Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen.

Ladda ner och skriv ut din guide här >>


1. Planera i god tid.
Den lyckade konferensen kräver eftertanke, med omsorg om detaljerna. Att starta i god tid, ger goda förutsättningar att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta.

2. Välj rätt anläggning och lokal.
Lantligt lugn eller storstadspuls? Stora eller små lokaler? Kanske närhet till ridvägar eller vatten? Anpassa efter just din konferens och dess syfte.

3. Gör en effektiv och prisvärd resplan.
Flyg, tåg, taxi eller chartrad buss? Samordna med en effektiv resplan. Något som spar både tid och pengar. Svenska Möten hjälper även till med detta.

4. Tänk på allergikerna.
Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla dessutom med köks- och servispersonal, så att inga önskemål har glömts bort.

5. Mjukstarta i tid.
Se till att alla är på plats i god tid. Att varva ner med en kopp kaffe innan ni börjar, ger en mjukstart som laddar batterierna.

6. Var tydlig med agendan – och håll den.
Meddela redan vid konferensens början, vilken agenda som gäller. När är det paus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

7. Ta regelbundna pauser.
Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska åka hem slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.

8. Varva nytta med nöje.
Var sak har sin tid och den ena främjar det andra. Ta tillfället i akt att lägga in roliga exempel och övningar. Genom interaktivitet får du alerta deltagare.

9. Fyll på med energi.
På konferens kan det vara lång tid mellan måltiderna. Däremot brukar det inte saknas godsaker. Men wienerbröd och karameller är inte alltid den optimala energikicken. Servera frukt och smörgåsar som ett alternativ – då orkar alla mer och längre.

10. Använd hjälpmedel rätt.
Tala till alla sinnen och använd de tekniska hjälpmedlen som finns: film, storbild och Powerpoint. Men gör det på ett måttfullt sätt, som stöd till det talade ordet. Mindre text och färre bilder är en god tumregel.

11. Ordna en aktivitet eller överraskning.
Alla behöver något att se fram emot. Planera en aktivitet, som kan vara allt från utmanande till avkopplande eller rolig. Helt enkelt något som stärker sammanhållningen och skapar gemensamma minnen.

12. Utnyttja platsens möjligheter.
Passa på att göra annorlunda saker än ”hemma” på den egna arbetsplatsen.
Ta en skogsrunda, basta före middagen, fika på altanen eller ha mötet på bryggan. Har konferensanläggningen en flygel? Bland er kan det finnas en spirande konsertpianist.

13. Ge tid mellan mötet och middagen.
Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner: kanske ta en promenad eller vila på rummet före middagen. Dessutom vill många byta om. Ge tid och utrymme för detta, så kommer pigga deltagare till middagen.

14. Dokumentera.
Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

15. Följ upp.
Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans med en minnesvärd konferensbild.

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Så agerar en möteshjälte

Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, företagskultur och möteskultur. Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre. Få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare. När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.

Involvera kollegorna i konferensplaneringen

Är du chef och planerar en konferens? Genom att låta dina kollegor vara med och planera skapar du aktiva kollegor och effektiva konferenser!

Sylvia Nylin gästar podden Thinkdoandgrow

Lyssna på när vår VD Sylvia Nylin berättar om olika trender i hur vi möts och ger många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och inspirerande. En hel timme om möteskultur som skapar resultat, trender i hur vi möts och många matnyttiga idéer om hur en genomför möten som är produktiva och […]

Så skapar du en bättre möteskultur

Vår undersökning visar att nästan hälften av alla företag och organisationer i Sverige saknar riktlinjer för sina möten. Följden är att hela 50 procent av alla medarbetare upplever att de slösar bort sin tid i ineffektiva möten. Förutom att det leder till onödig frustration bland medarbetarna, slösas också 170 miljarder kronor varje år bort i […]

Så kan föreläsare bidra till mångfald

En blev kallad bögjävel, en växte upp som gatubarn i Brasilien och en tredje startade en teatergrupp för utvecklingsstörda. Föreläsare är inte rädda att lyfta mångfaldsfrågor – och kan ge företag helt nya perspektiv. Att ta in en extern föreläsare på en arbetsplats kan vara ett sätt att beröra på djupet. En trött chef som […]

Din mötespartner

5 tips för klimatsmarta och hållbara möten

Hållbara möten handlar inte bara om miljömedvetenhet och smarta val. Det är minst lika viktigt att redan i planeringsfasen ta hänsyn till och inkludera alla deltagare. Här bjuder vi på tips om hur du arrangerar klimatsmarta och hållbara möten. Det man kanske spontant tänker på när man hör begreppet hållbara möten, är att konferensanläggningen ska […]

Sammanfattningen av vår Mötesskola

Det är dags att summera vår mötesskola. Här är våra fyra bästa tips för effektfulla möten som leder verksamheten framåt. 1. Ha ett tydligt syfte och mål med varför ni ska träffas och vad ni ska ha åstadkommit när mötet är klart. 2. Förbered dig och de du kallat till mötet. Skicka agenda, underlag och […]

Följ med i vår Mötesskola! del 8

För oss på Svenska Möten handlar hållbara möten inte bara om att göra smarta miljöval. För oss handlar det även om att göra val så att alla deltagare känner sig inkluderade. Här är några tips på vägen. 1. Att välja en Svanenmärkt anläggning garanterar miljömedvetenhet i alla led. 2. När ni ska ta er till […]