Inga sparade anläggningar!
Frågor & svar

15 tips för en lyckad konferens

Det är detaljerna som gör det. Genom att tänka efter före – och noga – ordnar du en lyckad konferens. En konferens som både ger givande möten och tid att umgås. Kort sagt: en kombination av nytta och nöje! Här har vi samlat 15 tips på vägen.

Ladda ner och skriv ut din guide här >>


1. Planera i god tid.
Den lyckade konferensen kräver eftertanke, med omsorg om detaljerna. Att starta i god tid, ger goda förutsättningar att inte missa något. Då ökar chansen att den önskade anläggningen blir ”din” och att så många som möjligt kan delta.

2. Välj rätt anläggning och lokal.
Lantligt lugn eller storstadspuls? Stora eller små lokaler? Kanske närhet till ridvägar eller vatten? Anpassa efter just din konferens och dess syfte.

3. Gör en effektiv och prisvärd resplan.
Flyg, tåg, taxi eller chartrad buss? Samordna med en effektiv resplan. Något som spar både tid och pengar. Svenska Möten hjälper även till med detta.

4. Tänk på allergikerna.
Anpassa och ta hänsyn till allergier. Dubbelkolla dessutom med köks- och servispersonal, så att inga önskemål har glömts bort.

5. Mjukstarta i tid.
Se till att alla är på plats i god tid. Att varva ner med en kopp kaffe innan ni börjar, ger en mjukstart som laddar batterierna.

6. Var tydlig med agendan – och håll den.
Meddela redan vid konferensens början, vilken agenda som gäller. När är det paus, fika, lunch och middag? Håll sedan detta. Då slipper deltagarna undra och kan koncentrera sig på själva mötet.

7. Ta regelbundna pauser.
Ett alltför späckat schema får motsatt verkan. Inte är det meningen att deltagarna ska åka hem slutkörda? Ta regelbundna pauser med bensträckare, om så bara femminuterspass, mellan varven.

8. Varva nytta med nöje.
Var sak har sin tid och den ena främjar det andra. Ta tillfället i akt att lägga in roliga exempel och övningar. Genom interaktivitet får du alerta deltagare.

9. Fyll på med energi.
På konferens kan det vara lång tid mellan måltiderna. Däremot brukar det inte saknas godsaker. Men wienerbröd och karameller är inte alltid den optimala energikicken. Servera frukt och smörgåsar som ett alternativ – då orkar alla mer och längre.

10. Använd hjälpmedel rätt.
Tala till alla sinnen och använd de tekniska hjälpmedlen som finns: film, storbild och Powerpoint. Men gör det på ett måttfullt sätt, som stöd till det talade ordet. Mindre text och färre bilder är en god tumregel.

11. Ordna en aktivitet eller överraskning.
Alla behöver något att se fram emot. Planera en aktivitet, som kan vara allt från utmanande till avkopplande eller rolig. Helt enkelt något som stärker sammanhållningen och skapar gemensamma minnen.

12. Utnyttja platsens möjligheter.
Passa på att göra annorlunda saker än ”hemma” på den egna arbetsplatsen.
Ta en skogsrunda, basta före middagen, fika på altanen eller ha mötet på bryggan. Har konferensanläggningen en flygel? Bland er kan det finnas en spirande konsertpianist.

13. Ge tid mellan mötet och middagen.
Efter en lång dags konferens kan man behöva varva ner: kanske ta en promenad eller vila på rummet före middagen. Dessutom vill många byta om. Ge tid och utrymme för detta, så kommer pigga deltagare till middagen.

14. Dokumentera.
Genom att fotografera bevarar ni era minnen. Bilderna hjälper er att komma ihåg vad ni lärde er och – förhoppningsvis – hur roligt ni hade.

15. Följ upp.
Tillbaka på jobbet: ta er tid att reflektera över konferensen ni haft. Vad fick ni ut av den? Uppnådde ni syftet? Och framför allt: vad kan ni göra bättre till nästa gång? Sammanställ resultaten och låt dem synas. Varför inte ett anslag med lärdomar i fikahörnan? Gärna tillsammans med en minnesvärd konferensbild.

