En kreativ mötesmiddag är det nya greppet på Såstaholm Hotell & Konferens. Här får deltagarna tillfälle att prata med många och stämningen blir garanterat uppsluppen. 

Artikeln är tidigare publicerad i vårt konferensmagasin som bjuder på flera tips om både mat och möten.

Alla företag vill inte sitta på en lång trerättersmiddag på konferensanläggningen. En del har många nyanställda, i andra fall finns behov av tid för avslappnade samtal chefer och medarbetare emellan. Det tog Såstaholm Hotell & Konferens fasta på när de utvecklade sitt koncept mingelmiddag. 

– Vi har nya generationer på arbetsplatserna. Åttiotalister är nyfikna och provar gärna nytt och jag tror att det här är framtiden, säger Ulrik Clemens von Döbeln, vd på Såstaholm Hotell & konferens och affärsområdeschef på Winn Hotel Group. 

Medan konferenslokalerna på anläggningarna blir mer och mer anpassade efter kundens önskemål har matsalarna på de flesta håll fortsatt att se ut som de alltid har gjort. 

– Vid en trerätters middag är det lätt att några blir sittande i hörnet och inte riktigt är med i matchen. På det här sättet får alla kontakt med väldigt många i lokalen. 

Med en mingelmiddag går det att få ut mer av mötet på samma gång som man sparar tid. Den kan vara betydligt kortare än en traditionell sittning. 

– Mottagandet och entusiasmen från kund-erna har varit överväldigande. Vi har hittat en bra sak! 


Fyra fördelar med mingelmiddag:

Text: Kristin Groth
Illustration: Hans von Corswant

Väl mött!
/David

Anneli Rydén är regionalt försäljningsansvarig på Svenska Möten. Hon är också aktiv i EUMA, European Management Assistants.

 

Berätta om organisationen!

– European Management Assistants är ett europeiskt nätverk av assistenter, sekreterare och administratörer på ledningsnivå. EUMA Sweden är ett av de större medlemsländerna med cirka 200 medlemmar. Föreningen grundades 1974 och är ett yrkesrelaterat nätverk utan facklig förankring.

 

Vad betyder nätverket fòr dig och Svenska Mòten?

– För mig betyder nätverket personlig utveckling, att jag kan bygga långsiktiga relationer, nätverka och få inspiration och idéer från andra branscher. Svenska Möten får en plattform att utvecklas på och en möjlighet att visa upp sina fantastiska anläggningar.

  

Vad kan mötesindustrin lära sig från andra branscher?

– Vad de har för olika typer av möten och vad som är viktigt för olika branscher gällande möten. Vad kan vi underlätta för dem i deras dagliga arbete när de till exempel bokar möten, kickoffer och så vidare?

Vad är det roligaste med ditt jobb?

– Att ingen dag är den andra lik! Att få möjlighet att hjälpa företag att effektivisera deras mötande, hjälpa dem att få kontroll på deras möteskostnader och bygga långsiktiga relationer samt att ge den bästa servicen. 

I maj var Svenska Möten och Tändstickspalatset värd för ett EUMA-möte som lockade 45 personer. Deltagarna lyssnade bland annat på en föreläsning om medial krishantering med Hans Uhrus.

– Det var intressant. Framgångsrik kriskommunikation och goda relationer med media kräver planering, träning och framförhållning. Under semesterperioden sätts ofta organisationen på prov. Du kan undanröja de största misstagen genom lite proaktivt arbete, berättar Anneli.  

Uhrus berättade också om vikten av att ha en nåbar krisgrupp och tillgängliga talespersoner.

– Vet du med dig att er talesperson kommer att vara svår att nå på grund av exempelvis en resa så är det klokt att utse en ”stand-in” och tydliggöra hur man når den personen, tipsar Anneli.

 

Annelis mötesminne

”Vi arrangerade ett möte med EUMA på Victory Hotel. Peter Winitsky från Creative Meetings  föreläste om ’Lönsamma möten’. Det handlade om internmöten på företag och vad man kan göra för att effektivisera dom, om vikten av att varje möte ska ha ett syfte och ett mål. Det var en föreläsning där alla åhörare satt och nickade medstämmande. Otroligt roligt att anordna möten som deltagarna lämnar med en positiv känsla.”

