Konferenssittningar för olika syften
Konferensanläggningar runt om i landet erbjuder en rad olika konferenssittningar i ett stort antal olika mötesrum och konferenslokaler. Valmöjligheterna är många, och det är viktigt för dig som mötesledare att välja rätt typ av konferenssittning beroende på syftet med ditt möte och antal deltagare. Här reder vi ut begreppen och hjälper dig att hitta rätt sittning för just ditt möte. Ovan foto: Happy Tammsvik
Så först till syftet. Syftet svarar på frågan varför. Varför ska ni mötas? Ska ni ta ett beslut, ska ni på ett kreativt sätt hitta nya vägar att arbeta eller sälja era produkter, eller behöver ni svetsas samman i ett lag? Beroende på ditt syfte, passar olika sittningar mer eller mindre bra.
Vad som är viktigt att komma ihåg men som ofta glöms bort är hur viktig placeringen av bord och stolar är för helhetsintrycket. De olika konferenssittningarna skapar direkt en känsla för mötesdeltagaren. Förhoppningsvis skapar den en inspirerande känsla och ett engagemang men den kan lika gärna skapa rakt motsatt effekt. Det första intrycket är mycket viktigt och det gäller att fånga deltagarnas intresse direkt.
De olika konferenssittningarna
Runt bord
4-8 personer
Mindre möte för beslut eller diskussion
Denna sittning passar bäst när beslut ska tas inom en lite mindre grupp eller när en fråga ska diskuteras. Alla ser varandra och det är enkelt att mötas med blicken och dela information. Ett runt bord lämpar sig bäst för ett möte utan skärm eller power point-presentation, men där block och penna och eventuellt dator kan behövas. On ni är fler än 8 personer börjar det bli svårt att se varandra och då bör man överväga att välja en annan typ av sittning.
Loungesittning
4-8 personer
Kreativa möten och diskussioner
Denna typ av sittning passar en mindre grupp av deltagare och uppmanar till kreativitet och diskussioner. Sittning i en Lounge kan användas för att skapa en speciell känsla inför ett möte beroende på syfte. Det kan handla om en soffgrupp, några fåtöljer, barstolar eller varför inte i hängmattor i trädgården. Nackdelen är att det kan vara svårt att anteckna, men med dagens digitala tekning och projekt-appar borde det inte vara ett större problem.
Styrelsesittning
4-12 personer
Mindre möte för beslut och diskussion
En styrelsesittning passar bäst när agendan består av beslut ska fattas. Vi rekommenderar denna sittning för möten med deltagare i grupper som består av minst 4 personer och max 12 personer.Vi rekommenderar ett ovalt bord för maximal sikt åt alla håll och tänk på att med fler deltagare än 12 så får de på långsidan svårt att se varandra. Om det är fler än 12 personer i en styrelsesittning riskerar du att den introverta deltagaren inte bidrar till mötet, och du bör överväga en annan typ av sittning.
Stolar i ring
6-12 personer
För mindre möten där syfte är diskussion och aktivt deltagande
En alternativ sittning till Runt bord och Styrelsesittning, men på ett mer kreativt sätt. Denna sittning saknar bord och kräver mer av deltagarna i form av diskussion och aktivt deltagande. Det som är viktigt med denna sittning är att antalet inte överstiger 14 personer, då den introverta deltagaren riskerar att inte bidra till mötet om det är fler personer i ringen.
U-bord
12-25 personer
Utbildning eller föredrag med diskussion mellan mötesdeltagare och mötesledare
En U-bords sittning passar bäst för när en eller några få mötesledare ska ha ögonkontakt med deltagarna. Det kan vara en utbildning eller ett föredrag. Fördelen är att alla ser alla och att mötesledaren enkelt kan närma sig och interagera med sina deltagare. En nackdel är att en stor del av deltagarna är vända snett mot presentationsytan/projektorn. Den här sittningen passar inte större grupper, eftersom deltagarna då kommer för långt från mötesledaren.
Öar
3-6 per bord, max ca 50 deltagare
För mellanstora möten med fokus på grupparbeten och mindre diskussioner
Öar i form av runda eller fyrkantiga mindre bord används bäst för grupparbeten och mindre diskussioner. Stolarna kan enkelt roteras för att ta del av en skärm eller presentation. Denna konferenssittning skapar diskussion och kreativitet och varje person runt bordet kan delta, både den introverta och extroverta deltagaren. Nackdelen med denna sittning kan vara att man riskerar att hamna med samma bordsgranne vilket kan hämma kreativiteten, så tänk på att byta platser emellanåt.
Skolsittning
20 – 35 personer
Föreläsning och utbildning där deltagare ska kunna ta anteckningar
Fullt fokus framåt mot den person som talar eller presenterar. Passar bra till föreläsningar och utbildningar där det krävs att deltagarna ska kunna ta anteckningar. Det minskar dock interaktionerna mellan deltagarna. Se till så att stolarna står förskjutna så ser alla rakt fram. I denna sittning går det att maximera antalet deltagare, perfekt om det finns risk (eller chans) för överbokning.
Fiskben eller Halvmåne
För att effektivisera en skolsittning kan stolarna och borden placeras som i Fiskben eller Halvmåne. Fördelen med det är att deltagarna får en bättre upplevelse och utrymme och ser både den som presenterar och varandra.
Biosittning
20 –100 personer
För en stor föreläsning där många ska få plats och fokusera framåt i salen.
En biosittning är i stort sett en större skolsittning utan bord. Den här typen av sittning är bra för stora föreläsningar där många ska få plats. Här kan ni få in ett större antal deltagare på mindre yta, men tänk på att om det är för många deltagare kan det lätt bli stökigt och svårt att se den som talar.
Fiskben eller Halvmåne
För att effektivisera en Biosittning kan stolarna placeras som i Fiskben eller Halvmåne. Fördelen med det är att deltagarna får en bättre upplevelse och utrymme och ser både varandra och den som presenterar.
Lokal med scen
25 – 100 personer eller mer
För en stor föreläsning och undervisning som kräver fokus framåt i salen
Fördelen med en scen i lokalen är att alla är vända åt samma håll och har fokus riktat framåt. Den här sittningen är perfekt för föreläsningar och undervisning. Nackdelen är att interaktionen mellan deltagarna och mötesledaren hindras, samt att det kan vara svårt att ta anteckningar eftersom det saknas bord.
Sluttande Lokal
För fler än 100 deltagare rekommenderar vi en lokal med sluttande sittning. Den här typen av lokal är perfekt för extra stor föreläsning eller konferens där alla har god sikt eftersom stolarna är placerade sluttande som i en biograf.
Fler kreativa tips inför ditt möte
Här ovan beskriver vi de vanligaste konferenssittningarna och deras för- och nackdelar. Tänk på att du inte alltid behöver ha en klassisk sittning, utan utmana dig och dina mötesdeltagare att testa olika sittningar och se vad som händer. Ett konferensrum ska vara kreativt, samtidigt som konferensdeltagarna har en optimal arbetsmiljö och rätt teknisk utrustning. Läs mer om hur Platsen gör skillnad utöver själva konferenssittningen.
Ett annat tips är att erbjuda ett par ståbord intill de andra borden. Någon kan ha ont i ryggen eller helt enkelt sträcka på sig eller bränna några kalorier under mötet för förnyad energi.
Tänk också både på den introverta och den extroverta deltagaren. Styr mötet så att den extroverta deltagaren inte tar allt för mycket plats så att den introverta deltagaren får möjlighet att uttrycka sig och bidra med värdefull kunskap.
