Inga sparade anläggningar!
Visa orginalspråket
Frågor & svar

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott)

Efter en framgångsrik kick-off ska projektgruppen, intressenterna och företagets ledning se fram emot att vara delaktiga i att ta projektet från idé till verklighet och att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Det är därför viktigt att kick-offen är väl organiserad, informativ och motiverande.

Här är våra bästa tips för att du ska få ut det bästa av ditt uppstartsmöte:

1.Tänk på platsen och inramningen

Om du planerar ett möte där människor från olika grupper träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda i omgivningarna innan du börjar. Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar. Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner. Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna och kom ihåg: Tonen du anger för ditt team i dag kommer att sätta nivån för hela projektet.

2. Håll en hög nivå.

När du ställer din agenda, fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för din kick-off bör vara att:

– Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
– Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
– Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
– Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
– Klargöra dina förväntningar på samtliga inblandande.
– Starta igång projektet.

”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”

3. Sätt agendan.

Kick-offen är din möjlighet att sätta tonen för hela projektet. Om du kan skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla, har du uppfyllt ditt mål för detta första möte.

Din agenda bör innehålla följande:

– Välkomna alla deltagare: (och kom ihåg att presentera dig själv). Presentera din agenda och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra.
– Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
– Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur du förväntar dig att teamet ska arbeta tillsammans och att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
– Delade projektledningsverktyg: Om du använder en programvara för projektledning, tydliggör hur du vill att teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
– Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
– Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
– Tacka. Låt alla vet att du är tacksam över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt- det skapar också en trevlig atmosfär gör att människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.

4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat.

Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg, och tydliga mandat för sin del av projektet.

Text: Bibi Rydbacken

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras.

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Våra bästa tips för covidsäkra möten

Just när vi äntligen hade fått träffa kollegorna igen och mötas – på riktigt, så är vi tillbaka till nya restriktioner och hemarbete. Men i mötesrum över hela Sverige pågår det dagligen säkra och ansvarsfulla möten som bygger företagskulturer, svetsar samman team och ger näring åt kreativa framtidsvisioner.  Här är våra bästa tips för covidsäkra […]

Mötesstruktur inför det nya året

Mötesstruktur inför det nya året

Möten är som du säkert redan känner till, ett av de viktigaste ledarskapsverktyg som finns för ledare att uppnå ett företag- eller organisations verksamhetsmål. Oavsett i vilken kanal du väljer att ha dina möten just nu, digitalt, fysiskt eller i hybridform, är fördelen med en bra mötesstruktur på plats att du får en tydlig överblick […]

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

När ska mötet vara fysiskt och när kan det vara digitalt?

Ska mötet vara fysiskt eller digitalt? Vilken mötesform passar för vilket typ av möte? Här har vi skapat en enkel checklista med vilket möte som passar i vilken mötesform. Det finns så klart inget facit till detta utan det beror på just ditt syfte och mål med mötet. Om det är något du behöver tänka […]

Sju tips för en lyckad julfest

Sju tips för en lyckad julfest

Det är mitten av december och vi befinner oss mitt i julfesternas högsäsong. För de flesta är jobbets högtidliga sammankomst bara kul. Men vissa kanske en oro för att smittas, inför att veta vem man ska prata med eller vad för beteende man ska acceptera, kan skapa stress inför festen.  Här är sju tips som […]

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Covid-testa dina mötesdeltagare!

Visste du att du kan beställa ett snabbtest av alla mötesdeltagare för pågående Covid-19-infektion genom oss? Testningen sker på plats på mötesanläggningen innan konferensen, mötet eller julbordet och 15 minuter efter utfört test meddelas provsvaret. Du kan också beställa prisvärda självtester genom oss som levereras till anläggningen.  Hur går det till? Testningen går till så […]

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

Checklista! Så smittsäkrar du ditt möte

För att du som bokar möten ska känna dig trygg med att dina möten kan genomföras på ett tryggt och smittsäkert sätt, har vi tagit fram denna checklista med vad du kan tänka på för att säkerställa ett säkert möte för alla deltagare. Mötesanläggningen Mötesanläggningar över hela Sverige har under lång tid vidtagit en lång […]

Webbinarium – Hållbara konferenser

Webbinarium – Hållbara konferenser

Att boka ett hållbart möte, konferens eller evenemang är så mycket mer än att kolla om det finns laddstolpar för alla på mötesanläggningen eller undvika kött på menyn. Det här kostnadsfria webbinariet är för dig som och vill ha koll på vilka do’s and don’t du behöver veta för att utifrån de globala målen planera och […]

Dags att damma av möteskunskapen

Dags att damma av möteskunskapen

Efter en lång tids distansarbete är kanske mötesskillsen i fysiska möten lite ringrostig? Hur var det nu man gjorde nu igen?  Till din hjälp har vi samlat några nyttiga länkar: Du hittar en rad praktiska och nedladdningsbara guider om hur du bokar och leder möten i vår Kunskapsbank >> Hur möblerar man mötesrummet vid ett […]

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Hybridmöten är det nya svarta. Men hur möblerar man?

Att hybridmöten är här för att stanna råder det inga tvivel om. Vi är övertygade om att det kommer vara lika vanligt att koppla upp kollegor eller talare på distans som det är att visa en powerpointbild eller skriva på whiteboarden framöver. Detta ställer förstås krav på den tekniska utrustningen som finns tillgänglig i mötesrummet […]

Trygga mötesplatser för höstens möten

Trygga mötesplatser för höstens möten

Så lider sommaren och semestrarna mot sitt slut. Nu ska verksamheter planeras, strategier smidas och nya, revolutionerade idéer födas. Dessutom ska team svetsas samman och den så viktiga företagskulturen stärkas igen nu när vi inte setts på länge. För att göra det bra måste vi träffas. Men är mötesplatserna trygga? Går det att ha coronasäkra […]