 

Kontakta gärna Anneli på telefon, 08 – 594 111 86, eller via mejl!

Foto: Michael Folmer

 

Väl mött!
/David

SJ har dragit igång en kampanj där Sveriges bästa hållbara, gröna besökspärlor ska utses. Kampanjen ska rendera i guideboken Resenärens lilla gröna, som ska samla allt från restauranger och hotell till konferensanläggningar.

Ett alldeles utmärkt initiativ tycker vi på Svenska Möten och håller förstås tummarna för många röster på våra 128 utvalda anläggningar.

För att komma med i boken ser arrangörerna bland annat gärna att resmålet är Svanen-märkt. Vi ställer som krav på våra medlemsanläggningar att de ska vara antingen Svanen-märkta eller medlemmar i Svanens nätverk. Det senare gäller dagkonferensanläggningar som bedöms ha en relativt lite miljöpåverkan och därför inte har några specifika Svanen-kriterier.

Vill ni veta mer om klassificeringen av Svenska Mötens utvalda anläggningar? Se här.

SJ:s kampanjsajt hittar ni här. Vi önskar förstås alla medlemsanläggningar lycka till!

Bild från Gullmarsstrand Hotell & Konferens.

Väl mött!
/David

En av de viktigaste delarna i definitionen av ett bra möte är att det är effektivt. Möten ska inte vara något som stjäl tid och pengar från din organisation, utan tvärtom den investering som bidrar till att utveckla den. Att skapa en effektiv möteskultur som utvecklar såväl organisationen i stort som den enskilde mötesdeltagaren kräver dock effektiva metoder, och inte minst kunskap hos den som kallar till och ansvarar för mötets innehåll.

“Som chef har du också ett ansvar för att de möten du själv kallar till är effektiva och inte slösar dyrbar arbetstid”.

Citet kunde ha varit vårt, men kommer från en artikel i CFO World, där Matthew May, författare och grundare av EDIT Innovation, pratar effektiv möteskultur ur ett chefsperspektiv. 

Det Matthew talar sig varm för är hur “lean” – den nu så populära filosofin som i stort går ut på att “identifiera och eliminera alla produktionsfaktorer som inte skapar värde för slutkund” – också är en utmärkt utgångspunkt för effektiv mötesplanering. Hans tre enkla men konkreta tips för att effektivisera mötet går också väl hand i hand med det vi på Svenska Möten tror och gärna propsar på:

1. Fokusera på att fatta beslut
Bädda för effektivt beslutsfattande genom att samla alla underlag innan.

2. Tolv minuter räcker
Satsa på mötesmottot “hellre ofta och snabbt än sällan och utdraget”.

3. Var inte social
Skippa kallpratet och spar det till kaffepausen – på mötet ska mötet stå i fokus. 

Hela artikeln och tipsen i sin helhet läser du här. Missa heller inte kontrollfrågorna på slutet som, beroende på hur du svarar, kan avgöra om er möteskultur är i behov av förändring.

(Är den det, finns vi här och hjälper gärna till) 

Väl mött!
/Jennifer

Brittiske mötesgurun Rob Davidson var nyligen i Sverige. Vi träffade honom för en intervju till kommande numret av vårt konferensmagasin. Men redan här och nu tipsar han om två tydliga trender i mötesindustrin.

 

Hybridmöten
Möten som sker ansikte mot ansikte men samtidigt filmas och sänds online så att människor kan följa dem från hela världen.

Tweeting meetings
Alla kanske inte känner för att räcka upp handen och ställa en fråga i en större grupp. I stället får mötesdeltagarna twittra sina frågor till föredragshållaren, som ser dem komma upp på en stor skärm. På det viset blir hela föredraget mer interaktivt. Mötet anpassas kort sagt allt mer efter ”generation Y”, de som är födda efter 1983. Kortare presentationer, mer interaktion, inte bara lyssna i timmar. 

Foto: Pernilla Dahnberg

… 27 procent av alla dagkonferenser hålls på torsdagar. Statistiken är baserad på förfrågningar till Svenska Möten. Måndagar är en mindre vanlig mötesdag. Att boka just måndagar kan därmed ge mötesarrangören vissa fördelar. 

