Bokar konferens - vad ska du tänka på?
Följer du checklista nedan är det lättare att få ut det bästa av konferensen och mötet, vare sig det handlar om hårda förhandlingar eller en avslappnad kickoff. Pricka av alla punkter eller välj de som passar!
■ Syfte med mötet eller konferensen
Vad vill ni uppnå?
■ Konferensens när – var – hur
Vilket datum? Vilken typ av konferensanläggning? Tips! Visning, i vissa fall är det bra att åka och titta på konferensanläggningarna innan man bestämmer sig vilken man ska boka. Transport
Hur kommer deltagarna till konferensanläggningen?
Talare
Ska ni ha en extern talare på mötet?
Aktivitet/Samvaro
Tänk på att den sociala biten är viktig. Se till att det finns informell tid, det är då gemenskap och teamkänsla byggs upp.
Offerter
Vad ingår i priset? Skillnaden i pris kan bero på allt från hur många rätter som ingår i middagen till standard på anläggningen. Ibland kan även läget (nära flygplats, innerstad etc.) ha stor betydelse på priset. man brukar prata om helpension
(?) Tips! När du bokar via Svenska Möten får du alltid likställda offerter med totalpris och pris per person. Avbokningsregler
Ta alltid reda på vad konferensanläggningen har för avbokningsregler, många följer Visitas regler men inte alla.
■ Detaljer kring konferensen
• Hur många ska delta på mötet?
• Finns det daggäster med på mötet?
• Externa talare (även de ska räknas in antalet)?
• Är någon deltagare allergisk och mot vad?
• Är någon vegetarian eller vegan?
• Betalning? Hur vill ni att debiteringen ska ske? Ska allt faktureras? Ska deltagarna betala något själv?
• Ska delar av arrangemanget faktureras till deltagarna och resten till företaget?
• Får vin och andra alkoholhaltiga drycker gå på den totala fakturan eller ska var och en betala det själv?
■ Under mötet
Agenda, med eller utan datorer, telefonen avstäng eller helt uppkopplad? Hur lägger ni upp strategin för mötet konferensen?
Kanske behöver ni en Svenska Mötens mötesmodell? » ■ Mötesdokumentationen
Vem sköter dokumentation, hur ska mötet dokumenteras och spridas till deltagarna?
■ Uppföljning
Kommer deltagarna ihåg vad ni pratade om/kom fram till eller kommer de bara ihåg den goda smörgåsen ni fick första dagen? Vänta inte för länge med att skicka ut dokumentationen!
■ Möblering i konferenslokalen
Nedan hittar du de vanligaste möbleringar men tänk på att du inte behöver ha en klassiskt sittning. Många av våra konferensanläggningar har allt från energirum till utomhuskonferensrum.
Titta på Svenska Mötens egna konferensrum » 
Checklista för konferens och möten (pdf) »