas.

Vi går en höst med stor osäkerhet till mötes. Många kanske står i valet och kvalet och tvekar inför att samla medarbetarna till den årliga konferensen eller kickoffen. Kanske vågar man inte ens mötas i små grupper på ett coronasäkert vis. Kanske låter man rädslan helt vinna över behovet av att mötas. Det kan vara […]

Vad gör en moderator?

En engagerad moderator är ofta skillnaden mellan ett bra evenemang och ett riktigt lyckat evenemang som uppskattas av deltagarna. Men vad är egentligen en moderators uppgift? En bra moderator är beredd på att allt kan hända och agerar bryggan mellan arrangören och deltagarna. Moderatorn sätter sig snabbt in i arrangörens målsättningar och vilket budskap som ska […]

”Jellyfish” är en enkel teknik för att hålla agendan

Alla har varit med om det. Ni har ett möte och en rad viktiga frågor ska diskuteras. Då glider någon iväg från ämnet och slutar aldrig att prata. Så här håller ni er till agendan!

Dolda kameran avslöjar mobilstörda möten

8 av 10 stör sig på kollegor som använder mobilen i möten. Samtidigt uppger 7 av 10 att de själva gör just det.