 

… 57 procent av de 2 000 tillfrågade företagen i Svensk och norsk mötesbarometer 2013 har en mötespolicy. Det är en ökning med åtta procent jämfört med tidigare år. 

 

… 52 procent av alla bokningar genom Svenska Möten under 2012 gällde endagsmöten. Under 2007 var motsvarande andel 40 procent. Det är bland annat på grund av den utvecklingen som vi nu stärker vårt utbud i storstäderna.

 

Väl mött och trevlig helg!

/David

 

I senaste numret av konferensmagasinet Svenska Möten skriver vi en hel del om att välja rätt mat på konferensen. Ni hittar den digitala utgåvan här. Längre ner i det här inlägget kan ni ta del av 14 matsmarta tips som håller er skärpta under mötesdagarna.

 

Vi har väl alla varit med om att stoppa i oss en aning för mycket av den goda lunchen och därefter segnat ihop under eftermiddagens möten? Vi tycker att det är dags att bota de matmisstag som begås och undvika de förlustfällor som dåliga möten faktiskt är.

 

– Ett ineffektivt möte med trötta mötesdeltagare är för företag en ekonomisk förlust. Genom information om bra matval i kombination med planering av måltidsintag finns faktiskt pengar att spara. För visst behöver vi både skärpa och kreativitet för att maximera inplanerade möten, säger Johan Fägerblad, Svenska Mötens vd.

 

I det här pressmeddelandet hittar ni mer information om mötesmat. Vi har också samlat några inspirerande Raw Food-recept. Just Raw Food-trenden kommer nu starkt på våra utvalda mötesanläggningar. Det är verkligen kul att se!

14 matsmarta tips som håller dig skärpt

• Välj mindre portioner – även om du är på buffé.
• Vid extra hunger – drick tre glas vatten före maten så äter du mindre.
• Vid extra hunger – ät en stor portion sallad först.
• Håll energinivån jämn – ät mindre portioner fördelat smart över hela dagen.
• Ät fiberrik mat så varar mättnadskänslan länge och blodsockret hålls jämnare.
• Byt ut potatis och ris som förbränns snabbt mot baljväxter och bönor som ger längre mättnadskänsla.
• Undvik snabba kolhydrater som vitt socker, vitt ris och vitt mjöl. 
• Snabba kolhydrater ökar blodsockret snabbt vilket i sin tur sätter igång insulinproduktionen, samtidigt som hjärnan producerar belöningssubstanserna seratonin och melatonin. Kombinationen blir en sömncocktail.
• Byt ut fika- och kaffebröd mot energishots gjorda på ingefära, morot och citron.
• Byt ut mineralvatten som innehåller onödigt mycket salt som gör dig uppblåst och däst. Ta istället vatten med en skvätt äppelcidervinäger i.
• Slow food – mat som avnjuts sakta – ät långsamt och njut av maten och sällskapet.
• Tänk fettsnålt – undvik för mycket feta såser då fett kräver mer energi för kroppen att ta upp.
• Promenera – ta en liten promenad, frisk luft sätter igång energierna.
• Alla rörelser är bra rörelser –ställ dig upp och skaka på kroppen om du känner att du somnar i din stol. 

 

Väl mött!

/David

 

Karin Mattsson Weijbers vardag består till stor del av möten. Riksidrottsförbundets ordförande är en riktig vagabond – hon är ofta på resande fot och hon har inget eget kontor. 

I helgen omvaldes hon för två nya år som en av idrotts-Sveriges mäktigaste. 

– Men det här blir min sista period, säger hon.

 

Karin Mattsson Weijber sitter i en soffa i matsalen på Riksidrottsförbundets stora anläggning på Bosön. Hon skrattar till vid den första frågan. 

– Om jag har mycket möten? Mina arbetsdagar består nästan bara av det. Jag har hur mycket möten som helst!

