Checklista! Tänk på det här innan du skickar din förfrågan

För att du ska få en så bra offert från oss som möjligt, är det viktig att vi får ett bra underlag med information om mötets syfte, dina önskemål och ramar. Vi har tagit fram en checklista som guidar dig som bokar möten och konferenser till hur du gör en bra förfrågan som säkerställer att offerten möter dina syften, att ditt möte har rätt form och hålls på rätt plats.

Ladda ner som pdf >>

Syfte och mål
Vad är anledningen till eller vad är ditt syfte med mötet eller konferensen? Vad vill du uppnå med ditt möte och vad vill du förmedla för känsla? Det är stora frågor men viktiga för att vi ska hitta rätt plats för dig med rätt förutsättningar.

Datum och tider
Se till att boka in tillräckligt med tid för hela agendan. Våga planera in fri tid eller utrymme för en aktivitet vilket bygger gemenskap. De allra bästa idéerna kläcks inte alltid under själva arbetspasset. Vi rekommenderar till exempel två pauser med en gemensam aktivitet eller informella samtal under en hel dags konferens.

Tips! Boka in en mejl- och telefonpaus för deltagarna om ni möts under en längre tid. Bara en halvtimme minskar stressen och gör deltagarna mer delaktiga. Annars finns en risk att ni tappar en del av deltagarna under rasterna eller de gemensamma aktiviteterna.

Deltagare
Hur många ska vara med på mötet? Skiljer det sig mellan exempel förmiddag och eftermiddag, eller under dag ett och dag två? Behöver ni anpassa anläggningen eller datum för någon deltagare, till exempel på grund av religiösa skäl eller funktionsvariationer? Ta hänsyn till de medarbetare som har fasta tider och är mindre flexibla.

Tips! På vår blogg finns mer information om hur du inkluderar och intresserar dina deltagare.
Läs guiden här >>

Möblering i lokalen
Konferensanläggningar runt om i landet erbjuder en rad olika konferenssittningar i ett stort antal olika mötesrum och konferenslokaler. Valmöjligheterna är många, och det är viktigt för dig som bokare att välja rätt typ av sittning beroende på syftet med ditt möte och antal deltagare. Här reder vi ut begreppen >>

Tips! Utmana dig och dina mötesdeltagare med att sitta lite annorlunda. Ta hjälp av oss på Svenska Möten för att hitta en alternativ sittning.

Geografiskt område
Några geografiska måsten? Specifika önskemål kring konferensanläggningen t.ex. avskildhet eller närhet till naturen? Behöver ni mötas någonstans mitt emellan två kontor eller där det är enkelt att åka kommunalt?

Konferensanläggning
Alla anläggningar är olika likväl som att alla möten är olika. Anläggningen ska spegla det du vill uppnå med mötet. Det kanske låter flummigt men ibland behöver ens möte att ni åker iväg en bit bort från kontoret bara för att hitta nya infallsvinklar. Nästa möte du bokar kanske inte behöver vara mitt i city?

Tips, visning! Det är ofta bra att åka och titta på konferensanläggningarna innan man bestämmer sig vilken man ska boka.

Detaljer kring konferensen
– Behövs någon extra teknisk utrustning för mötet?
– Se till att eventuella gäster eller externa talare, även räknas in i antalet om de ska äta.
– Är någon deltagare allergisk och i så fall mot vad?
– Är någon deltagare vegetarian eller vegan?
– Behöver lokalen ligga nära resten av aktiviteterna? Tänk på den viktiga logistiken och att planera agendan därefter.
– Betalning? Hur vill ni att debiteringen ska ske? Ska allt faktureras? Ska deltagarna betala något själva?
– Ska delar av arrangemanget faktureras direkt till deltagarna?
– Får vin och andra alkoholhaltiga drycker gå på den totala fakturan eller ska var och en betala det själv?

Offerter
Vad ingår i priset? Skillnaden i pris kan bero på allt från hur många rätter som ingår i middagen till standard på anläggningen och om entré till spa ingår. Man brukar prata om helpension eller dagkonferenspaket.

Vad är vad?
Ordet helpension betyder att priset inkluderar förmiddagskaffe/lunch/eftermiddagskaffe/middag/logi/frukost. Har man konferens i två dagar och avslutar på eftermiddagen andra dagen, tillkommer förmiddagskaffe/lunch/eftermiddagskaffe en gång till.

Dagpension/Dagkonferenspaket innehåller oftast förmiddagskaffe/lunch/eftermiddagskaffe. Konferenslokal, grupprum, transport och aktiviteter specificeras alltid upp separat på offerten.

Tips! Dagkonferens- och helpensionspaketpriser är på väg att försvinna och artiklar med priser blir specificerade per dag istället. Bestäm hur du vill ha din offert presenterad. När du bokar via Svenska Möten får du alltid likställda offerter med totalpris.

Avbokningsregler
Ta alltid reda på vad konferensanläggningen har för avbokningsregler. Många följer branschorganisationen Visitas regler men inte alla. Reglerna följer med vid bekräftelsen från anläggningen, men kan även följa med vid offertpresentation om du ber om det. Läs igenom avbokningsreglerna och lägg in dem i kalendern så riskerar du inga tråkiga och onödiga avbokningskostnader.

Transport
Hur kommer deltagarna till konferensanläggningen? Behöver ni boka buss? Tänk på att gemensam transport är mer miljövänligt. Du vet väl att du kan boka transport direkt via Svenska Möten?

Talare
Behöver ni en extern talare eller en moderator under delar av eller hela mötet?

Tips! Att ta in en extern föreläsare på en arbetsplats kan vara ett sätt att beröra på djupet. En trött chef som personalen lyssnat på tusen gånger har förmodligen svårare att bidra till förändring.

Aktivitet/Samvaro
Tänk på att den sociala biten är viktig. Se till att det finns gott om informell tid, det är då gemenskap och teamkänsla byggs upp. Rätt aktivitet under konferensen förstärker mötets syfte, bygger teamkänsla och skapar motivation.

Budget
Finns det något budgettak för vad konferensen får kosta? Berätta gärna det för oss, så vet vi vilken typ av anläggning som kan möta era kostnadsramar.

Om du noga tänker igenom svaren till ovan punkter innan du kontaktar oss, så blir det lätt för oss att ge dig en riktigt bra offert som återspeglar dina krav och önskemål.

Varmt välkommen med din förfrågan!

Ladda ner som pdf >>