Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott)

Efter en framgångsrik kick-off ska projektgruppen, intressenterna och företagets ledning se fram emot att vara delaktiga i att ta projektet från idé till verklighet och att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Det är därför viktigt att kick-offen är väl organiserad, informativ och motiverande.

Här är våra bästa tips för att du ska få ut det bästa av ditt uppstartsmöte:

1.Tänk på platsen och inramningen

Om du planerar ett möte där människor från olika grupper träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda i omgivningarna innan du börjar. Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar. Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner. Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna och kom ihåg: Tonen du anger för ditt team i dag kommer att sätta nivån för hela projektet.

2. Håll en hög nivå.

När du ställer din agenda, fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för din kick-off bör vara att:

– Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
– Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
– Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
– Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
– Klargöra dina förväntningar på samtliga inblandande.
– Starta igång projektet.

”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”

3. Sätt agendan.

Kick-offen är din möjlighet att sätta tonen för hela projektet. Om du kan skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla, har du uppfyllt ditt mål för detta första möte.

Din agenda bör innehålla följande:

– Välkomna alla deltagare: (och kom ihåg att presentera dig själv). Presentera din agenda och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra.
– Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
– Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur du förväntar dig att teamet ska arbeta tillsammans och att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
– Delade projektledningsverktyg: Om du använder en programvara för projektledning, tydliggör hur du vill att teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
– Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
– Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
– Tacka. Låt alla vet att du är tacksam över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt- det skapar också en trevlig atmosfär gör att människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.

4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat.

Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg, och tydliga mandat för sin del av projektet.

Text: Bibi Rydbacken

Lämna ett svar

Din e-postadress kommer inte publiceras. Obligatoriska fält är märkta *

Learnshop – möteskultur

Learnshop – möteskultur

Bra möten frigör tid, ökar måluppfyllelsen och bidrar till en god arbetsmiljö. Att utbilda ledningsgruppen eller hela organisationen gör skillnad! Det första och viktigaste steget mot att skapa en hållbar och medveten möteskultur är att utbilda chefer och mötesledare i hur man leder och planerar bra och effektiva möten med våra “Learnshops” där vi blandar […]

Digital utbildning: Att presentera digitalt

Digital utbildning: Att presentera digitalt

När man presenterar fysiskt kan man använda sig av publikreaktionerna och det är förhållandevis lätt att involvera deltagarna.  I den digitala presentationen är man istället lämnad ensam framför en datorskärm och det är lätt att tappa energin. Det finns dock en hel del man kan göra. Och några saker fungerar faktiskt bättre digitalt än fysiskt. […]

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digital utbildning: Så leder du hybridmöten

Digitala möten skiljer sig från det fysiska mötet på många sätt. Hybridmötet – när en del deltagare finns på plats och andra är med på distans –  ställer ytterligare krav på dig som mötesledare. Dynamiken är en annan och det är ännu svårare att skapa interaktivitet. Vi ger dig konkreta tips på hur du som […]

En guide till digitala årsstämmor.

En guide till digitala årsstämmor.

Det formella formatet för en stämma passar bra att hållas digitalt när nöden kräver, men det krävs en lite annan typ av planering och kunskap för dig som arrangerar det. För att hjälpa dig på traven har vi sammanställt en enkel guide till vad du ska tänka på för att hålla en lyckad digital stämma. […]

Så planerar och genomför du en stämma

Så planerar och genomför du en stämma

Nu våras det för årsstämmor. Vare sig det handlar om en liten bostadsrättsförening eller ett stort aktiebolag finns det mycket att tänka på. Här är en enkel guide till en lyckad stämma. Är det dags för årsstämma? Då har du som ordförande eller ledamot i styrelsen en hel del att förbereda. Skälet till att man […]

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Så kan du tryggt fortsätta mötas fysiskt i coronatider

Att man i dessa tider vill undvika folksamlingar och stora konferenser har vi full förståelse för. Samtidigt behöver vi fortsätta mötas för att Sverige inte ska stanna. Småföretagare över hela vårt land kämpar just nu för sin överlevnad och mötesbranschen är oerhört hårt drabbad. Det som långsamt spred sig över landet, förändrade snabbt förutsättningarna för […]

Vi förklarar hubmöten.

Vi förklarar hubmöten.

Borta är tiden då fysiska möten var standard. Nu har en rad nya mötesformer tagit plats på arenan. Hybridmöten, digitala möten, studios, digitala events – och hubmöten. Begreppet hubmöte, på engelska pod-meeting, var i princip helt okänt för bara ett år sedan men används nu allt oftare. Så vad är egentligen ett hubmöte och hur […]

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Coronasäkra möten med kärleksfull distans.

Ett år in i pandemin sitter numera alla åtgärder för att minska smittorisken i ryggmärgen hos Sveriges mötesanläggningar. För företagarna inom vår bransch är det ytterst en fråga om förtroende och överlevnad och ingen tar lätt på uppgiften. Här sammanfattar vi några av de åtgärder som anläggningarna vidtar för att säkerställa att alla gäster ska […]

Så leder du ett promenadmöte

Så leder du ett promenadmöte

Promenadmöten, eller Walk & Talk på engelska, har seglat upp som ett populärt mötesalternativ för många företag och organisationer, inte minst i pandemitider. Forskning visar att vi människor tänker mer kreativt när vi rör på oss. Den här mötesmodellen passar dig som: Vill få ut nya, kreativa idéer och förslag från dina mötesdeltagare samt skapa […]

Utmaningen med hybridmöten

Utmaningen med hybridmöten

Hybridmöten, där några deltagare finns fysiskt på plats i möteslokalen medan några deltar digitalt på distans via länk, är en mötesform som blivit allt vanligare under coronapandemin. Troligtvis är den här för att stanna eftersom det alltid kommer att finnas någon eller några deltagare som av olika skäl är förhindrade att delta fysiskt.  Den vanligaste […]