Bosön är egentligen en halvö på norra Lidingö utanför Stockholm, men namnet är intimt förknippat med den stora idrotts- och konferensanläggning som dominerar platsen. Förbundets ordförande Karin Mattsson Weijber tillbringar merparten av sitt arbetsliv på resande fot och har inte varit här på ett tag. Nu är hon nyss hemkommen från Falun som hon besökt i samband med SM-veckan, ett idrottsmöte av det större slaget som återkommer varje vinter och sommar då ett antal sporter genomför sina mästerskapstävlingar samtidigt. På frågan om det är här på Bosön hon har sin bas skrattar hon igen. 

– Jag har faktiskt inget kontor. Mitt jobb bygger inte så mycket på administration och att vara tillgänglig på kontorstid. Min post kommer till Idrottens hus på Östermalm där Riksidrottsförbundet har sitt kansli, men jag har inget skrivbord någonstans. Det funkar väldigt bra ändå. Men jag är ganska ofta här på Bosön och har möten. 

I stället för att sitta på ett kontor har hon sedan hon år 2005 valdes till RF:s ordförande tillbringat större delen av sin arbetstid med att resa runt och träffa representanter för idrottsföreningar, distriktsförbund, de 69 specialidrottsförbund som RF består av, organisationer, näringsliv och myndigheter. Antalet möten hon genomfört vill hon inte ens försöka räkna till, men hon älskar sitt jobb och har meddelat att hon kandiderar för ytterligare en tvåårsperiod, och hoppas att stämman i maj ska ge henne det förtroendet. 

– Men det blir min sista period, 2015 har det gått tio år sedan jag började och då kan det vara läge för RF att få en ny profil utåt, säger Karin Mattsson Weijber. 

 

Som det mötesproffs hon är – vad krävs för att ett möte ska bli lyckat? 

– Först och främst ska alla deltagare komma dit med en ambition att de frågor som ska behandlas under mötet ska röra sig framåt, ingen ska gå in i mötet med enbart sitt särintresse för ögonen och bevaka det. Man får gärna ha en klar idé eller uppfattning, men man måste ha ett öppet sinne och vilja att det ska hända något, säger hon. 

Vidare bör det finnas en klar bild över varför man träffas överhuvudtaget. Bra underlag bör ha levererats i förväg, och man ska anlända påläst i de ämnen som ska avhandlas. 

– Sitter man exempelvis i en styrelse så har man ett ansvar att vara förberedd, det är respektlöst gentemot de andra deltagarna att inte vara det. 

Den som arrangerar mötet måste också se till att det finns vettiga praktiska förutsättningar för att nå ett bra resultat. 

– Det är rätt enkla saker jag menar med det, som en bra lokal, tillgång till vatten och frukt eller bra lunchmat om det är vid den tiden på dagen. 

Det är dock långtifrån alltid som ett möte har goda grundförutsättningar för att bli lyckat, och ibland kärvar det. 

 

Hur agerar man konstruktivt för att rädda ett möte på väg att låsa sig? 

– Det beror ju så klart på vad problemet är. Men det är viktigt att man verkligen försöker få upp problemet på bordet, och att man diskuterar igenom det. Gör man det brukar det mesta ordna sig. Att mötet blir balanserat mellan de olika deltagarna är också viktigt, säger Karin Mattsson Weijber. 

– Här har den som leder mötet en viktig roll. Det gäller att alla bidrar, att inte några tar all plats på bekostnad av andra. Det är ordförandens uppgift att dämpa dem som breder ut sig för mycket och lyfta dem som inte får ordentlig plats. 

 
Karin Mattsson Weijbers väg in i idrottsrörelsen kom via ridsporten, där ungdomar har en given plats inte bara som utövare utan även på beslutandenivå. I Ridsportförbundets stadgar står att varje klubb måste ha en ungdomssektion med egen ungdomsstyrelse, något som går igen även på nationell och distriktsnivå. Hon inledde sin egen styrelsekarriär som tolvåring när hon kom med i sin lokala ridklubbs ungdomsstyrelse. Nu, när hon snart fyller 41, har hon därför nästan tre decenniers erfarenhet av oavbrutet styrelsearbete i någon form. Ridsportens naturliga inkludering av unga i beslutsfattandet är något den övriga idrottsvärlden bör ta efter, anser hon. Men det hjälper inte att bara slänga in ett par ungdomar i styrelsen och tro att det skapas dynamik på mötena. 

