Utomhuskonferens – äventyr, gemenskap och resultat

Hur genomför vi utomhuskonferensen på ett coronasäkert sätt?

Att mötas utomhus är mycket säkert. Studier visar att smittspridningen minskar med mer än tusen procent. Förutom att Folkhälsomyndighetens och arbetsmiljöverkets regelverk kring inomhuskonferenser följs strikt bidrar vi tillsammans med arbetsgivaren med ytterligare försiktighetsåtgärder genom att:

Folkhälsomyndighetens riskbedömningsverktyg (länk i kommentar) används som utgångspunkt i vår riskanalys. Om någon riskfaktor identifieras tar vi fram åtgärder för att reducera risken.

Det kan till exempel handla om att se till att:
✔PCR-testa alla deltagare innan konferensen
✔️ ha en tydlig beredskapsplan för hur vi och gruppen ska agera om symtom uppkommer i anslutning till och under konferensen.
✔️gruppera i små grupper med hänsyn till vaccin och antikroppar
✔️se till att förutsättningar till god handhygien finns tillgängligt för alla hela tiden
✔️informera om och visa avståndsmarkeringar, samt sätta en tydlig social spelplan som alla medverkande åtar sig till att följa
✔️göra konferensen helt alkoholfri
✔️anpassa övningar så att avstånd kan hållas
✔️dela upp konferensen på flera dagar
✔️erbjuda singelrum till alla medverkande vid övernattning

❓ Får vi som företag verkligen ha konferens enligt pandemilagen?

Svaret är Ja, det får man som företag, förening eller annan privat sammanslutning så länge lagar och regler följs. Detta gäller så länge allmänheten inte har tillträde till konferensen, då räknas den som en allmän sammankomst.
Mer info här: https://www.folkhalsomyndigheten.se/smittskydd-beredskap/utbrott/aktuella-utbrott/covid-19/verksamheter/tillsynsvagledning-for-verksamheter/?exp=85776#_85776

❓ Vad gör vi om det blir dåligt väder?

Av erfarenhet vet vi att dåligt väder också har en positiv inverkan på gruppdynamiken. Därför  väljer vi att genomföra utomhusmöten i alla väder. Ni får en packlista med rekommendationer kring utrustning och kläder för att hålla oss varma och torra. Vi sätter upp tarpar som tak för att kunna samlas och äta utan att bli blöta. Vi tänder eld och dricker varmt. Skogens trädkronor skyddar mot den värsta vinden och regnet. Vi kan lova att alla typer av väder kommer att tillföra något positivt till gruppen och till konferensen. Ofta kan dessutom den gemensamma ”kampen mot vädergudarna” skapa extra sammanhållning och dynamik. Resultat av dåligt väder blir ofta ökad empowerment som grupp

❓ Hur klarar vi oss utan el och teknik? Blir det en bra konferens utan?
Att koppla bort allt digitalt och bara fokusera på mötet med varandra fördjupar relationerna och stärker gruppens gemenskap. Att använda fysiska föremål istället för abstrakta powerpointbilder skapar en helt annan förankring  både i varandra och i verksamheten. Ett exempel är att diskutera budget med hjälp av legobitar som man fysiskt flyttar runt till olika poster samtidigt som man för resonemangen. När man jobbar med både kropp och knopp parallellt blir budskapet både tydligt och integrerat. Den tid som annars hade lagts på att integrerat det vi kommit överens om på koferensen  ”sitter redan i kroppen” hos alla.

❓ Hur involverar vi deltagare som inte har möjlighet att närvara på plats?
Avatarmöten kallar vi de utomhuskonferenser där vi integrerar tekniska hjälpmedel för att alla ska kunna vara med oavsett om de är på plats fysiskt eller digitalt. Vi bygger utomhuskonferensen och de rutter vi gör utifrån platser som vi vet har mobiltäckning. De deltagare som inte kan närvara fysiskt kopplas upp på videosamtal på en kollegas mobil och kollegan ansvarar för sin deltagare och ser till att hen involveras lika mycket andra på plats. Det bildas alltså hybridpar som jobbar tillsammans.

Eftersom reflektion själv eller tillsammans i små grupper alltid är viktiga inslag under konferensen skapas variation även för digitala deltagare som också rör sig och använder utomhusmiljön utifrån förutsättningarna de har där de befinner sig. Vårt mål är att alla ska känna sig inkluderade på lika villkor och minnas konferensen med glädje.