 

Lämna ett svar

E-postadressen publiceras inte. Obligatoriska fält är märkta *

Härskartekniker med Snacka Snyggt

Hotet mot produktiva möten

Härskartekniker kan tysta medarbetare som annars skulle kunna bidra med kreativitet under viktiga möten. Vi pratade med Snacka Snyggts retorikkonsult Anna Ekblom om hur man ska hindra att någon känner sig utesluten eller förbisedd.   De flesta av oss har varit där. På ett öppet möte. Med medarbetare och kollegor man känner väl. Alla på […]

Löftet 2020

Gör 2020 till ditt bästa mötesår hittills. Tillsammans med Chef har vi tagit fram en mötesskola för chefer. Här lär du dig hur du leder dina möten – och hur du engagerar ditt gäng. Det är dags att bli en fantastisk mötesledare!  Vår tid är för värdefull för att slösas bort på dåliga och tråkiga […]

Att mötas utan appar

Vad händer med det mänskliga mötet när allt mer runt omkring oss digitaliseras? Vi samlade tv-journalisten Stina Dabrowski – som gjort en karriär av att intervjua världens makthavare – och den digitala entreprenören Arash Gilan, för ett samtal om gillasamhället, robotisering och generationsglapp. Det här är en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i […]

Telefondagis för fokuserade möten

Det sägs att vi tar fram våra mobiler ca 200 gånger på en dag, i genomsnitt ca 45 sekunder varje gång. Det kan vara för att kolla vad klockan är, titta om någon har ringt, eller läsa av ett sms eller meddelande från Messenger, WhatsApp eller Skype. Dessa mobiltelefoner har en påverkar på oss som […]

Sylvia Nylin gästar podden PåJobbet igen

I veckans avsnitt av Påjobbet-podden gästas Sylvia Nylin, VD på Svenska Möten. Sylvia delar med sig av de senaste omvärldstrenderna inom mötesindustrin och om den största trenden på senare år – festivaliseringen. Avsnittet går in på vad som hänt sedan förra avsnittet om “Slösmöten“, om trender inom möten och om hur ledare idag måste skapa […]

Del 1. Personliga möten – bra för ditt välmående

Digitala kanaler i all ära, men det finns sånt som de inte lyckas med – att få oss att må riktigt bra. Räddningen är det personliga mötet. Det här är del 1 i en artikelserie om “Vikten av det personliga mötet i en allt mer digital värld”. Digitaliseringen har krympt avståndet mellan människor och våra […]

Kunskapsbanken

7 hållbarhetstrender inom möten och konferenser

Ofta när vi pratar hållbarhet är det lätt att snöa in sig på miljöfrågor som vad vi har på tallriken, hur vi tar oss till och från platser samt om huruvida klimatkompensation är bra eller dåligt. Det är så klart också viktigt. Dock glömmer vi ofta den sociala och den ekonomiska aspekten av vårt hållbarhetsarbete. […]

Vi botar din idétorka till konferensen

Rätt aktivitet under mötet eller konferensen förstärker mötets syfte, bygger teamkänslan, motiverar medarbetarna och gör mötet både meningsfullt och minnesvärt. Men vad ska du välja för någon aktivitet? Kanske är inte alla förtjusta i yoga eller ribbåt och sist bjöds det på matlagningskurs. Här kommer lite nyheter från våra medlemmar inom Svenska Möten. Hittar du […]

Så fixar du kickoffen!

Så här efter semesterperioden är det högsäsong för kick-offer. Och med rätt planering kan den bli ett livslångt minne för dina deltagare. Här bjuder vår marknadschef Bibi Rydbacken på sina bästa tips till hur du fixar en lyckad kickoff. Bibi medverkade även till en TT-artikel som bland annat publicerades i Aftonbladet, “Hur du slipper kickoff-fiaskot”. […]

4 tips för en lyckad kick-off

Efter sommaren innebär högsäsong för kick-offer. Nya projekt ska sjösättas och nya team ska svetsas samman. Kick-offen är som öppningskvällen för en ny teaterpjäs. Scenen är klar, ensemblen är på plats och projektet är redo att starta igång. Men hur gör man för att få ut det mesta av sitt uppstartsmöte? (Bild från Engsholms Slott) Efter […]

Hej!

Vi på Svenska Möten vill göra dig till möteshjälte och se till att dina möten rockar! Vi ger dig mötestips, inspiration och nyttig kunskap om hur du planerar och leder ett riktigt bra möte. Prenumerera på vårt nyhetsbrev!






Vänligen bekräfta att du vill prenumerera på våra nyhetsbrev och därmed godkänner att vi lagrar dina personuppgifter enligt vår personuppgiftspolicy.