– Det är viktigt att inte göra dem till en egen ö som man inte vet hur man ska behandla. De måste inkluderas i jobbet på riktigt så att generationerna blandas. 

 
Själv valdes Karin Mattsson Weijber in i Ridsportförbundets nationella styrelse när hon var 21 år. Två år senare, 1995, var det dags att ta steget upp till Riksidrottsförbundets styrelse. Att som 23-åring sitta på en sådan position var stundtals en prövning, medger hon. 

– Jag blev väl mottagen och arbetet var oerhört roligt, men det tog ett tag innan jag kunde känna att jag var en fullt aktiv ledamot. Det var ju trots mina tidigare erfarenheter från ridsporten något annat att sitta i RF:s styrelse, och det tar tid att lära sig att sortera och prioritera, att sätta saker i rätt sammanhang. Men så är det ju för alla när man gör något för första gången, det handlade inte enbart om min ålder. 

Riksidrottsförbundets styrelse träffas för möten sex gånger per år. Ett möte per år brukar byggas ut till att inkludera middag och övernattning. 

– Jag skulle inte vilja kalla det teambuildingaktivitet, jag har aldrig hållit på särskilt mycket med det. Teambuilding är nog jättebra om det verkligen handlar om ett team, men om du tillhör en styrelse som träffas sex gånger per år, kan man verkligen kalla det ett team då? Klart att det är viktigt att man gör roliga saker tillsammans, men det ska vara saker som just den gruppen behöver för att fungera tillsammans, säger Karin Mattsson Weijber. 

 
Eftersom ledamöterna i RF:s styrelse har andra arbeten vid sidan om, går det inte att kräva att de lägger allt för mycket tid på den gemensamma årliga styrelseaktiviteten, tycker hon. 

– Vi samlas kanske vid klockan fem-sex, jobbar ett par timmar, äter middag ihop och bor över, och så jobbar vi dagen efter till fyratiden kanske. Det är viktigt att man får den mer lättsamma kvällen också, att det inte bara blir möten utan att man lär känna varandra och löser frågor under mindre strikta former också. Jag gör hellre så än arrangerar någon sorts teambuilding. 

Under sina åtta år som Riksidrottsförbundets ordförande har resorna runt Sverige med tiden blivit otaliga och det finns knappt en landsända hon inte hunnit besöka. 

Hur ser den optimala mötesplatsen i idrotts-Sverige ut enligt henne? 

– Jag tycker att vi sitter i den. Bosön är en fantastisk anläggning, att RF lägger en stor del av sina möten här är ingen slump. Det är en smältdegel och jag älskar det. Idrottsledare, elitidrottare, motionärer, politiker och näringsliv – när de är här på Bosön äter de alla här i matsalen och möts på samma villkor. Det är precis så en spännande mötesplats ska vara. 

 

Fakta/Karin Mattsson Weijber 

Född: 1972.  

Uppvuxen på Frösön i Jämtland och tidigt engagerad inom ridsporten. Invald i Ridsportförbundets nationella styrelse 1993. Valdes till Riksidrottsförbundets vice ordförande år 1995 och blev 2005 förbundets hittills yngsta ordförande vid en ålder av 33 år. Ordförandevalet föregicks av en medialt uppmärksammad strid mellan henne och motkandidaten Lars Liljegren, där Karin Mattsson avgick med segern. Sedan 2008 gift med Henric Weijber.

 

Fakta/Riksidrottsförbundet 

Paraplyorganisation för den svenska idrottsrörelsen. Omfattar 69 special-idrottsförbund som i sin tur består av närmare 22 000 idrottsföreningar. Totalt är cirka tre miljoner svenskar medlemmar i en förening knuten till RF. Grundades i sin nuvarande form år 1903.

