Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Falkenberg Strandbad)

Efter en framgångsrik kick-off ska projektgruppen, intressenterna och företagets ledning se fram emot att vara delaktiga i att ta projektet från idé till verklighet och att alla arbetar mot ett gemensamt mål. Det är därför viktigt att kick-offen är väl organiserad, informativ och motiverande.

Här är våra bästa tips för att du ska få ut det bästa av ditt uppstartsmöte:

 

1.Tänk på platsen och inramningen

Om du planerar ett möte där människor från olika grupper träffas för första gången, se till att mötesplatsen är lättillgänglig och att deltagarna får gott om tid på sig att göra sig hemmastadda i omgivningarna innan du börjar. Om teamet redan känner varandra väl, tillåt lite tid för småprat innan mötet börjar. Om kollegor skypar eller ringer in från utlandet, välj en tid som passar alla tidszoner. Nyckeln till ett bra möte ligger i förberedelserna och kom ihåg: Tonen du anger för ditt team i dag kommer att sätta nivån för hela projektet.

 

2. Håll en hög nivå.

När du ställer din agenda, fokusera på de stora dragen. Mikrodetaljerna är mindre viktiga i det här läget. Det viktigaste syftet för din kick-off bör vara att:

– Presentera projektet för teamet (och teamet för varandra, om de inte redan arbetat tillsammans).
– Entusiasmera och skapa en förståelse av projektets visioner, syfte och mål.
– Bygga förtroende och trovärdighet inom teamet.
– Kratta manegen för en öppen och rak kommunikation.
– Klargöra dina förväntningar på samtliga inblandande.
– Starta igång projektet.

 

”En kick-off handlar mindre om specifika detaljer, och mer om att få alla att arbeta tillsammans och skapa ett engagemang inför det gemensamma målet”

 

3. Sätt agendan.

Kick-offen är din möjlighet att sätta tonen för hela projektet. Om du kan skapa en atmosfär av rak kommunikation, öppenhet och teamkänsla, har du uppfyllt ditt mål för detta första möte.

Din agenda bör innehålla följande:

– Välkomna alla deltagare: (och kom ihåg att presentera dig själv). Presentera din agenda och vid behov, presentera medlemmar i teamet som inte har samarbetat tidigare för varandra.
– Vision och projektöversikt: Förklara projektets vision och syfte, vad de förväntade målen och resultatet är – och varför det är viktigt.
– Tydliggör roller: Syftet med ett uppstartsmöte är att starta igång projektet, inte att lösa detaljer eller specifika actionpunkter. Förmedla hur du förväntar dig att teamet ska arbeta tillsammans och att de har de verktyg de behöver. Se till att hela teamet får ta del av all kommunikation (e-post och/eller inom projektledningsverktyget).
– Delade projektledningsverktyg: Om du använder en programvara för projektledning, tydliggör hur du vill att teamet ska samarbeta i plattformen – från att helt enkelt visa var projektet ligger i verktyget till att informera om hur man rapporterar buggar och kommunicerar eventuella utmaningar och oförutsedda händelser.
– Nästa steg: Se till att alla i teamet vet vad de första uppgifterna är och hur projekts- och tidsplanen ser ut. Är allas uppgifter redan upplagda i projektstyrningsverktyget?
– Frågor: Håll frågestunden på en övergripande nivå, det vill säga begränsa frågorna till ämnen som rör projektet och hela teamet. Motstå att dras med i en detaljerad diskussion med en enstaka teammedlem om en specifik fråga som inte rör hela gruppen – ta det istället i enrum med den personen efter mötet.
– Tacka. Låt alla vet att du är tacksam över att ha dem ombord. Att säga tack är inte bara artigt- det skapar också en trevlig atmosfär gör att människor känner sig betydelsefulla och sätter en professionell och hövlig ton.

 

4. Ge klara anvisningar och tydliga mandat.

Mötet ger medlemmarna i ditt team en chans att lära känna varandra, ger dem en förståelse för projektets vision och lägger grunden för ett lyckat projekt. Efter en lyckad kickoff ska alla berörda känna ett engagemang för projektet och en vilja att ta det från idé till verklighet. Se till att team-medlemmarna lämnar mötet med en klar bild över nästa steg, och tydliga mandat för sin del av projektet.

 

Text: Bibi Rydbacken

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

1 kommentar
  1. Pingback: Anordna en kick off - Bolag och företagande

Sommarens bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer våra bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En blandning mellan inspiration, lärdomar och tips för dig som mötesbokare och mötesledare. Trevlig sommarlyssning! Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra sociala medier. Think, Do and Grow Att ha en möteskultur som skapar resultat […]

Inkludera & intressera på mötet

Oavsett om du ska boka eller hålla i ett styrelsemöte, ett redaktionsmöte, ett stort konvent eller en konferens kan du bli bättre på att skapa inkluderande och tillgängliga möten för alla deltagare.  Checklistan* nedan innehåller en mängd förslag på hur möten kan bli mer inkluderande och tillgängliga. De kan följas mer eller mindre ambitiöst, beroende […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

Vi hjälper dig att navigera i mötesdjungeln

Effektfulla möten är ett kraftfullt verktyg för att uppnå din organisations mål och visioner. Med vår Mötesnavigator guidar vi dig till hur du på bästa sätt planerar, genomför och följer upp dina möten. Guiden är uppbyggd i tre steg; före, under och efter mötet. Mötesnavigatorn är perfekt att skriva ut och sätta upp på väggen. […]

Ladda ner din planeringsguide

Alla bra möten börjar med en bra planering. Ju mer tid och omsorg du lägger i planeringsfasen, desto bättre blir det slutgiltiga resultatet. Innan du bokar nästa möte, ladda ner vår guide och låt oss guida dig genom alla steg i din mötesplanering. Perfekt att hänga på väggen på kontoret! Ladda ner din planeringsguide >> […]

Så agerar en möteshjälte

Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, företagskultur och möteskultur. Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre. Få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare. När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, […]

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen. Ladda ner och skriv ut din guide här […]

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.

Involvera kollegorna i konferensplaneringen

Är du chef och planerar en konferens? Genom att låta dina kollegor vara med och planera skapar du aktiva kollegor och effektiva konferenser!

Sylvia Nylin gästar podden Thinkdoandgrow

Lyssna på när vår VD Sylvia Nylin berättar om olika trender i hur vi möts och ger många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och inspirerande. En hel timme om möteskultur som skapar resultat, trender i hur vi möts och många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och […]