Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen.

Ladda ner och skriv ut din guide här >>


1. Planera i god tid.
Den lyckade konferensen kräver eftertanke, med omsorg om detaljerna. Att starta i god tid, ger goda förutsättningar att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta.

2. Välj rätt anläggning och lokal.
Lantligt lugn eller storstadspuls? Stora eller små lokaler? Kanske närhet till ridvägar eller vatten? Anpassa efter just din konferens och dess syfte.

3. Gör en effektiv och prisvärd resplan.
Flyg, tåg, taxi eller chartrad buss? Samordna med en effektiv resplan. Något som spar både tid och pengar. Svenska Möten hjälper även till med detta.

4. Tänk på allergikerna.
Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla dessutom med köks- och servispersonal, så att inga önskemål har glömts bort.

5. Mjukstarta i tid.
Se till att alla är på plats i god tid. Att varva ner med en kopp kaffe innan ni börjar, ger en mjukstart som laddar batterierna.

6. Var tydlig med agendan – och håll den.
Meddela redan vid konferensens början, vilken agenda som gäller. När är det paus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

7. Ta regelbundna pauser.
Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska åka hem slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.

8. Varva nytta med nöje.
Var sak har sin tid och den ena främjar det andra. Ta tillfället i akt att lägga in roliga exempel och övningar. Genom interaktivitet får du alerta deltagare.

9. Fyll på med energi.
På konferens kan det vara lång tid mellan måltiderna. Däremot brukar det inte saknas godsaker. Men wienerbröd och karameller är inte alltid den optimala energikicken. Servera frukt och smörgåsar som ett alternativ – då orkar alla mer och längre.

10. Använd hjälpmedel rätt.
Tala till alla sinnen och använd de tekniska hjälpmedlen som finns: film, storbild och Powerpoint. Men gör det på ett måttfullt sätt, som stöd till det talade ordet. Mindre text och färre bilder är en god tumregel.

11. Ordna en aktivitet eller överraskning.
Alla behöver något att se fram emot. Planera en aktivitet, som kan vara allt från utmanande till avkopplande eller rolig. Helt enkelt något som stärker sammanhållningen och skapar gemensamma minnen.

12. Utnyttja platsens möjligheter.
Passa på att göra annorlunda saker än ”hemma” på den egna arbetsplatsen.
Ta en skogsrunda, basta före middagen, fika på altanen eller ha mötet på bryggan. Har konferensanläggningen en flygel? Bland er kan det finnas en spirande konsertpianist.

13. Ge tid mellan mötet och middagen.
Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner: kanske ta en promenad eller vila på rummet före middagen. Dessutom vill många byta om. Ge tid och utrymme för detta, så kommer pigga deltagare till middagen.

14. Dokumentera.
Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

15. Följ upp.
Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans med en minnesvärd konferensbild.

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Vi botar din idétorka till konferensen

Rätt aktivitet under mötet eller konferensen förstärker mötets syfte, bygger teamkänslan, motiverar medarbetarna och gör mötet både meningsfullt och minnesvärt. Men vad ska du välja för någon aktivitet? Kanske är inte alla förtjusta i yoga eller ribbåt och sist bjöds det på matlagningskurs. Här kommer lite nyheter från våra medlemmar inom Svenska Möten. Hittar du […]

Så fixar du kickoffen!

Så här efter semesterperioden är det högsäsong för kick-offer. Och med rätt planering kan den bli ett livslångt minne för dina deltagare. Här bjuder vår marknadschef Bibi Rydbacken på sina bästa tips till hur du fixar en lyckad kickoff. Bibi medverkade även till en TT-artikel som bland annat publicerades i Aftonbladet, “Hur du slipper kickoff-fiaskot”. […]

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott) Efter […]

Vi hjälper dig att navigera i mötesdjungeln

Effektfulla möten är ett kraftfullt verktyg för att uppnå din organisations mål och visioner. Med vår Mötesnavigator guidar vi dig till hur du på bästa sätt planerar, genomför och följer upp dina möten. Guiden är uppbyggd i tre steg; före, under och efter mötet. Mötesnavigatorn är perfekt att skriva ut och sätta upp på väggen. […]

Sommarens bästa poddavsnitt om möten och möteskultur

Här kommer våra bästa tips på poddavsnitt om möten och möteskultur. En blandning mellan inspiration, lärdomar och tips för dig som mötesbokare och mötesledare. Trevlig sommarlyssning! Har du fler tips på poddavsnitt om möten och möteskultur? Tipsa gärna nedan eller i våra sociala medier. Think, Do and Grow Att ha en möteskultur som skapar resultat […]

Inkludera & intressera på mötet

Oavsett om du ska boka eller hålla i ett styrelsemöte, ett redaktionsmöte, ett stort konvent eller en konferens kan du bli bättre på att skapa inkluderande och tillgängliga möten för alla deltagare.  Checklistan* nedan innehåller en mängd förslag på hur möten kan bli mer inkluderande och tillgängliga. De kan följas mer eller mindre ambitiöst, beroende […]

Kunskapsbanken

Kunskapsbanken

Vi tar kontinuerligt fram olika guider och rapporter för att sprida budskapet om hur du håller och planerar bättre och mer effektfulla möten. I vår Kunskapsbank delar vi med oss av våra insikter. Här hittar du den senaste trendrapporten för dig som driver en mötesanläggning och för dig som planerar och bokar möten. Nytt i […]

Ladda ner din planeringsguide

Alla bra möten börjar med en bra planering. Ju mer tid och omsorg du lägger i planeringsfasen, desto bättre blir det slutgiltiga resultatet. Innan du bokar nästa möte, ladda ner vår guide och låt oss guida dig genom alla steg i din mötesplanering. Perfekt att hänga på väggen på kontoret! Ladda ner din planeringsguide >> […]

Så agerar en möteshjälte

Chefer och ledare är ofta mötesledare och har avgörande inflytande när det kommer till att forma värderingar, företagskultur och möteskultur. Bra möten är inte rocket science. Små saker kan göra ett möte bättre. Få chefer har någon form av utbildning i att vara mötesledare. När du är ny som chef får du ofta lära dig om arbetsrätt, […]

Hur tydliga mötesrutiner och ansvarsfördelning minskar stress

Mötesdeltagarna sitter runt bordet: diskussioner går högt och lågt, alla vill vara med och bidra med åsikter och idéer. Plötsligt är tiden för mötet ute och alla återvänder till sina arbetsplatser och to-do-listor för dagen.