 

 

Tre bra anläggningar 

– för möten och konferenser enligt Karin Mattsson Weijber: 

• Sånga-Säby. Ligger på Ekerö och tillhör mina favoriter. Det är en exemplarisk anläggning, nära till Stockholm men ändå en helt annorlunda miljö med närhet till vattnet och en natur som bjuder på starka intryck. 
• Åre. I Åre finns flera bra anläggningar. Delvis beror det väl på att jag själv är jämte, men jag gillar verkligen platser där naturen finns nära inpå, där man inte bara sitter inom fyra väggar. 
• Bosön. Mitt tredje val måste bli Bosön. Det har en speciell plats i mitt hjärta, det har med den här smältdegeln att göra, det är väldigt dynamiskt. Och det är inte bara till för idrottare, alla är välkomna.

 

Intervjun är tidigare publicerad i konferensmagasinet Svenska Möten #1 2013. Ni hittar magasinet här.

Text:: Daniel Åberg
Foto: Karin Alfredsson

Väl mött!
/David

Gridden på Sweden Social Web Camp. Här bestämmer deltagarna själva vilka sessions som hålls under konferensen.

 

Webbfolket gör det och då måste det vara rätt. 

Öka initiativförmågan, närvaron och kreativiteten hos dina kollegor, testa en knytkonferens.
Blir ni inspirerade av Sweden Social Web Camp, som vi skriver om i det här inlägget, så finns det biljetter kvar till sommarens upplaga. Kolla in deras hemsida här.

 

 

Ickekonferens, okonferens eller knytkonferens. Fenomenet har fått flera översättningar på svenska men härstammar som mycket annat från engelskan och ordet unconference. Ordet dök upp 1998 i samband med en programmerings-konferens, men fenomenet med deltagar-drivna konferenser härstammar ända från 1930-talets nördkultur. Upplägget går ut på att konferensdeltagarna själva skapar innehållet och utbyter erfarenheter snarare än deltar passivt på föreläsningar och seminarium.

En av Sveriges mest kända okonferenser är Sweden Social Web Camp (SSWC). I augusti varje år samlas 400 webbintresserade personer på en ö i Blekinge skärgård för att både inspirera och inspireras, både lära och lära ut. Bakom SSWC står paret Kristin Heinonen och Tomas Wennström som när idén dök upp 2009 bara hade tänkt sig att hänga lite med några vänner och prata webb över en helg. När de berättade om sina planer spred sig nyheten snabbt och redan första året deltog runt 300 personer i okonferensen. Sedan dess har fler okonferenser dykt upp, bara inom webbområdet finns till exempel Webcoast i Göteborg och SSMX - Stockholm Social Media eXhange i Stockholm.


Kristin Heinonen och Tomas Wennström arrangerar i augusti SSWC för femte gången.

Vad är det som är speciellt med en okonferens? De flesta skulle nog säga engagemanget hos deltagarna. För att en okonferens ska bli bra krävs både hängivna deltagare och ett frivilligt deltagande. SSWC-arrangören Tomas Wennström får ibland frågor från företag som vill arrangera en okonferens för sina anställda.

– Fler och fler har fått upp ögonen för det. Man är osäker på hur man går tillväga, men nyfikenheten finns där, säger Tomas Wennström.

En av fördelarna med att arrangera en okonferens för ett företag är möjligheten att hitta frågeställningar och ämnen som kanske inte ens var kända från början. Och riktigt bra blir det när okonferensen fokuserar på något som engagerar deltagarna på ett genuint sätt snarare än att få något utpekat.

– Som chef har man en bild men nere på golvet finns det massa andra relevanta synpunkter, och de ska man tillåta poppa upp på en unconference. Det är det som är poängen, att frågor man inte tänkt på lyfts upp.


Konferensmiljö ute i det fria på Sweden Social Web Camp.

Enligt Tomas Wennström är det viktigt att fånga upp eldsjälarna i organisationen och låta de som brinner för ett område också vara de som får spåna fram upplägget på en okonferens. Att försöka lägga in en okonferensdel i en vanlig konferens är inte något som han rekommenderar.

–  En lyckad unconference är bara en unconference, och det måste vara frivilligt att komma. Något som dödar snabbt är om det sitter med nej-sägare eller folk som bara tycker det är skönt med en paus från jobbet. Folk ska vara intresserade av att komma dit. 

Texten är även publicerad i konferensmagasinet Svenska Möten #2.

