4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott)

Efter en framgångsrik kick-off ska projektgruppen, intressenterna och företagets ledning se fram emot att vara delaktiga i att ta projektet från idé till verklighet och att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Det är därför viktigt att kick-offen är väl organiserad, informativ och motiverande.

Här är våra bästa tips för att du ska få ut det bästa av ditt uppstartsmöte:

1.Tänk på platsen och inramningen

Om du planerar ett möte där människor från olika grupper träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda i omgivningarna innan du börjar. Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar. Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner. Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna och kom ihåg: Tonen du anger för ditt team i dag kommer att sätta nivån för hela projektet.

2. Håll en hög nivå.

När du ställer din agenda, fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för din kick-off bör vara att:

– Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
– Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
– Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
– Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
– Klargöra dina förväntningar på samtliga inblandande.
– Starta igång projektet.

”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”

3. Sätt agendan.

Kick-offen är din möjlighet att sätta tonen för hela projektet. Om du kan skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla, har du uppfyllt ditt mål för detta första möte.

Din agenda bör innehålla följande:

– Välkomna alla deltagare: (och kom ihåg att presentera dig själv). Presentera din agenda och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra.
– Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
– Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur du förväntar dig att teamet ska arbeta tillsammans och att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
– Delade projektledningsverktyg: Om du använder en programvara för projektledning, tydliggör hur du vill att teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
– Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
– Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
– Tacka. Låt alla vet att du är tacksam över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt- det skapar också en trevlig atmosfär gör att människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.

4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat.

Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg, och tydliga mandat för sin del av projektet.

Text: Bibi Rydbacken