 

Open Space

Open Space Technology är en närbesläktad mötesform till okonferens men med fler regler och mer inriktad på att sessionerna ska leda fram till konkreta resultat eller beslut. Sök på nätet efter “unconference” eller “open space” för att få fler tips och guider kring hur du själv kan arrangera en okonferens.

 

 

3 tips för en lyckad okonferens

 

1. Hitta en eldsjäl i organisationen som är engagerad och som kan driva projektet. Det behöver inte vara vd:n eller någon i ledningen.
2. Börja i liten skala med ett tydligt problemområde. Gör en entusiastisk inbjudan internt i företaget där en tid och plats anges men också att ordet är fritt. Börja med en halv- eller heldag och blanda inte en okonferens med en vanlig konferens.
3. Arrangera okonferensen på en plats eller anläggning som tillåter deltagarna själva att ändra till exempel konferensrummens möblering efter egna behov. Använd dig av ett tidsschema i form av en “grid” där det finns plats för antingen 20- eller 40-minuterspass med pauser emellan. Griddens placering fungerar som mötesplats och okonferensen inleds med att deltagarna själva sätter upp förslag på gridden om vad de vill diskutera eller föreläsa om.

 

3 saker att undvika på en okonferens

 

1. Som deltagare ska du tänka på att om du hamnar på en föreläsning som inte intresserar dig så är det bra att gå därifrån till en annan session. Annars är det lätt att flera passiva deltagare eller nejsägare drar ner tempot och skapar negativ energi.
2. Frågorna som diskuteras på en okonferens måste vara intressanta så att folk vill samlas kring det. Det går att ha ett vidare ämne, till exempel sociala medier eller hur man säljer bättre, men om frågan är “hur ska vi bättre uppfylla våra 5 värdeord” så kommer folk inte lockas av det.
3. En okonferens är fri och obunden till sin natur. Om ledningen styr inriktningen och innehållet för hårt dämpas kreativiteten och värdefulla insikter och lösningar kan gå förlorade.

Text och foto: Fredrik Wass

Väl mött!
/David

“Väldigt många företag och organisationer känner stark frustration över att deras möten inte bidrar till något, att rätt personer inte deltar och att många möten är dåligt förberedda och saknar tydligt syfte.”

Det säger Åsa Lindell, grundare av Meetmarket, i en intervju publicerad i Göteborgs-Posten härom veckan. Och det är intressant läsning för alla, som oss, som känner igen frustrationen men också vill och kan göra något åt den.
 

Precis som vi, konstaterar Åsa Lindell att många upplever att jobbmöten kan ta mycket tid utan att leverera nytta och att mötestiden kostar företag stora summor pengar. Men samtidigt som Åsa lyfter fram många av de klassiska misstag som görs i samband med möten – som att företag inte kopplar dem till sin prestation eller lönsamhet utan bara “är något som pågår”, och att chefer saknar utbildning i att planera och genomföra möten – bidrar hon med konkreta tips som också vi på Svenska Möten ofta och gärna lyfter fram (en del känner du kanske igen från våra filmer om bättre möten?). Till dem hör bland andra att:

• Ha en tydligt kommunicerad agenda före mötet. 
• Sätta upp gemensamma spelregler för hur man ska bete sig på möten.
• Skapa variation för att sätta fart på kreativiteten, till exempel genom att ta en del av mötet stående, en del pratandes i smågrupper och en del utomhus. 

Med små medel kan man på kort sikt göra stor skillnad, såväl på individnivå som i organisationen i stort. Och det tycker vi på Svenska Möten är härligt att se att fler förstår och jobbar för.

– Vi vet att bättre möten bidrar till mer lönsamma organisationer och välmående individer, och vi brinner för att sprida den kunskapen vidare. Att se fler som Åsa jobba för samma sak känns bra och viktigt. Det ger hopp om den sunda och givande möteskultur vi vill ska råda på alla företag, säger Johan Fägerblad, VD hos oss på Svenska Möten. 

Åsa Lindell menar att “det ska inte vara tunga suckar och ångest när man går till ett möte, utan glada ansikten och energi!”, och det är vi de första att hålla med om. Mötstid är helt enkelt för dyrbar för att inte ge valuta för närvaron. 

Väl mött!/Jennifer